เมื่อเอกสารผ่านการตรวจสอบเรียบร้อยแล้ว งานเลขานุการและการจัดประชุมจะดำเนินการจัดส่งหนังสือมอบอำนาจฉบับสมบูรณ์ให้แก่หน่วยงานภายนอกที่เกี่ยวข้อง ผ่านช่องทางที่เหมาะสม เช่น ไปรษณีย์ลงทะเบียน อีเมลที่มีการยืนยันตัวตน หรือส่งมอบด้วยตนเอง
ในการจัดส่ง ควรมีการจัดทำหนังสือนำส่งหรือบันทึกการส่งมอบเอกสาร พร้อมขอให้หน่วยงานภายนอกลงนามรับทราบการได้รับเอกสาร เพื่อเป็นหลักฐานยืนยันว่าหนังสือมอบอำนาจได้ถึงมือผู้เกี่ยวข้องแล้ว
การจัดส่งเอกสารอย่างถูกต้องและมีหลักฐานยืนยันมีความสำคัญ เนื่องจากหนังสือมอบอำนาจเป็นเอกสารที่ใช้ประกอบการลงนามในบันทึกข้อตกลงความร่วมมืออย่างเป็นทางการ หากเกิดความล่าช้าหรือสูญหายจะกระทบต่อกำหนดการลงนาม MOU ที่วางแผนไว้