ระบบสารสนเทศ

งานพัฒนาระบบและเทคโนโลยีการศึกษา สังกัดฝ่ายสนับสนุนการเรียนการสอนและสื่อการศึกษา ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ได้นำโปรแกรมจัดการเนื้อหาเว็บไซต์ (Content Management System) อย่าง Drupal มาใช้เป็นแพลตฟอร์มหลักในการพัฒนาระบบคู่มือการปฏิบัติงานของพนักงาน หรือที่เรียกว่า CLM Manual เพื่อรวบรวม จัดเก็บ และเผยแพร่ขั้นตอนการปฏิบัติงานของแต่ละฝ่ายงาน ให้บุคลากรสามารถสืบค้นและนำไปใช้อ้างอิงในการปฏิบัติงานได้อย่างเป็นระบบและต่อเนื่อง

คู่มือฉบับนี้จัดทำขึ้นเพื่อนำเสนอแนวทางการติดตั้งโปรแกรม Drupal บนชุดจำลองเซิร์ฟเวอร์ XAMPP พร้อมทั้งอธิบายขั้นตอนการเปิดใช้งานและการปรับแต่งค่าโมดูลต่าง ๆ ที่จำเป็นต่อการทำงานของระบบ CLM Manual โดยมีเป้าหมายให้ผู้ที่เข้ามารับผิดชอบดูแลระบบในภายหลังสามารถศึกษาและปฏิบัติตามขั้นตอนได้ด้วยตนเอง ลดการพึ่งพาบุคคลใดบุคคลหนึ่ง และช่วยให้การส่งต่องานเป็นไปอย่างราบรื่น

        ระบบคู่มือการปฏิบัติงานออนไลน์เป็นระบบสำหรับสนับสนุนการดำเนินงานด้านการจัดเก็บและเผยแพร่คู่มือปฏิบัติงานในรูปแบบออนไลน์ที่เป็นประโยชน์ต่อทั้งพนักงานและบุคคลทั่วไป การทำงานของระบบ ได้ดำเนินการวิเคราะห์โครงสร้างของคู่มือ ออกแบบและพัฒนาระบบคู่มือการปฏิบัติงานออนไลน์ ตามกรอบวงจรการพัฒนาระบบ (SDLC) โดยใช้ Drupal v.8.9 เป็นเครื่องมือสำหรับการจัดการเนื้อหาบนเว็บไซต์แบบอิสระ (Content Management Framework: CMF)

ผังงานการนำเข้าข้อมูลสมาชิกผ่านระบบ WALAI AutoLib

ขั้นตอนการปฏิบัติงาน 

     การนำเข้าข้อมูลสมาชิกสามารถทำได้โดยการนำเข้าข้อมูลสมาชิกจากไฟล์ที่จัดรูปแบบข้อมูลสมาชิกตามคอลัมน์ที่กำหนด ซึ่งการนำเข้าข้อมูลสมาชิกแบ่งเป็น 3 กลุ่มประเภทสมาชิกคือ บุคลากร นักศึกษา และบุคคลภายนอก

1. เลือกเมนู Patron management --> นำเข้าข้อมูลสมาชิก
2. ระบบจะแสดงหน้าจอนำเข้าข้อมูลสมาชิก ดังภาพ 
3. คลิกปุ่ม  เพื่อตั้งค่ารูปแบบข้อมูล ดังภาพ 
4. คลิกปุ่ม  เพื่อดูคำอธิบายสัญลักษณ์ ดังภาพ 

ผังงานการให้บริการโสตทัศนูปกรณ์ด้วยระบบ
"ระบบบริการโสตทัศนูปกรณ์เพื่อการศึกษา ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา"

ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

1. เปิด Browser กรอกที่อยู่เว็บไซต์ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา https://library.wu.ac.th/

2. เลือกเมนู Media Sevice และเลือก บริการสนับสนุนโสตทัศนูปกรณ์  

3. หน้า Media Services คลิกเลือกเมนู ขอใช้บริการโสตทัศนูปกรณ์

4. หน้าระบบบริการโสตทัศนูปกรณ์เพื่อการศึกษา ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา คลิกเพื่อเข้าสู่ระบบ

