งานจัดระบบทรัพยากรสารสนเทศ

คู่มือมาตรฐานการปฏิบัติงาน (SOP) ฉบับนี้ จัดทำโดยนางสาวขนิษฐา จิตรหลัง บรรณารักษ์ประจำศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ มีวัตถุประสงค์เพื่อกำหนดขั้นตอนการปฏิบัติงานในกระบวนการเตรียมทรัพยากรสารสนเทศของสำนักวิชาด้านวิทยาศาสตร์สุขภาพ สำหรับรองรับการตรวจประเมินหลักสูตรการเรียนการสอนโดยสมาคมวิชาชีพ ให้เป็นไปอย่างถูกต้อง ครบถ้วน และทันตามกำหนดเวลา รวมทั้งช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานทุกระดับเข้าใจบทบาทหน้าที่ของตนเองในแต่ละขั้นตอน เพื่อลดความคลาดเคลื่อนในการสื่อสารและการดำเนินงานระหว่างหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

เนื้อหาของคู่มือครอบคลุมกระบวนการทำงานตั้งแต่ต้นจนจบ โดยแบ่งออกเป็น 10 ขั้นตอนหลัก เริ่มจากการรับเรื่องจากสำนักวิชา การมอบหมายผู้รับผิดชอบตามลำดับชั้นตั้งแต่ผู้อำนวยการศูนย์ หัวหน้าฝ่าย ไปจนถึงบรรณารักษ์ผู้ปฏิบัติงาน การประสานงานกับอาจารย์ผู้รับผิดชอบหลักสูตรเพื่อทราบความต้องการที่แท้จริง การสืบค้นและจัดทำบัญชีรายการทรัพยากรสารสนเทศ การตรวจสอบความทันสมัยของทรัพยากร การจัดเตรียมสถานที่จัดแสดง ไปจนถึงการต้อนรับคณะกรรมการประเมินและการสรุปผลการดำเนินงาน แต่ละขั้นตอนระบุรายละเอียดการปฏิบัติงาน ผู้รับผิดชอบ เอกสารที่เกี่ยวข้อง และข้อควรระวังไว้อย่างชัดเจน เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถนำไปใช้อ้างอิงได้จริง

         กระบวนการวิเคราะห์และเชื่อมโยงทรัพยากรการเรียนรู้ของหลักสูตร (Curriculum Resource Mapping) ในฐานข้อมูล Walai AutoLib มีเป้าหมายที่จะทำให้ทรัพยากรการเรียนรู้ทุกรายการในระบบห้องสมุดอัตโนมัติที่สามารถสืบค้นผ่าน OPAC จะต้องมีเจ้าของ (Owner) และมีผู้ใช้ (User) และสามารถเชื่อมโยงแต่ละรายการเข้ากับรายวิชาของแต่ละหลักสูตรได้ เพื่อแสดงถึงความพร้อมของการจัดการเรียนการสอนแต่ละรายวิชาของแต่ละหลักสูตรได้ เพื่อแสดงถึงความพร้อมของการจัดการเรียนการสอนแต่ละรายวิชา (อาภรณ์  ไชยสุวรรณ และคณะ, 2569)

        ขอบเขตการทำงานครอบคลุมตั้งแต่การวิเคราะห์ทรัพยากรการเรียนรู้ให้สอดคล้องกับรายวิชาของแต่สำนักวิชา หลังจากนั้นดำเนินการ Mapping ทรัพยากรการเรียนรู้ให้เข้ากับรายละเอียดหลักสูตรการเรียนการสอนและลงรายการในระบบห้องสมุดอัตโนมัติ Walai AutoLib ใน Tag 591 เพื่อให้ระบบบสามารถสืบค้นตามสำนักวิชา หลักสูตร และรายวิชาได้

การรวบรวมรายละเอียดรายวิชา ค่อนข้างใช้เวลาและรายละเอียดสูง เนื่องจากข้อมูลมีจำนวนมาก โดยรวบรวมจาก 20 สำนักวิชา 125 หลักสูตร และ 2,958 รายวิชา เมื่อรวบรวมเสร็จแล้ว ส่งข้อมูลให้ผู้ดูและระบบ Walai AutoLib เพื่อนำเข้าระบบ และให้บรรณารักษ์ เพิ่มข้อมูลใน Tag 591 เป็นการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างหนังสือที่มีอยู่ในฐานข้อมูลของห้องสมุดกับรายวิชา เพื่อเป็นข้อมูลประกอบแต่ละรายวิชามีหนังสือชื่อเรื่องใด ประกอบรายวิชาบ้าง

การตรวจสอบความคล้ายคลึง (Similarity) ของผลงานทางวิชาการก่อนการเผยแพร่ ถือเป็นขั้นตอนสำคัญด้านจริยธรรมทางวิชาการ การคุ้มครองทรัพย์สินทางปัญญา และการรักษามาตรฐานผลงานทางวิชาการ เพื่อป้องกันการละเมิดลิขสิทธิ์และการคัดลอกผลงาน (Plagiarism) ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อความน่าเชื่อถือของผลงานและภาพลักษณ์ขององค์กร ปัจจุบันสถาบันการศึกษาและนักวิจัยทั่วโลกจึงเลือกใช้โปรแกรม Turnitin เป็นเครื่องมือหลักในการตรวจสอบอย่างแพร่หลาย

