งานเลขานุการและการจัดประชุมจะประสานกับหน่วยงานภายนอกเพื่อนัดหมายวัน เวลา และสถานที่ที่เหมาะสมสำหรับจัดพิธีลงนามบันทึกข้อตกลงความร่วมมือ (MOU) ร่วมกัน
การเตรียมการพิธีลงนามครอบคลุมถึงการจัดเตรียมสถานที่ อุปกรณ์ที่จำเป็น เอกสาร MOU ฉบับที่จะลงนามจริงจำนวนที่เพียงพอ ตลอดจนการประสานงานกับผู้บริหารและผู้แทนของทั้งสองฝ่ายให้สามารถเข้าร่วมพิธีได้ตามกำหนด
ความเรียบร้อยของการจัดพิธีลงนามสะท้อนถึงภาพลักษณ์ของมหาวิทยาลัย จึงควรมีการวางแผนล่วงหน้าอย่างรอบคอบ และเตรียมแผนสำรองในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงกำหนดการอย่างกะทันหัน