ข้อสอบเก่า

          การปฏิบัติงานในกระบวนการคัดแยกและจัดเก็บข้อมูลต้นฉบับข้อสอบเก่าที่มีการขอคืน เป็นกระบวนการสำคัญในการบริหารจัดการเอกสารทางวิชาการของหน่วยงาน เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีระบบ ถูกต้อง ครบถ้วน และสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยกระบวนการดังกล่าวครอบคลุมตั้งแต่การคัดแยกข้อสอบตามประเภทการดำเนินการ การบันทึกข้อมูล การจัดทำหนังสือผ่านระบบดิจิทัล การส่งคืนต้นฉบับข้อสอบ และการจัดเก็บเอกสารหลักฐาน

ทั้งนี้ เพื่อให้พนักงานธุรการผู้ได้รับมอบหมายหรือรับผิดชอบสามารถปฏิบัติงานให้เป็นมาตรฐาน และให้เจ้าหน้าที่ท่านอื่นที่ได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบสามารถปฏิบัติงานแทนกันได้อย่างมีมาตรฐานเดียวกัน การปฏิบัติงานจึงต้องคำนึงถึงความถูกต้องของข้อมูล ความครบถ้วนของเอกสาร และการรักษาความลับของข้อสอบในทุกขั้นตอน ซึ่งมีการกำหนดลำดับการดำเนินงานโดยมีสัญลักษณ์ ชื่อเรียก และ ความหมายของ Flow Chart อย่างชัดเจน ดังแสดงในตารางที่ 1 ดังนี้

ตารางที่ 1 สัญลักษณ์ ชื่อเรียก และความหมายของ Flow Chart

3.1 ชื่อตำแหน่ง : พนักงานธุรการ

มหาวิทยาลัยได้กำหนดมาตรฐานตำแหน่งพนักงานธุรการ ไว้ดังนี้ (ตามประกาศมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ เรื่อง มาตรฐานกำหนดตำแหน่งพนักงานและลูกจ้าง มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ พ.ศ. 2563, 2563, 
2-2.2.1.7)

3.2 หน้าที่ความรับผิดชอบ

ปฏิบัติงานในฐานะผู้ปฏิบัติงานซึ่งไม่จำเป็นต้องใช้ผู้สำเร็จการศึกษาระดับปริญญา โดยใช้ความรู้ ความสามารถปฏิบัติงานเกี่ยวกับงานบันทึกข้อมูลเพื่อใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ งานธุรการ งานพิมพ์ งานบันทึกข้อมูล งานห้องสมุด งานสารบรรณ งานอำนวยการ งานเลขานุการ งานประชาสัมพันธ์ งานงบประมาณ งานการเงินและบัญชี งานพัสดุ งานสถิติ งานสนับสนุนการเรียนการสอน หรืองานบริการทั่วไป ตามคำสั่ง หรือแบบหรือแนวทางปฏิบัติ หรือคู่มือที่มีอยู่อย่างกว้าง ๆ ภายใต้การกำกับ ตรวจสอบ ตลอดจนให้คำปรึกษาแนะนำและเสนอแนะวิธีการแก้ไขปรับปรุงการปฏิบัติงาน และปฏิบัติงานอื่นตามที่ได้รับมอบหมาย

3.3 ลักษณะงานที่ปฏิบัติในคู่มือ

     1. คัดแยกต้นฉบับข้อสอบเก่าโดยเริ่มจากการจัดหมวดหมู่ตาม "ปีการศึกษา/ภาคเรียน"
     2. คัดแยกต้นฉบับข้อสอบเก่าตาม "ประเภท" ได้แก่

• ข้อสอบที่ต้องทำลาย
• ข้อสอบที่มีการขอคืนต้นฉบับ
• ข้อสอบที่อนุญาติให้เผยแพร่ในรูปแบบข้อสอบเก่า

     3. บันทึกและจัดเก็บข้อมูลลงโปรแกรม Microsoft Excel
     4. การจัดทำหนังสือบันทึกข้อความผ่านระบบ WUDOMS
     5. จัดเตรียมต้นฉบับข้อสอบ และแนบใบลงนามรับต้นฉบับข้อสอบเก่า โดยแยกตามสำนักวิชา/วิทยาลัย
     6. นำส่งคืนต้นฉบับข้อสอบเก่า ให้ทางสำนักวิชา
     7. การจัดเก็บสำเนาเอกสารหลักฐาน
     8. บันทึกข้อมูลระยะเวลาในการดำเนินงาน ลงในระบบ/โปรแกรม Google Sheets

