3.1 ชื่อตำแหน่ง : พนักงานธุรการ
มหาวิทยาลัยได้กำหนดมาตรฐานตำแหน่งพนักงานธุรการ ไว้ดังนี้ (ตามประกาศมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ เรื่อง มาตรฐานกำหนดตำแหน่งพนักงานและลูกจ้าง มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ พ.ศ. 2563, 2563,
2-2.2.1.7)
3.2 หน้าที่ความรับผิดชอบ
ปฏิบัติงานในฐานะผู้ปฏิบัติงานซึ่งไม่จำเป็นต้องใช้ผู้สำเร็จการศึกษาระดับปริญญา โดยใช้ความรู้ ความสามารถปฏิบัติงานเกี่ยวกับงานบันทึกข้อมูลเพื่อใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ งานธุรการ งานพิมพ์ งานบันทึกข้อมูล งานห้องสมุด งานสารบรรณ งานอำนวยการ งานเลขานุการ งานประชาสัมพันธ์ งานงบประมาณ งานการเงินและบัญชี งานพัสดุ งานสถิติ งานสนับสนุนการเรียนการสอน หรืองานบริการทั่วไป ตามคำสั่ง หรือแบบหรือแนวทางปฏิบัติ หรือคู่มือที่มีอยู่อย่างกว้าง ๆ ภายใต้การกำกับ ตรวจสอบ ตลอดจนให้คำปรึกษาแนะนำและเสนอแนะวิธีการแก้ไขปรับปรุงการปฏิบัติงาน และปฏิบัติงานอื่นตามที่ได้รับมอบหมาย
3.3 ลักษณะงานที่ปฏิบัติในคู่มือ
1. คัดแยกต้นฉบับข้อสอบเก่า
1.1 รวบรวมต้นฉบับข้อสอบที่ครบกำหนดการเก็บรักษาจากแหล่งจัดเก็บ (ตู้จัดเก็บข้อสอบ)
1.2 คัดแยกต้นฉบับข้อสอบเก่าโดยเริ่มจากการจัดหมวดหมู่ตามปีการศึกษา/ภาคเรียน และนำต้นฉบับมาคัดแยกตามประเภท ได้แก่
• ข้อสอบที่ต้องทำลาย
• ข้อสอบที่มีการขอคืนต้นฉบับ
• ข้อสอบที่อนุญาติให้เผยแพร่ในรูปแบบข้อสอบเก่า
1.3 คัดแยกเฉพาะต้นฉบับข้อสอบเก่าที่อาจารย์ประจำวิชาต้องการ “ขอข้อสอบคืน”
1.4 เมื่อแยกต้นฉบับข้อสอบที่อาจารย์ “ขอคืนข้อสอบ” แล้ว จึงจะนำมาคัดแยกตามสำนักวิชา
เพื่อดำเนินการในขั้นตอนถัดไป
2. บันทึกและจัดเก็บข้อมูลลงระบบ/โปรแกรม
2.1 บันทึกข้อมูลต้นฉับบข้อสอบเก่าลงในโปรแกรม Microsoft (excel) เฉพาะข้อสอบเก่าที่ขอคืนต้นฉบับ โดยแยกแต่ละ Sheets ตามสำนักวิชา
2.2 ข้อมูลที่บันทึกประกอบด้วย: ลำดับที่ รหัสวิชา ชื่ออาจารย์ผู้สอน/ผู้ประสานงานรายวิชา และเลขที่รับข้อสอบ
3. การจัดทำหนังสือผ่านระบบ WUDOMS
3.1 เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องจัดทำหนังสือบันทึกข้อความแจ้งส่งคืนต้นฉบับข้อสอบโดยแนบข้อมูลรายละเอียดที่บันทึกไว้ จากไฟล์ Excel
3.2 ดำเนินการส่งหนังสือไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
4. การจัดเตรียมเอกสารก่อนส่งคืน
4.1 จัดเตรียมแบบฟอร์มใบลงนามรับต้นฉบับข้อสอบเก่าบันทึกไว้และต้นฉบับข้อสอบ
แยกตามสำนักวิชา/วิทยาลัย
5. นำส่งคืนต้นฉบับข้อสอบ
5.1 เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องดำเนินการส่งมอบต้นฉบับข้อสอบแก่ อาจารย์ผู้สอน/ผู้ประสานงานรายวิชา
5.2 ผู้รับคืนลงนามรับต้นฉบับข้อสอบในแบบฟอร์มใบลงนามรับต้นฉบับข้อสอบเก่า
6. การจัดเก็บเอกสารเป็นหลักฐาน
6.1 รวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องไว้ในแฟ้มงานข้อสอบ ได้แก่
• สำเนาหนังสือส่งคืน
• ใบลงนามรับเอกสาร
6.2 บันทึกข้อมูลระยะเวลาการจัดทำ รวมไปถึงระยะเวลาในการ “นำส่งคืนต้นฉบับข้อสอบ”
ลงในระบบ/โปรแกรม Google Sheets เป็นหลักฐานเพื่อให้ง่ายในการติดตามและตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังต่อไป