เมื่อกระบวนการขอหนังสือมอบอำนาจและการลงนามบันทึกข้อตกลงความร่วมมือเสร็จสิ้นสมบูรณ์แล้ว งานเลขานุการและการจัดประชุม จะแจ้งผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่ายให้รับทราบผลการดำเนินงาน ทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย
การแจ้งผลอาจดำเนินการผ่านบันทึกข้อความภายใน อีเมล หรือช่องทางการสื่อสารอื่นที่หน่วยงานกำหนด โดยควรแนบสำเนาเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น MOU ฉบับลงนามแล้ว เพื่อให้ทุกฝ่ายมีข้อมูลตรงกัน
ขั้นตอนสุดท้ายนี้ถือเป็นการปิดกระบวนการอย่างเป็นทางการ พร้อมทั้งเป็นการจัดเก็บเอกสารทั้งหมดเข้าแฟ้มหรือระบบจัดเก็บเอกสารของหน่วยงาน เพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงหรือตรวจสอบย้อนหลังในอนาคต