งานเลขานุการและการจัดประชุม จัดทำบันทึกข้อความเรียนอธิการบดี เพื่อขอให้พิจารณาลงนามในหนังสือมอบอำนาจ โดยแนบหนังสือมอบอำนาจฉบับจริง (หนังสือมอบอำนาจฉบับจริง ผู้รับมอบอำนาจ และพยาน ลงนามในเอกสารเรียบร้อยแล้ว) และร่าง MOU ที่ผ่านการพิจารณาจากส่วนนิติการแล้วประกอบการนำเสนอ
บันทึกข้อความควรสรุปสาระสำคัญของโครงการความร่วมมือ เหตุผลความจำเป็นในการมอบอำนาจ ผู้รับมอบอำนาจ และกำหนดการที่เกี่ยวข้อง เช่น วันที่คาดว่าจะมีพิธีลงนาม MOU เพื่อให้อธิการบดีมีข้อมูลประกอบการพิจารณาอย่างครบถ้วน
เอกสารทั้งหมดจะถูกจัดเรียงตามลำดับชั้นการนำเสนอ และส่งต่อไปยังส่วนนิติการเพื่อตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้งก่อนเสนอผู้บังคับบัญชาลงนาม เป็นการยืนยันความถูกต้องซ้ำอีกชั้นหนึ่งก่อนเข้าสู่กระบวนการลงนามจริง
