ภายหลังการประชุมได้ข้อสรุปร่วมกันแล้ว หน่วยงานภายนอกจะเป็นผู้จัดทำร่างบันทึกข้อตกลงความร่วมมือ (MOU) ตามกรอบและรายละเอียดที่ตกลงกันในที่ประชุม แล้วจัดส่งมาให้ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาพิจารณา
ร่าง MOU ที่ส่งมาโดยทั่วไปประกอบด้วยชื่อคู่สัญญา วัตถุประสงค์ความร่วมมือ ขอบเขตและระยะเวลาดำเนินการ หน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละฝ่าย เงื่อนไขการสิ้นสุดข้อตกลง และผู้มีอำนาจลงนามของแต่ละฝ่าย
งานเลขานุการและการจัดประชุมมีหน้าที่รับร่าง MOU ดังกล่าว ตรวจสอบความครบถ้วนเบื้องต้นของเอกสารก่อนนำเข้าสู่กระบวนการตรวจสอบทางกฎหมายในขั้นตอนถัดไป หากพบว่าเนื้อหาไม่ตรงตามที่ตกลงในที่ประชุม จะประสานขอให้หน่วยงานแก้ไขก่อนดำเนินการต่อ