งานออกแบบและผลิตสื่อสิงพิมพ์

          ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ มีภารกิจสำคัญในการสนับสนุนการจัดการเรียนการสอน ผ่านการบริการผลิตสำเนาข้อสอบให้กับรายวิชาต่าง ๆ มาอย่างต่อเนื่องนับตั้งแต่เปิดทำการเรียนการสอนในปี พ.ศ. 2541 จนถึงปัจจุบัน ซึ่งเป็นกระบวนการที่ต้องอาศัยความถูกต้อง รัดกุม และความพร้อมด้านเวลาเพื่อรองรับการวัดผลประเมินผลของมหาวิทยาลัย

          คู่มือปฏิบัติงานฉบับนี้จัดทำขึ้นเพื่อใช้เป็นแนวทางในการดำเนิน งานผลิตข้อสอบนอกเวลาทำการ (การทำงานล่วงเวลา) ให้เป็นไปด้วยความเรียบร้อย มีประสิทธิภาพ และเป็นไปตามข้อกำหนดและระเบียบของมหาวิทยาลัยอย่างเคร่งครัด โดยมุ่งเน้นการปฏิบัติตามหลักการสำคัญ ดังนี้:

          หลักการอนุมัติก่อนเริ่มงาน: การทำงานล่วงเวลาต้องได้รับการอนุมัติจากผู้มีอำนาจก่อนเริ่มปฏิบัติงานเสมอ เพื่อสร้างระบบบริหารจัดการที่โปร่งใสและตรวจสอบได้

          การจัดการกรณีเร่งด่วน: หากเกิดเหตุจำเป็นเร่งด่วนที่ไม่สามารถคาดการณ์ได้ บุคลากรสามารถปฏิบัติงานไปก่อนได้ แต่ต้องรายงานเพื่อขออนุมัติย้อนหลังต่อรองอธิการบดีที่กำกับดูแลภายใน ไม่เกิน 5 วันทำการ

          การปฏิบัติตามมาตรฐานมหาวิทยาลัย: ขั้นตอนการดำเนินงาน ทั้งการขออนุมัติ การรายงานผล และการเบิกจ่ายค่าล่วงเวลา ต้องทำผ่านระบบสารสนเทศของมหาวิทยาลัย (WU HRMS และ WuFn) เพื่อความเป็นเอกภาพและความถูกต้องของข้อมูล

          การคัดแยกและจัดเก็บข้อมูลต้นฉบับข้อสอบเก่าขอคืน ถือเป็นกระบวนการสำคัญในการรักษาความลับและทรัพย์สินทางปัญญาของอาจารย์ผู้สอน ผู้ปฏิบัติงานจึงตระหนักถึงความจำเป็นในการจัดเก็บเอกสารอย่างมีระบบ เพื่อให้กระบวนการคัดแยกและส่งคืนต้นฉบับมีความปลอดภัย และความโปร่งใส สอดคล้องกับมาตรฐานการทำงานของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์

          คู่มือฉบับนี้จัดทำขึ้นเพื่อให้เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงาน เจ้าหน้าที่ใหม่ และผู้ที่เกี่ยวข้อง ใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงานที่ชัดเจนและเป็นมาตรฐานเดียวกัน ตั้งแต่การคัดแยกข้อสอบแต่ละภาคการศึกษา การจำแนกประเภทข้อสอบขอคืน ทำลาย อนุญาตให้เผยแพร่ และคัดแยกตามสำนักวิชา ไปจนถึงการลงบันทึกข้อมูลในโปรแกรม Excel จัดทำเอกสารลงนามรับคืนต้นฉบับข้อสอบ และจัดทำบันทึกข้อความในระบบ Doms เพื่อให้ข้อมูลรายวิชาต้นฉบับข้อสอบแต่ละสำนักมีความพร้อมก่อนนำส่งคืน และสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้อย่างเป็นระบบ อีกทั้งยังเป็นการรักษาความปลอดภัยและความลับของเอกสารข้อสอบซึ่งเป็นเอกสารสำคัญทางวิชาการ และมุ่งเน้นให้การจัดเตรียมข้อมูลต้นฉบับข้อสอบเก่ามีประสิทธิภาพ พร้อมสำหรับการนำส่งคืนอาจารย์อย่างถูกต้อง ครบถ้วน และปลอดภัย ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการให้บริการได้

