ส่วนอำนวยการและสารบัญจะดำเนินการออกเลขที่หนังสือให้กับหนังสือมอบอำนาจที่อธิการบดีลงนามแล้ว ตามระบบทะเบียนหนังสือของมหาวิทยาลัย เพื่อให้สามารถอ้างอิงและติดตามเอกสารได้ในภายหลัง
นอกจากการออกเลขที่หนังสือแล้ว ส่วนอำนวยการและสารบัญยังมีหน้าที่ติดอากรแสตมป์บนหนังสือมอบอำนาจให้ถูกต้องตามบัญชีอัตราอากรแสตมป์ที่กรมสรรพากรกำหนด ซึ่งหนังสือมอบอำนาจจัดอยู่ในลักษณะแห่งตราสารที่ 7 ตามประมวลรัษฎากร
การติดอากรแสตมป์อย่างถูกต้องมีความสำคัญทางกฎหมาย เนื่องจากหนังสือมอบอำนาจที่ไม่ได้ปิดอากรแสตมป์ครบถ้วนอาจไม่สามารถใช้เป็นพยานหลักฐานในชั้นศาลได้ตามประมวลรัษฎากร ผู้ปฏิบัติงานจึงต้องตรวจสอบอัตราอากรแสตมป์ให้ถูกต้องก่อนดำเนินการทุกครั้ง