ปัญหาและอุปสรรค: ในกระบวนการที่มีหน่วยงานเกี่ยวข้องจำนวนมากและมีการรับส่งเอกสารไปมาหลายขั้นตอน เอกสารต้นฉบับอาจเกิดการสูญหายระหว่างทาง หรือผู้ปฏิบัติงานไม่สามารถทราบสถานะปัจจุบันของเรื่องได้ว่าอยู่ในขั้นตอนใดหรืออยู่ที่ผู้พิจารณาท่านใด ส่งผลให้ไม่สามารถตอบคำถามหรือชี้แจงความคืบหน้าให้แก่หน่วยงานภายนอกได้อย่างทันท่วงทีเมื่อมีการติดตาม
สาเหตุ: กระบวนการติดตามเรื่องในปัจจุบันยังคงพึ่งพาวิธีการผ่านระบบบริหารจัดการสำนักงานดิจิทัล (DOMS) หรือการสอบถามผ่านทางโทรศัพท์และช่องทางส่วนตัวเป็นหลัก และจะต้องเข้าระบบเพื่อติดตามเป็นระยะ
แนวทางแก้ไข: กรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงสถานะของเอกสาร เห็นควรแจ้งให้ทราบผ่านระบบติดตามสถานะเอกสาร (Tracking System) ในรูปแบบออนไลน์ หรือประยุกต์ใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของมหาวิทยาลัยที่มีอยู่ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด โดยกำหนดให้ผู้รับผิดชอบต้องบันทึกสถานะการส่งมอบ-รับเข้าเอกสารทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนมือระหว่างหน่วยงาน เพื่อให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องสามารถเข้ามาตรวจสอบความคืบหน้าของเอกสารได้แบบเรียลไทม์ (Real-time)
ข้อเสนอแนะ: ควรกำหนดเป็นแนวปฏิบัติให้มีการสแกนและสำเนาเอกสารสำคัญจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์ (Cloud Storage) ของหน่วยงานในทุกขั้นตอนการดำเนินงาน เพื่อใช้เป็นหลักฐานสำรองและเอกสารอ้างอิงในกรณีที่เอกสารต้นฉบับเกิดการสูญหายหรือชำรุดเสียหาย ตลอดจนช่วยลดระยะเวลาและเพิ่มความสะดวกในการค้นหาเอกสารย้อนหลังได้อย่างมีประสิทธิภาพ