        การจัดสอบปลายภาคเป็นกระบวนการสำคัญในการวัดและประเมินผลสัมฤทธิ์ทางการเรียนของนักศึกษา ซึ่งมหาวิทยาลัยจำเป็นต้องดำเนินการจัดทำข้อสอบให้มีความถูกต้อง เหมาะสม และเป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนด เพื่อให้การจัดสอบเป็นไปด้วยความเรียบร้อย โปร่งใส และมีประสิทธิภาพ กระบวนการจัดพิมพ์ข้อสอบจึงเป็นขั้นตอนหนึ่งที่มีความสำคัญ เนื่องจากข้อสอบถือเป็นเอกสารสำคัญที่ต้องควบคุมและรักษาความลับอย่างเคร่งครัด

          การแต่งตั้งอาจารย์เพื่อทำหน้าที่เป็นคณะกรรมการจัดพิมพ์ข้อสอบปลายภาค จึงเป็นหน้าที่สำคัญในการควบคุมกระบวนการจัดพิมพ์ข้อสอบให้เป็นไปอย่างเป็นระบบ มีผู้รับผิดชอบที่ชัดเจน และสามารถตรวจสอบได้ ตั้งแต่การตรวจต้นฉบับข้อสอบ ตรวจสอบความถูกต้อง ตลอดจนการผลิตสำเนาข้อสอบและส่งมอบข้อสอบตามขั้นตอนที่กำหนด ทั้งนี้ เพื่อป้องกันความผิดพลาดและลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในกระบวนการจัดทำข้อสอบ

          คู่มือการปฏิบัติงานฉบับนี้จัดทำขึ้นเพื่อใช้เป็นแนวทางสำหรับผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับการแต่งตั้งอาจารย์เพื่อเป็นคณะกรรมการจัดพิมพ์ข้อสอบปลายภาค ให้สามารถดำเนินงานได้อย่างถูกต้อง เป็นมาตรฐานเดียวกัน และมีประสิทธิภาพ โดยมีรายละเอียดเกี่ยวกับขั้นตอนการดำเนินงาน หลักเกณฑ์และวิธีการแต่งตั้งผู้ปฏิบัติหน้าที่ ตลอดจนแนวทางในการประสานงานและควบคุมการดำเนินงาน เพื่อสนับสนุนให้กระบวนการจัดพิมพ์ข้อสอบปลายภาคของมหาวิทยาลัยเป็นไปด้วยความเรียบร้อย รัดกุม และบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้

1.    เพื่อความถูกต้องและความเป็นระเบียบเรียบร้อยอำนวยความสะดวกให้กระบวนการจัดเตรียมข้อสอบ สำเนาเอกสารข้อสอบ และการจัดส่งไปยังห้องสอบดำเนินการได้อย่างแม่นยำ ตรงตามตารางเวลาและรายวิชาที่จัดสอบ
2.    เพื่อรักษาความลับและความปลอดภัยของข้อสอบกำหนดแนวทางและขั้นตอนการนำส่งข้อสอบที่มีมาตรฐาน ป้องกันการรั่วไหล หรือการสูญหายของข้อสอบก่อนถึงกำหนดการสอบ
3.    เพื่อความพร้อมและตรงต่อเวลากำชับและควบคุมระยะเวลาการส่งมอบข้อสอบให้อยู่ในกรอบเวลาที่กำหนด ทำให้หน่วยงานจัดสอบมีเวลาเพียงพอในการตรวจสอบจำนวนและพิมพ์สำเนาข้อสอบ
4.    เพื่อเป็นมาตรฐานเดียวกันในการปฏิบัติงาน ให้ผู้สอน เจ้าหน้าที่ และหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง มีความเข้าใจและใช้เป็นแนวทางในการดำเนินงานเรื่องการส่งข้อสอบไปในทิศทางเดียวกัน

สูจิบัตรพิธีพระราชทานปริญญาบัตร มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ จัดทำขึ้นเป็นประจำทุกปี  ซึ่งต้นฉบับสูจิบัตรพิธีพระราชทานปริญญาบัตร มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ จัดทำขึ้นด้วยความร่วมมือของศูนย์บริการการศึกษา  ส่วนกิจการนักศึกษา ส่วนอำนวยการและสารบรรณ และส่วนสื่อสารองค์กร โดยส่วนสื่อสารองค์กรจะเป็นผู้รวบรวมข้อมูลทั้งหมดและส่งให้งานออกแบบและผลิตสื่อสิ่งพิมพ์ ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ทำหน้าที่ออกแบบรูปเล่มให้สวยงาม น่าสนใจ และเหมาะสมตรงตามวัตถุประสงค์ของมหาวิทยาลัย

