การติดตามประเมินผล (Monitoring)
สร้างแบบ Checklist
การติดตามและประเมินผลการดำเนินงานตามแนวปฏิบัติการเบิกและการเคลียร์เงินสดย่อย สำหรับกิจกรรม/โครงการของฝ่ายส่งเสริมการเรียนรู้ฯ ดำเนินการโดยติดตาม ตรวจสอบ และประเมินผลในประเด็นสำคัญ ดังนี้
1. ความถูกต้อง ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารประกอบการเบิกจ่าย รายละเอียดค่าใช้จ่าย วงเงินที่ได้รับอนุมัติ และยอดค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง ให้มีความสอดคล้องกันและเป็นไปตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด
2. ความครบถ้วน ตรวจสอบให้มีเอกสารและหลักฐานประกอบการเบิกจ่ายครบถ้วน เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบสำคัญรับเงิน ใบสรุปการเคลียร์เงินสดย่อย และเอกสารอนุมัติที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้สามารถตรวจสอบและสืบค้นย้อนหลังได้
3.ระยะเวลา ติดตามให้ผู้รับผิดชอบกิจกรรม/โครงการดำเนินการเคลียร์เงินสดย่อยภายใน 5 วันทำการนับถัดจากวันที่กิจกรรม/โครงการแล้วเสร็จ เพื่อป้องกันการค้างเคลียร์และให้การดำเนินงานเป็นไปตามกรอบเวลาที่กำหนด
4.การปฏิบัติตามระเบียบ ตรวจสอบการใช้จ่ายเงินสดย่อยให้เป็นไปตามระเบียบ ข้อบังคับ หลักเกณฑ์ และวงเงินที่ได้รับอนุมัติ รวมถึงตรวจสอบการนำส่งเงินเหลือจ่ายหรือการดำเนินการกรณีค่าใช้จ่ายสูงกว่าวงเงินที่ได้รับอนุมัติ
5.ประสิทธิภาพของกระบวนการ ประเมินประสิทธิภาพของกระบวนการเบิกและการเคลียร์เงินสดย่อย โดยพิจารณาจากความรวดเร็ว ความถูกต้อง การลดข้อผิดพลาดในการจัดทำเอกสาร และความสามารถในการจัดเก็บข้อมูลและเอกสารทางการเงินให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้