เมื่อเอกสารผ่านการตรวจสอบจากส่วนนิติการเรียบร้อยแล้ว จะนำเสนอผู้ช่วยอธิการบดีที่กำกับดูแลศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา เพื่อพิจารณาลงนามผ่านเรื่องในฐานะผู้บังคับบัญชาตามลำดับชั้น
การลงนามผ่านเรื่องของผู้ช่วยอธิการบดีเป็นการยืนยันว่าเรื่องดังกล่าวได้ผ่านการกลั่นกรองจากหน่วยงานต้นเรื่องและส่วนนิติการอย่างถูกต้องครบถ้วนแล้ว ก่อนที่จะนำเสนอต่ออธิการบดีเพื่อพิจารณาลงนามในลำดับต่อไป
หากผู้ช่วยอธิการบดีมีข้อสังเกตหรือข้อเสนอแนะเพิ่มเติม งานเลขานุการและการจัดประชุมจะต้องดำเนินการปรับปรุงแก้ไขตามข้อเสนอแนะดังกล่าวก่อนนำเสนอในขั้นตอนถัดไป เพื่อให้กระบวนการเป็นไปอย่างราบรื่น