ปัญหาและอุปสรรค: ร่างบันทึกข้อตกลงความร่วมมือ (MOU) หรือหนังสือมอบอำนาจที่จัดทำขึ้นไม่ผ่านการตรวจสอบจากส่วนนิติการในครั้งแรก ทำให้ต้องมีการแก้ไขกลับไปกลับมาหลายรอบ ส่งผลให้ภาพรวมของกระบวนการทั้งหมดล่าช้ากว่าแผนงานที่วางไว้อย่างมาก
สาเหตุ: หน่วยงานภายนอกอาจยังไม่คุ้นเคยกับรูปแบบ ข้อบังคับ และข้อกำหนดทางกฎหมายที่มหาวิทยาลัยกำหนด หรือบุคลากรผู้ปฏิบัติงานของศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษายังขาดความรู้ความเข้าใจในประเด็นกฎหมายเฉพาะทาง เช่น เงื่อนไขความรับผิดชอบ ข้อกำหนดการระงับข้อพิพาท หรือขอบเขตอำนาจหน้าที่ที่สามารถมอบให้ผู้รับมอบอำนาจดำเนินการได้ตามที่กฎหมายรองรับ
แนวทางแก้ไข: จัดทำแบบฟอร์มมาตรฐาน (Template) ของบันทึกข้อตกลงความร่วมมือและหนังสือมอบอำนาจที่ผ่านการตรวจสอบและรับรองจากส่วนนิติการไว้ล่วงหน้า พร้อมทั้งจัดทำคู่มือและคำอธิบายประกอบในแต่ละข้อ เพื่อให้หน่วยงานภายนอกและผู้ปฏิบัติงานนำไปใช้อ้างอิงยกร่างตั้งแต่ต้น ซึ่งจะช่วยลดจำนวนรอบการแก้ไขเอกสารและลดระยะเวลาดำเนินการได้อย่างมีนัยสำคัญ
ข้อเสนอแนะ: ควรจัดอบรมเชิงปฏิบัติการเกี่ยวกับการร่างบันทึกข้อตกลงความร่วมมือและหนังสือมอบอำนาจเบื้องต้นให้แก่บุคลากรที่เกี่ยวข้อง พร้อมทั้งรวบรวมและจัดทำฐานข้อมูลกรณีศึกษา (Case Studies) จากปัญหาที่เคยเกิดขึ้นจริงในอดีต เพื่อใช้เป็นบทเรียนในการป้องกันไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดซ้ำในอนาคต