การรายงานผลการส่งข้อสอบมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ จะทำทุกภาคการศึกษา  ซึ่งข้อมูลในการรายงานผลนำมาจากการส่งข้อสอบแต่ภาคการศึกษาของแต่ละสำนักวิชาของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์  โดยงานออกแบบและผลิตสื่อสิ่งพิมพ์จะคำนวณการส่งข้อสอบทุกรายวิชาที่มีการสอบในภาคการศึกษานั้น ๆ และจะจัดส่งให้ทุกสำนักวิชาของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ เพื่อเป็นในทางทิศทางเดียวกัน

เครื่องเย็บเล่มไฟฟ้าที่ใช้ในงานออกแบบและผลิตสื่อสิ่งพิมพ์นั้นส่วนของงานซ่อมและการบำรุงรักษา ถือเป็นส่วนสำคัญมาก เพราะฉะนั้นการพยายามรักษาสภาพของเครื่องเย็บเล่มไฟฟ้าให้มีสภาพที่พร้อมจะใช้งานอยู่ตลอดเวลาจึงเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่ง ซึ่งการซ่อมบำรุงเครื่องเย็บเล่มไฟฟ้า หลักการคือ การถอด การรื้อ เปลี่ยนอะไหล่ด้านใน แล้วประกอบกลับมาใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

          การผลิตสำเนาข้อสอบกลางภาค - ปลายภาค มีกระบวนการและการกำหนดขั้นตอนที่ชัดเจนเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการผลิตงานให้เกิดประโยชน์อย่างสูงสุด เป็นทิศทางและแนวทางปฏิบัติงานที่ชัดเจน สามารถควบคุณภาพของข้อสอบได้ตามเป้าหมายที่วางไว้ โดยต้องคำนึงถึงปัจจัยต่าง ๆ ได้แก่ ผู้ปฏิบัติงาน วิธีการ วัสดุและเครื่องจักร หากขาดปัจจัยสิ่งใดสิ่งหนึ่ง การผลิตข้อสอบกลางภาค-ปลายภาคของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ผลที่ออกมาอาจไม่สมบูรณ์ ซึ่งการผลิตสำเนาข้อสอบนั้นจะถูกกำหนดให้อยู่ภายใต้เงื่อนไขของเวลาในช่วงการจัดสอบกลางภาค - ปลายภาค 

          ดังนั้นการปฏิบัติงานตามขั้นตอนการผลิตสำเนาข้อสอบจึงเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานที่สามารถลดการสูญเสียทรัพยากร และป้องกันการเกิดปัญหาในระหว่างการปฏิบัติงานได้

งานออกแบบและผลิตสื่อสิ่งพิมพ์มีหน้าที่ผลิตสำเนาข้อสอบของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ดังนั้นจึงจำเปฺ็นต้องจัดซื้อวัสดุสิ้นเปลืองสำหรับใช้ผลิตสำเนาข้อสอบ และการตรวจนับวัสดุสิ้นเปลืองสำหรับการผลิตสำเนาข้อสอบในคลังวัสดุจะต้องทำเป็นประจำทุกเดือน เพราะงานออกแบบและผลิตสื่อสิ่งพิมพ์จะต้องมีวัสดุสิ้นเปลืองเพียงพอในการจัดทำข้อสอบตลอดทั้งปี

สูจิบัตรพิธีพระราชทานปริญญาบัตร มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ จัดทำขึ้นเป็นประจำทุกปี  ซึ่งต้นฉบับสูจิบัตรพิธีพระราชทานปริญญาบัตร มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ จัดทำขึ้นด้วยความร่วมมือของศูนย์บริการการศึกษา  ส่วนกิจการนักศึกษา ส่วนอำนวยการและสารบรรณ และส่วนสื่อสารองค์กร โดยส่วนสื่อสารองค์กรจะเป็นผู้รวบรวมข้อมูลทั้งหมดและส่งให้งานออกแบบและผลิตสื่อสิ่งพิมพ์ ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ทำหน้าที่ออกแบบรูปเล่มให้สวยงาม น่าสนใจ และเหมาะสมตรงตามวัตถุประสงค์ของมหาวิทยาลัย