ปัญหาและอุปสรรค: การประสานงานระหว่างหน่วยงานภายในและภายนอกเกิดความล่าช้า เนื่องจากกระบวนการต้องผ่านการตรวจสอบและลงนามหลายขั้นตอนจากหลายหน่วยงาน ได้แก่ ส่วนนิติการ ผู้ช่วยอธิการบดี ส่วนอำนวยการและสารบัญ ส่งผลให้การดำเนินงานในบางเรื่องใช้เวลานานกว่าระยะเวลาที่หน่วยงานภายนอกคาดหวังไว้
สาเหตุ: แต่ละหน่วยงานที่เกี่ยวข้องมีภาระงานอื่นที่ต้องรับผิดชอบควบคู่กันไป ทำให้ไม่สามารถตรวจสอบหรือลงนามเอกสารได้ในทันทีที่ได้รับเรื่อง รวมถึงกรณีที่ผู้บริหารติดภารกิจ หรืออยู่ระหว่างลางาน ในช่วงเวลาที่เอกสารถูกเสนอขึ้นไป ส่งผลให้เรื่องต้องรอการพิจารณาโดยไม่มีกำหนดเวลาที่แน่นอน
แนวทางแก้ไข: กำหนดกรอบระยะเวลามาตรฐานการให้บริการ (Service Level Agreement: SLA) ในแต่ละขั้นตอนอย่างชัดเจน เช่น กำหนดให้ส่วนนิติการพิจารณาแล้วเสร็จภายใน 2 วันทำการ ผู้บริหารพิจารณาลงนามภายใน 2 วันทำการนับจากวันที่ได้รับเรื่อง พร้อมทั้งจัดทำระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อใกล้ครบกำหนดเวลา เพื่อกระตุ้นให้ผู้เกี่ยวข้องเร่งดำเนินการอย่างต่อเนื่อง
ข้อเสนอแนะ: ควรมีการติดตามสถานะเอกสารเพื่อให้มีความคืบหน้า และแจ้งสถานะความคืบหน้าให้หน่วยงานภายนอกทราบเป็นระยะ เพื่อสร้างความเข้าใจอันดีและลดข้อร้องเรียนเกี่ยวกับความล่าช้าในการดำเนินงาน