การติดตามและประเมินผล (Monitoring) เป็นกระบวนการสำคัญในการควบคุมคุณภาพและกำกับการปฏิบัติงานจัดทำบันทึกข้อตกลงความร่วมมือ (MOU) และหนังสือมอบอำนาจ ให้เป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนด โดยมุ่งเน้นการตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วน และความสอดคล้องของข้อมูลในทุกมิติ ตั้งแต่การบรรลุเป้าหมายตามวัตถุประสงค์ ไปจนถึงการควบคุมการดำเนินงานให้อยู่ภายใต้ขอบเขตอำนาจหน้าที่ของศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาอย่างเคร่งครัด
ระบบการติดตามประเมินผลจะครอบคลุมถึงการตรวจสอบบทบาทความรับผิดชอบของผู้ปฏิบัติงานและการดำเนินงานตามผังกระบวนการ (Flowchart) ทั้ง 19 ขั้นตอน โดยอาศัยเครื่องมือต่าง ๆ เช่น แบบตรวจสอบรายการ (Checklist) และแบบฟอร์มติดตามสถานะ (Tracking Sheet) เพื่อบันทึกระยะเวลาดำเนินการและค้นหาจุดที่อาจเกิดความล่าช้าหรือข้อผิดพลาด อันจะนำไปสู่การแก้ไขปัญหาได้อย่างทันท่วงทีและตรงจุด
การประเมินผลอย่างเป็นระบบและต่อเนื่องนี้ ไม่เพียงแต่นำมาใช้ในการวัดประสิทธิภาพการทำงานของผู้รับผิดชอบเท่านั้น แต่ยังเป็นข้อมูลฐานรากสำคัญในการทบทวนและปรับปรุงคู่มือการปฏิบัติงานให้มีความทันสมัย สอดคล้องกับระเบียบมหาวิทยาลัยและสถานการณ์จริงอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง เพื่อยกระดับมาตรฐานการบริหารจัดการเอกสารสิทธิ์และข้อตกลงความร่วมมือให้มีประสิทธิภาพสูงสุด