Turnitin เป็นโปรแกรมมาตรฐานสากลที่มีฐานข้อมูลครอบคลุมสถาบันการศึกษากว่า 16,000 แห่งทั่วโลก รวมทั้งจัดเก็บข้อมูลบนอินเทอร์เน็ตทั้งในปัจจุบันและย้อนหลัง มีการอัปเดตอย่างต่อเนื่อง รองรับการตรวจสอบมากกว่า 40 ภาษา ตลอดจนสามารถตรวจจับเนื้อหาที่สร้างจากปัญญาประดิษฐ์ (AI Detection) และระบุแหล่งที่มาของความคล้ายคลึงได้อย่างแม่นยำ ช่วยคัดกรองความถูกต้องของการอ้างอิงได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ได้นำโปรแกรม Turnitin มาใช้เป็นเครื่องมือให้บริการแก่บุคลากรและนักศึกษา โดยมีแนวทางการบริหารจัดการสร้างห้องส่งงานตรวจ (Class) เป็นประจำทุกเดือน ในรูปแบบโครงสร้างมาตรฐาน 1 Class, 6 Assignments เพื่อรองรับการใช้งานของผู้ใช้บริการได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีระบบ

ด้วยเหตุนี้ จึงมีความจำเป็นต้องจัดทำคู่มือขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ชัดเจน ถูกต้อง และเป็นมาตรฐานเดียวกัน โดยครอบคลุมกระบวนการตั้งค่าการสร้างห้องส่งงาน (Add Class) และการสร้างโต๊ะส่งงาน (Add Assignment) เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานใหม่และผู้ปฏิบัติงานแทน(สำรอง) สามารถดำเนินการตามขั้นตอนได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว และสนับสนุนการให้บริการของศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

เป็นกระบวนการบันทึก ติดตาม และปรับปรุงสถานะการดำเนินงานตรวจสอบบรรณานุกรมและการตรวจสอบความซ้ำซ้อนของผลงานวิชาการ โดยใช้ Google Sheets เป็นเครื่องมือในการจัดเก็บและแสดงข้อมูลสถานะการดำเนินงาน เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถติดตามความก้าวหน้าและดำเนินงานได้อย่างเป็นระบบ และผู้ใช้บริการสามารถตรวจสอบสถานะและความคืบหน้าของงานได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และเป็นปัจจุบัน

        หนังสือที่มีในระบบห้องสมุดอัตโนมัติ WALAI AutoLib ของศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษานั้นมีจำนวนมากกว่า 200,000 เล่ม หากผู้ใช้ไม่มีความเชี่ยวชาญในการค้นหาหนังสือ จะทำให้เสียเวลา และต้องทำความเข้าใจกับระบบการสืบค้น เทคนิคการสืบค้น การใช้คำค้น หากต้องการให้การค้นหาหนังสือเป็นเรื่องที่ง่าย และได้รับหนังสือตรงตามความต้องการ การสร้าง Category หนังสือ มคอ.3 ในระบบ WALAI AutoLib ช่วยลดปัญหาการสืบค้น เป็นการรวบรวมหนังสือหรือตำราหลักและหนังสืออ่านเพิ่มเติมตาม มคอ.3 ไว้ด้วยกัน นอกจากนี้แล้วยังรวมเอาหนังสือที่เกี่ยวโยงกันเข้าไว้ด้วยเพื่อให้ผู้ใช้ "ลดเวลา หาง่าย ได้รับตรงตามความต้องการ"

       อธิบายขั้นตอนและรายละเอียดของการกำหนดหัวเรื่องและการลงรายการทรัพยากรสารสนเทศในระบบห้องสมุดอัตโนมัติ WALAI AutoLib  เพื่อเป็นเครื่องมือในการสืบค้นและเข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศของผู้ใช้บริการห้องสมุดได้ตรงตามความต้องการอย่างสะดวก รวดเร็ว

การเตรียมทรัพยากรสารสนเทศ จัดทำสัน ติดสัน ติดใบกำหนดส่ง และพิจารณาหุ้มปก เป็นการเตรียมตัวเล่มทรัพยากรเพื่อการไห้บริการทรัพยากรสารสนเทศของตัวเล่มที่สมบูรณ์ ต้องมีการเตรียมตัวเล่มไห้ถูกต้องตามระบบ มีการทำสัน ติดสัน ติดใบกำหนดส่งและอื่นๆ เพื่อไห้พร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้บริการ คู่มือนี้จะมีรายละเอียดและขั้นตอนการทำสัน ติดสัน และติดใบกำหนดส่ง ให้กลับมีสภาพพร้อมใช้งาน

        หนังสือที่มีในระบบห้องสมุดอัตโนมัติ WALAI AutoLib ของศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษานั้นมีจำนวนมากกว่า 200,000 เล่ม หากผู้ใช้ไม่มีความเชี่ยวชาญในการค้นหาหนังสือ จะทำให้เสียเวลา และต้องทำความเข้าใจกับระบบการสืบค้น เทคนิคการสืบค้น การใช้คำค้น หากต้องการให้การค้นหาหนังสือเป็นเรื่องที่ง่าย และได้รับหนังสือตรงตามความต้องการ การสร้าง Category หนังสือ มคอ.3 ในระบบ WALAI AutoLib ช่วยลดปัญหาการสืบค้น เป็นการรวบรวมหนังสือหรือตำราหลักและหนังสืออ่านเพิ่มเติมตาม มคอ.3 ไว้ด้วยกัน นอกจากนี้แล้วยังรวมเอาหนังสือที่เกี่ยวโยงกันเข้าไว้ด้วยเพื่อให้ผู้ใช้ "ลดเวลา หาง่าย ได้รับตรงตามความต้องการ"

       อธิบายขั้นตอนและรายละเอียดของการกำหนดหัวเรื่องและการลงรายการทรัพยากรสารสนเทศในระบบห้องสมุดอัตโนมัติ WALAI AutoLib  เพื่อเป็นเครื่องมือในการสืบค้นและเข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศของผู้ใช้บริการห้องสมุดได้ตรงตามความต้องการอย่างสะดวก รวดเร็ว