5. กรอกชื่อ และรหัสผ่าน เพื่่อเข้าสู่ระบบ จากนั้นคลิกตกลง

6. หน้าต้อนรับ แสดงรายละเอียดผู้ใช้งาน  เลือกแถบ ยืมพัสดุ แล้วคลิก บันทึกขอยืมพัสดุ

7. เข้าสู่หน้า บันทึกขอยืมพัสดุ กรอกรายละเอียดการขอยืม ตามแบบที่กำหนด  แล้วเลือกพัสดุที่ต้องการใช้  (หมายเลข 7.1)

8. เลือกพัสดุที่ต้องการใช้งาน จาก ประเภทพัสดุทั้งหมด หรือค้นจากคำค้น/ชื่อพัสดุ แล้วคลิกเลือกรายการที่ต้องการ (หมายเลข 8.1)

9. หน้าตรวจสอบสถานะ ขอยืมพัสดุ  เป็นหน้าสำหรับการตรวจสอบสถานะของพัสดุที่มีการในระบบเพื่อขอยืมใช้งาน

ซึ่งขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่หัวหน้างาน/ผู้ที่ได้รับมอบหมาย จะพิจารณาการอนุมัติการยืมพัสดุ โดยจะมีการตรวจสอบรายการพัสดุทุกวันทำการ ในเวลา 9.00 น.

หลักเกณฑ์ในการพิจารณาให้ยืม พิจารณาจากความจำเป็นในการใช้งานของผู้ใช้บริการ ซึ่งจะต้องเป็นอาจารย์ บุคลากรของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์เท่านั้น แต่อนุโลมให้นักศึกษาที่ได้รับมอบหมายจากอาจารย์หรือมีผู้รับผิดชอบมีสิทธิ์ยืมได้ และพัสดุไม่มีสถานะการยืม และพร้อมใช้งาน

10. หน้าตรวจสอบสถานะ ขอยืมพัสดุ หากรายการพัสดุได้รับอนุมัติให้ยืมได้  สถานะจะเป็น อนุมัติ (หมายเลข 10) และผู้ขอยืมคลิกดูรายละเอียดของพัสดุที่ืมได้ (หมายเลข 10.1)

ผังงานการลงรับข้อสอบใน "ระบบขอใช้บริการงานผลิตเอกสารกลาง ศูนย์บรรณสาร"

ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

1. ผู้ปฏิบัติงานรับแบบสำรวจข้อสอบและซองเอกสารต้นฉบับบรรจุข้อสอบจากเจ้าหน้าที่ ๆ มาส่งข้อสอบ

2. ตรวจสอบความถูกต้องของรายละเอียดต่าง ๆ ที่ระบุมาในแบบสำรวจข้อสอบให้ครบถ้วน หากพบว่าไม่ครบถ้วนให้สอบถามจาก
เจ้าหน้าที่ ๆ มาส่งข้อสอบ หรือประสานกับอาจารย์เจ้าของข้อสอบให้ทำการแก้ไข โดยมีขั้นตอนและรายละเอียดดังนี้
    2.1  ตรวจสอบความถูกต้องรหัสวิชา ชื่อวิชาและวิชาเรียนร่วม (เป็นรายวิชาที่มีหลายรหัสแต่ใช้ต้นฉบับข้อสอบชุดเดียวกัน)
    2.2  ตรวจสอบวันเวลาที่สอบ ภาคการศึกษา ลักษณะข้อสอบ (ตรวจจากตารางสอบของศูนย์บริการการศึกษา)
    2.3  ตรวจสอบประเภทของข้อสอบ (เลือกตอบ/อัตนัย) และรายละเอียดเกียวกับกระดาษคำตอบหรือสิ่งที่ต้องการในการสอบ
           เพิ่มเติม เช่น กระดาษกราฟ เป็นต้น
    2.4  ตรวจสอบความสมบูรณ์ของต้นฉบับข้อสอบ
    2.5  ตรวจการลงนามของคณบดี/รองคณบดี/หัวหน้าหลักสูตร
    2.6  ตรวจสอบการลงนามของอาจารย์ผู้สอน/ผู้ประสานงานหลักสูตร
    2.7  ตรวจสอบการลงนามของผู้ส่งข้อสอบ
    2.8  ลงนามในช่องผู้รับข้อสอบ (เพื่อตรวจสอบกรณีที่ข้อสอบเกิดความผิดพลาด)