          การคัดแยกและจัดเก็บข้อมูลต้นฉบับข้อสอบเก่าขอคืน ถือเป็นกระบวนการสำคัญในการรักษาความลับและทรัพย์สินทางปัญญาของอาจารย์ผู้สอน ผู้ปฏิบัติงานจึงตระหนักถึงความจำเป็นในการจัดเก็บเอกสารอย่างมีระบบ เพื่อให้กระบวนการคัดแยกและส่งคืนต้นฉบับมีความปลอดภัย และความโปร่งใส สอดคล้องกับมาตรฐานการทำงานของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์

          คู่มือฉบับนี้จัดทำขึ้นเพื่อให้เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงาน เจ้าหน้าที่ใหม่ และผู้ที่เกี่ยวข้อง ใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงานที่ชัดเจนและเป็นมาตรฐานเดียวกัน ตั้งแต่การคัดแยกข้อสอบแต่ละภาคการศึกษา การจำแนกประเภทข้อสอบขอคืน ทำลาย อนุญาตให้เผยแพร่ และคัดแยกตามสำนักวิชา ไปจนถึงการลงบันทึกข้อมูลในโปรแกรม Excel จัดทำเอกสารลงนามรับคืนต้นฉบับข้อสอบ และจัดทำบันทึกข้อความในระบบ Doms เพื่อให้ข้อมูลรายวิชาต้นฉบับข้อสอบแต่ละสำนักมีความพร้อมก่อนนำส่งคืน และสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้อย่างเป็นระบบ อีกทั้งยังเป็นการรักษาความปลอดภัยและความลับของเอกสารข้อสอบซึ่งเป็นเอกสารสำคัญทางวิชาการ และมุ่งเน้นให้การจัดเตรียมข้อมูลต้นฉบับข้อสอบเก่ามีประสิทธิภาพ พร้อมสำหรับการนำส่งคืนอาจารย์อย่างถูกต้อง ครบถ้วน และปลอดภัย ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการให้บริการได้

          คู่มือการปฏิบัติงานฉบับนี้ กำหนดขอบเขตการดำเนินงานเกี่ยวกับ การจัดเตรียมข้อมูลต้นฉบับข้อสอบเก่าก่อนนำส่งคืนอาจารย์ ของงานออกแบบและผลิตสื่อสิ่งพิมพ์ ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา โดยครอบคลุมการปฏิบัติงานตั้งแต่ การคัดแยกต้นฉบับข้อสอบเก่า โดยมีการคัดแยกจากการจัดการต้นฉบับข้อสอบ (ทำลายข้อสอบ, ขอข้อสอบคืน, อนุญาติให้เผยแพร่ในรูปแบบข้อสอบเก่า) แต่ละภาคการศึกษา, บันทึกข้อมูลข้อสอบเก่าลงในโปรแกรม Microsoft (excel) เฉพาะข้อสอบเก่าที่ขอคืนต้นฉบับ, การจัดทำเอกสารประกอบการส่งคืน, จัดทำหนังสือผ่านระบบบริหารจัดการสำนักงานดิจิทัล (WUDOMS), นำส่งต้นฉบับข้อสอบเก่าคืนอาจารย์ผู้/ผู้ประสานงานรายวิชา (ขอคืนต้นฉบับ) ตลอดจนการจัดเก็บเอกสารการส่งคืนต้นฉบับเป็นหลักฐานเพื่อให้ง่ายในการตรวจสอบย้อนหลังต่อไป

1. เพื่อกำหนดขั้นตอนการทำงานอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่การคัดแยก ตรวจสอบ จัดเรียง และบันทึกข้อมูล ตลอดจนถึงการนำส่งคืนข้อสอบ
2. เพื่อให้การคัดแยกและจัดเก็บข้อมูลต้นฉบับข้อสอบเก่าเป็นไปอย่างถูกต้อง ครบถ้วน
3. เพื่อรักษาความปลอดภัยและความลับของข้อสอบ
4. เพื่อให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ในทุกขั้นตอน เนื่องจากการส่งคืนพร้อมเอกสารกำกับและการลงนามรับ จะช่วยให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้อย่างเป็นระบบ
5. เพื่อเป็นแนวทางสำหรับเจ้าหน้าที่ใหม่ และสร้างมาตรฐานเดียวกันทั้งหน่วยงาน