เมื่อส่วนอำนวยการและสารบัญดำเนินการออกเลขที่หนังสือและติดอากรแสตมป์เรียบร้อยแล้ว จะส่งเอกสารฉบับสมบูรณ์คืนให้งานเลขานุการและการจัดประชุมเพื่อดำเนินการในขั้นตอนต่อไป
งานเลขานุการและการจัดประชุม จะลงทะเบียนรับเรื่องคืน บันทึกวันที่ได้รับเอกสาร และตรวจสอบสถานะของเอกสารเบื้องต้นว่าครบถ้วนตามที่ส่งไปหรือไม่ ก่อนนำไปตรวจสอบความถูกต้องโดยละเอียดในขั้นตอนถัดไป
การรับเรื่องคืนอย่างเป็นระบบช่วยให้สามารถติดตามสถานะของหนังสือมอบอำนาจได้อย่างชัดเจน และป้องกันการสูญหายของเอกสารสำคัญที่ผ่านการลงนามจากผู้บริหารระดับสูงแล้ว