     กรณีที่แบบสำรวจและต้นฉบับข้อสอบไม่ถูกต้อง  ส่งคืนผู้ขอใช้บริการ แจ้งรายละเอียดความผิดพลาดในการกรอกแบบสำรวจและต้นฉบับข้อสอบ เมื่อผู้ขอใช้บริการแก้ไขถูกต้องแล้ว ดำเนินการลงรับในระบบขอใช้บริการ ในขั้นตอนต่อไป

3. การลงรับในระบบขอใช้บริการงานผลิตเอกสารกลาง ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา
    3.1  ผู้ปฏิบัติงานเข้าระบบ https://clm-ppo.wu.ac.th/  แล้วทำการ Login ด้วย User Account และ Password ที่มหาวิทยาลัยกำหนดเท่านั้น
    3.2  คลิกปุ่ม Submit เพื่อเข้าระบบ

    3.3  เลือกเมนู “ข้อสอบรับเข้า” เพื่อทำการรับลงทะเบียนรับข้อสอบ

ผังงาน (Flow Chart)

ขั้นตอนปฎิบัติงาน

1.เก็บรวมรวมข้อสอบเก่าในแต่ละปีการศึกษา

2.คัดแยกข้อสอบตามที่อาจารย์ผู้ประสานงานรายวิชาระบุในใบปะหน้าข้อสอบ ดังนี้

     2.1 ทำลายข้อสอบ

     2.2 อนุญาตให้เผยแพร่

     2.3 ส่งข้อสอบคืนอาจารย์

3. เมื่อคัดแยกข้อสอบแล้วเสร็จ ให้ดำเนินการดังนี้

     3.1 ข้อสอบที่ระบุในใบปะหน้าข้อสอบให้ทำลายข้อสอบ

           1) จัดทำบันทึกข้อความถึงผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารฯ ผ่าน หัวหน้าฝ่ายสนับสนุนการเรียนการสอนและสื่อการศึกษา เพื่อขออนุมัติทำลายข้อสอบ ผ่านระบบ DOMS

           2) เมื่อผู้อำนวยการพิจารณาอนุมัติ ให้ดำเนินการทำลายข้อสอบ

     3.2 ข้อสอบที่ระบุในใบปะหน้าข้อสอบอนุญาตให้เผยแพร่

           1) ดำเนินการสแกนข้อสอบเป็น PDF file           

           2) ตกแต่งไฟล์ข้อสอบให้คมชัด

           3) ส่งมอบ file ข้อสอบให้ งานพัฒนาระบบและเทคโนโลยีการศึกษา นำไปเผยแพร่ในเว็บไซต์ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา

    3.3 ข้อสอบที่ระบุในใบปะหน้าข้อสอบขอข้อสอบคืน

           1) จัดทำบันทึกข้อความถึงผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารฯ ผ่าน หัวหน้าฝ่ายสนับสนุนการเรียนการสอนและสื่อการศึกษา เพื่อขออนุมติส่งข้อสอบคืนอาจารย์ทุกสำนักวิชา ผ่านระบบ DOMS

           2) เมื่อผู้อำนวยการพิจารณาอนุมัติ ให้ดำเนินการส่งข้อสอบคืนอาจารย์ทุกสำนักวิชา

4. รายงานผลการดำเนินงานให้ผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารฯ ผ่านหัวหน้าฝ่ายสนับสนุนการเรียนการสอนและสื่อการศึกษา รับทราบ ผ่านระบบ DOMS

ผังงาน (Flow Chart)

ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

1. บุคลากรใหม่ติดต่อห้องสมุด เพื่อสมัครสมาชิกสำหรับใช้บริการยืม-คืนทรัพยากรสารสนเทศและบริการอื่นๆ 

2. เจ้าหน้าที่ห้องสมุดสืบค้นข้อมูลบุคลากรใหม่ในระบบห้องสมุดอัตโนมัติ WALAI AutoLib Ultimate โดยเลือกเมนู "สืบค้นสมาชิก" หรือ ใส่รหัสสมาชิกในช่อง "โปรดระบุรหัสมาชิก" ระบบจะแสดงผลลัพธ์การสืบค้น ดังนี้ 

        2.1 กรณีมีข้อมูลสมาชิกในระบบห้องสมุดอัตโนมัติ WALAI AutoLib Ultimate จะปรากฎข้อมูลดังรูปภาพ

