หลังจากผู้ช่วยอธิการบดีลงนามผ่านเรื่องแล้ว ส่วนอำนวยการและสารบัญ (เลขานุการอธิการบดี) จะรับเรื่องต่อและดำเนินการเสนอเรื่องถึงอธิการบดีตามระบบสารบรรณของมหาวิทยาลัย เพื่อพิจารณาลงนามในหนังสือมอบอำนาจ
ส่วนอำนวยการและสารบัญ (เลขานุการอธิการบดี) มีหน้าที่ตรวจสอบความครบถ้วนของเอกสารประกอบก่อนเสนอ เช่น หนังสือมอบอำนาจ บันทึกข้อความ และเอกสารแนบอื่น ๆ ให้อยู่ในรูปแบบและลำดับที่ถูกต้องตามระเบียบงานสารบรรณ
ขั้นตอนนี้เป็นการส่งต่อเรื่องอย่างเป็นทางการเข้าสู่กระบวนการพิจารณาของผู้บริหารสูงสุดของมหาวิทยาลัย จึงต้องดำเนินการด้วยความรอบคอบและตรงตามกำหนดเวลาที่วางแผนไว้ เพื่อไม่ให้กระทบต่อกำหนดการลงนาม MOU ที่นัดหมายไว้กับหน่วยงานภายนอก