การจัดทำบันทึกข้อตกลงความร่วมมือ (MOU) และหนังสือมอบอำนาจของศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ในสภาวะการปฏิบัติงานจริงยังคงเผชิญกับปัญหาและอุปสรรคสำคัญใน 5 มิติหลัก ได้แก่ ความล่าช้าในการประสานงานระหว่างหน่วยงานภายในและภายนอก, การยกร่างเอกสารที่ไม่ผ่านการตรวจสอบจากส่วนนิติการในครั้งแรก, ความคลาดเคลื่อนเกี่ยวกับข้อกำหนดและการปิดอากรแสตมป์ตามกฎหมาย, ความยากลำบากในการติดตามสถานะและเสี่ยงต่อเอกสารสูญหาย ตลอดจนข้อจำกัดด้านความรู้และประสบการณ์ของผู้ปฏิบัติงานใหม่ในช่วงเปลี่ยนผ่าน
สาเหตุหลักของปัญหาเหล่านี้อาจเกิดจากความไม่คุ้นเคยในข้อกฎหมายและเงื่อนไขสัญญาเฉพาะทาง รวมถึงการขาดแคลนแบบฟอร์มมาตรฐาน (Template) และแนวทางการถ่ายทอดองค์ความรู้ (Knowledge Management) ที่เป็นระบบ ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาจึงได้กำหนดแนวทางแก้ไขเชิงโครงสร้าง ได้แก่ การกำหนดกรอบระยะเวลามาตรฐาน (Service Level Agreement: SLA) การจัดทำตารางอ้างอิงอากรแสตมป์ การพัฒนาแบบฟอร์มมาตรฐานที่ผ่านการอนุมัติล่วงหน้า และการจัดระบบเรียนรู้งาน (Job Shadowing) สำหรับบุคลากรใหม่
นอกจากนี้ เพื่อยกระดับประสิทธิภาพการดำเนินงานอย่างยั่งยืน คู่มือฉบับนี้ได้เสนอแนะให้นำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาประยุกต์ใช้ เช่น ระบบชำระอากรแสตมป์ทางอิเล็กทรอนิกส์ (e-Stamp Duty) การสำเนาเอกสารจัดเก็บในระบบคลาวด์ (Cloud Storage) ตลอดจนการจัดอบรมเชิงปฏิบัติการทางกฎหมายและการจัดทำสื่ออินโฟกราฟิกเพื่อเป็นคลังความรู้ ซึ่งจะช่วยลดข้อผิดพลาด ป้องกันความล่าช้า และสร้างมาตรฐานการบริหารจัดการเอกสารสิทธิ์ของมหาวิทยาลัยให้มีประสิทธิภาพสูงสุด