        2.2 กรณีไม่มีข้อมูลสมาชิกในระบบห้องสมุดอัตโนมัติ WALAI AutoLib Ultimate 

3. บุคลากรใหม่กรอกข้อมูลรายละเอียดบุคคลใน Google Forms 

4. เจ้าหน้าที่ห้องสมุดตรวจสอบข้อมูลบุคลากรใหม่ใน Google Sheets

5. เจ้าหน้าที่ห้องสมุดตรวจสอบข้อมูลบุคลากรใหม่ในเว็บไซต์ Intranet.wu.ac.th เมนู "ค้นหาบุคลากร" ซึ่งอาจจะแสดงผลลัพธ์การค้นหา ดังนี้

        5.1 กรณีไม่มีข้อมูลสมาชิกในระบบค้นหาข้อมูลบุคลากร มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์

        5.2 กรณีพบมีข้อมูลบุคลากรใหม่ในระบบค้นหาข้อมูลบุคลากร มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ให้คลิกชื่อเพื่อดูรายละเอียดข้อมูลบุคคลเบื้องต้น

        5.3 ตัวอย่างข้อมูลรายละเอียดบุคคลเบื้องต้นของบุคลากรใหม่

6. เปิดระบบ WALAI AutoLib Ultimate โดยเลือกเมนู Patron Management  --> เมนูย่อย "จัดการข้อมูลสมาชิก" 

ผังงานการนำเข้าข้อมูลสมาชิกผ่านระบบ WALAI AutoLib

ขั้นตอนการปฏิบัติงาน 

     การนำเข้าข้อมูลสมาชิกสามารถทำได้โดยการนำเข้าข้อมูลสมาชิกจากไฟล์ที่จัดรูปแบบข้อมูลสมาชิกตามคอลัมน์ที่กำหนด ซึ่งการนำเข้าข้อมูลสมาชิกแบ่งเป็น 3 กลุ่มประเภทสมาชิกคือ บุคลากร นักศึกษา และบุคคลภายนอก

1. เลือกเมนู Patron management --> นำเข้าข้อมูลสมาชิก
2. ระบบจะแสดงหน้าจอนำเข้าข้อมูลสมาชิก ดังภาพ 
3. คลิกปุ่ม  เพื่อตั้งค่ารูปแบบข้อมูล ดังภาพ 
4. คลิกปุ่ม  เพื่อดูคำอธิบายสัญลักษณ์ ดังภาพ 

ผังงานการให้บริการโสตทัศนูปกรณ์ด้วยระบบ
"ระบบบริการโสตทัศนูปกรณ์เพื่อการศึกษา ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา"

ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

1. เปิด Browser กรอกที่อยู่เว็บไซต์ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา https://library.wu.ac.th/

2. เลือกเมนู Media Sevice และเลือก บริการสนับสนุนโสตทัศนูปกรณ์  

3. หน้า Media Services คลิกเลือกเมนู ขอใช้บริการโสตทัศนูปกรณ์

4. หน้าระบบบริการโสตทัศนูปกรณ์เพื่อการศึกษา ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา คลิกเพื่อเข้าสู่ระบบ

5. กรอกชื่อ และรหัสผ่าน เพื่่อเข้าสู่ระบบ จากนั้นคลิกตกลง

6. หน้าต้อนรับ แสดงรายละเอียดผู้ใช้งาน  เลือกแถบ ยืมพัสดุ แล้วคลิก บันทึกขอยืมพัสดุ

7. เข้าสู่หน้า บันทึกขอยืมพัสดุ กรอกรายละเอียดการขอยืม ตามแบบที่กำหนด  แล้วเลือกพัสดุที่ต้องการใช้  (หมายเลข 7.1)

8. เลือกพัสดุที่ต้องการใช้งาน จาก ประเภทพัสดุทั้งหมด หรือค้นจากคำค้น/ชื่อพัสดุ แล้วคลิกเลือกรายการที่ต้องการ (หมายเลข 8.1)

9. หน้าตรวจสอบสถานะ ขอยืมพัสดุ  เป็นหน้าสำหรับการตรวจสอบสถานะของพัสดุที่มีการในระบบเพื่อขอยืมใช้งาน

ซึ่งขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่หัวหน้างาน/ผู้ที่ได้รับมอบหมาย จะพิจารณาการอนุมัติการยืมพัสดุ โดยจะมีการตรวจสอบรายการพัสดุทุกวันทำการ ในเวลา 9.00 น.

