การปฏิบัติงานในกระบวนการคัดแยกและจัดเก็บข้อมูลต้นฉบับข้อสอบเก่าที่มีการขอคืน เป็นกระบวนการสำคัญในการบริหารจัดการเอกสารทางวิชาการของหน่วยงาน เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีระบบ ถูกต้อง ครบถ้วน และสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยกระบวนการดังกล่าวครอบคลุมตั้งแต่การคัดแยกข้อสอบตามประเภทการดำเนินการ การบันทึกข้อมูล การจัดทำหนังสือผ่านระบบดิจิทัล การส่งคืนต้นฉบับข้อสอบ และการจัดเก็บเอกสารหลักฐาน
ทั้งนี้ เพื่อให้พนักงานธุรการผู้ได้รับมอบหมายหรือรับผิดชอบสามารถปฏิบัติงานให้เป็นมาตรฐาน และให้เจ้าหน้าที่ท่านอื่นที่ได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบสามารถปฏิบัติงานแทนกันได้อย่างมีมาตรฐานเดียวกัน การปฏิบัติงานจึงต้องคำนึงถึงความถูกต้องของข้อมูล ความครบถ้วนของเอกสาร และการรักษาความลับของข้อสอบในทุกขั้นตอน ซึ่งมีการกำหนดลำดับการดำเนินงานโดยมีสัญลักษณ์ ชื่อเรียก และ ความหมายของ Flow Chart อย่างชัดเจน ดังแสดงในตารางที่ 1 ดังนี้
ตารางที่ 1 สัญลักษณ์ ชื่อเรียก และความหมายของ Flow Chart
