| ปัญหา อุปสรรค |
แนวทางแก้ไขปัญหา |
ข้อเสนอแนะ |
| 1. ปัญหาคอขวดจากการส่งคืนเอกสารเพื่อแก้ไข (Rework Loop): เมื่อธุรการตรวจพบว่าเอกสารหรือรายละเอียดการเบิกจ่าย "ไม่ถูกต้อง" จะต้องส่งคืนให้ผู้รับผิดชอบแก้ไขและนำส่งใหม่ ทำให้เสียเวลา เกิดความล่าช้าในการอนุมัติ และอาจทำให้ได้รับเงินไม่ทันตามกำหนดการจัดกิจกรรม |
จัดทำรายการตรวจสอบความถูกต้องด้วยตนเอง (Pre-submission Checklist): แนบแบบฟอร์มตรวจสอบเอกสารเบื้องต้นคู่กับใบยืมเงินสดย่อย เพื่อให้ผู้ยืมตรวจเช็กเอกสารแนบและเงื่อนไขต่างๆ ให้ครบถ้วนก่อนส่งให้ธุรการ |
พัฒนาระบบยื่นและอนุมัติแบบออนไลน์ (E-Form / E-Workflow): ปรับเปลี่ยนขั้นตอนการกรอกใบยืมเงินและแนบไฟล์เอกสารเข้าสู่ระบบดิจิทัล ซึ่งสามารถช่วยแจ้งเตือนฟิลด์ข้อมูลที่จำเป็นล่วงหน้า และลดข้อผิดพลาดก่อนกดส่งเอกสาร |
| 2. ปัญหาเอกสารแนบไม่ครบถ้วนหรือไม่ถูกต้องตั้งแต่ต้นทาง: ผู้รับผิดชอบกิจกรรม/โครงการอาจขาดความเข้าใจในรายการเอกสารประกอบที่ต้องแนบ หรือกรอกข้อมูลในใบยืมเงินสดย่อยไม่สมบูรณ์ |
กำหนดกรอบระยะเวลาการทำงานที่ชัดเจน (SLA): ระบุระยะเวลาในการตรวจสอบของธุรการ (เช่น ตรวจภายใน 1–2 วันทำการ) และกำหนดให้ผู้รับผิดชอบยื่นเอกสารล่วงหน้าก่อนวันจัดกิจกรรมอย่างน้อย 5–7 วันทำการ |
พัฒนาระบบแจ้งเตือนสถานะอัตโนมัติ: เมื่อธุรการตรวจรับ ส่งคืนแก้ไข หรือโอนเงินเรียบร้อยแล้ว ให้มีระบบแจ้งเตือนผ่านอีเมลหรือแอปพลิเคชันสื่อสารภายใน เพื่อให้ผู้ยืมสามารถติดตามสถานะได้ทันที |
| 3. ภาระงานตรวจสอบกระจุกตัวที่งานบริหารงานทั่วไป (ธุรการ): หากมีโครงการขอยืมเงินพร้อมกันเป็นจำนวนมาก ธุรการต้องใช้เวลาในการตรวจสอบรายละเอียดการเบิกจ่ายทีละโครงการ ส่งผลให้ขั้นตอนการโอนเงินล่าช้า |
สร้างใบปะหน้าแจ้งจุดแก้ไขแบบเฉพาะเจาะจง: กรณีเอกสารไม่ถูกต้อง ธุรการควรระบุจุดผิดพลาด รายการเอกสารที่ขาด และวิธีแก้ไขที่ชัดเจนในแบบฟอร์มส่งคืน เพื่อลดการส่งกลับไปมาหลายรอบ |
จัดคลินิก/อบรมชี้แจงขั้นตอนการยืมเงินสดย่อย: จัดประชุมชี้แจงแนวปฏิบัติและข้อผิดพลาดที่พบบ่อยร่วมกันระหว่างงานบริหารงานทั่วไป (ธุรการ) และผู้รับผิดชอบโครงการช่วงต้นปีงบประมาณ |
| 4. ความเสี่ยงในการดำเนินกิจกรรมสะดุด: หากกระบวนการตรวจสอบและแก้ไขใช้เวลานานเกินไป อาจส่งผลกระทบต่อสภาพคล่องของผู้จัดกิจกรรม ทำให้ต้องสำรองจ่ายเงินส่วนตัวล่วงหน้า |
จัดเตรียมแม่แบบสำเร็จรูปและตัวอย่างการกรอก: ทำตัวอย่างการกรอกใบยืมเงินสดย่อยและเอกสารแนบมาตรฐานเผยแพร่ให้ผู้รับผิดชอบโครงการใช้เป็นแนวทางอ้างอิง |
ประเมินและทบทวนกระบวนการทำงานเป็นระยะ: เก็บสถิติสาเหตุที่เอกสารถูกตีกลับบ่อยที่สุด เพื่อนำมาปรับปรุงแบบฟอร์มและแนวปฏิบัติให้สอดคล้องกับการทำงานจริงมากยิ่งขึ้น |