หลักเกณฑ์ในการพิจารณาให้ยืม พิจารณาจากความจำเป็นในการใช้งานของผู้ใช้บริการ ซึ่งจะต้องเป็นอาจารย์ บุคลากรของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์เท่านั้น แต่อนุโลมให้นักศึกษาที่ได้รับมอบหมายจากอาจารย์หรือมีผู้รับผิดชอบมีสิทธิ์ยืมได้ และพัสดุไม่มีสถานะการยืม และพร้อมใช้งาน

10. หน้าตรวจสอบสถานะ ขอยืมพัสดุ หากรายการพัสดุได้รับอนุมัติให้ยืมได้  สถานะจะเป็น อนุมัติ (หมายเลข 10) และผู้ขอยืมคลิกดูรายละเอียดของพัสดุที่ืมได้ (หมายเลข 10.1)

ผังงานการลงรับข้อสอบใน "ระบบขอใช้บริการงานผลิตเอกสารกลาง ศูนย์บรรณสาร"

ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

1. ผู้ปฏิบัติงานรับแบบสำรวจข้อสอบและซองเอกสารต้นฉบับบรรจุข้อสอบจากเจ้าหน้าที่ ๆ มาส่งข้อสอบ

2. ตรวจสอบความถูกต้องของรายละเอียดต่าง ๆ ที่ระบุมาในแบบสำรวจข้อสอบให้ครบถ้วน หากพบว่าไม่ครบถ้วนให้สอบถามจาก
เจ้าหน้าที่ ๆ มาส่งข้อสอบ หรือประสานกับอาจารย์เจ้าของข้อสอบให้ทำการแก้ไข โดยมีขั้นตอนและรายละเอียดดังนี้
    2.1  ตรวจสอบความถูกต้องรหัสวิชา ชื่อวิชาและวิชาเรียนร่วม (เป็นรายวิชาที่มีหลายรหัสแต่ใช้ต้นฉบับข้อสอบชุดเดียวกัน)
    2.2  ตรวจสอบวันเวลาที่สอบ ภาคการศึกษา ลักษณะข้อสอบ (ตรวจจากตารางสอบของศูนย์บริการการศึกษา)
    2.3  ตรวจสอบประเภทของข้อสอบ (เลือกตอบ/อัตนัย) และรายละเอียดเกียวกับกระดาษคำตอบหรือสิ่งที่ต้องการในการสอบ
           เพิ่มเติม เช่น กระดาษกราฟ เป็นต้น
    2.4  ตรวจสอบความสมบูรณ์ของต้นฉบับข้อสอบ
    2.5  ตรวจการลงนามของคณบดี/รองคณบดี/หัวหน้าหลักสูตร
    2.6  ตรวจสอบการลงนามของอาจารย์ผู้สอน/ผู้ประสานงานหลักสูตร
    2.7  ตรวจสอบการลงนามของผู้ส่งข้อสอบ
    2.8  ลงนามในช่องผู้รับข้อสอบ (เพื่อตรวจสอบกรณีที่ข้อสอบเกิดความผิดพลาด)

     กรณีที่แบบสำรวจและต้นฉบับข้อสอบไม่ถูกต้อง  ส่งคืนผู้ขอใช้บริการ แจ้งรายละเอียดความผิดพลาดในการกรอกแบบสำรวจและต้นฉบับข้อสอบ เมื่อผู้ขอใช้บริการแก้ไขถูกต้องแล้ว ดำเนินการลงรับในระบบขอใช้บริการ ในขั้นตอนต่อไป

3. การลงรับในระบบขอใช้บริการงานผลิตเอกสารกลาง ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา
    3.1  ผู้ปฏิบัติงานเข้าระบบ https://clm-ppo.wu.ac.th/  แล้วทำการ Login ด้วย User Account และ Password ที่มหาวิทยาลัยกำหนดเท่านั้น
    3.2  คลิกปุ่ม Submit เพื่อเข้าระบบ

    3.3  เลือกเมนู “ข้อสอบรับเข้า” เพื่อทำการรับลงทะเบียนรับข้อสอบ