เป็นจุดเริ่มต้นของกระบวนการ โดยหน่วยงานภาครัฐ ภาคเอกชน หรือหน่วยงานภายนอกที่ต้องการดำเนินโครงการร่วมกับศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา จะติดต่อประสานงานเบื้องต้น อาจเป็นหนังสือราชการ อีเมล หรือการติดต่อด้วยวาจาก่อนตามด้วยหนังสือยืนยัน เพื่อแจ้งความประสงค์และวัตถุประสงค์ของความร่วมมือ
งานเลขานุการและการจัดประชุมเป็นหน่วยงานแรกที่รับเรื่อง มีหน้าที่บันทึกรับหนังสือ ลงทะเบียนเรื่อง และตรวจสอบข้อมูลเบื้องต้นของหน่วยงานที่ติดต่อมา เช่น ชื่อหน่วยงาน วัตถุประสงค์โครงการ และขอบเขตความร่วมมือ ก่อนนำเสนอผู้อำนวยการพิจารณา
ขั้นตอนนี้มีความสำคัญ เนื่องจากเป็นจุดตัดสินใจแรกว่าโครงการดังกล่าวสอดคล้องกับพันธกิจของศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาหรือไม่ หากข้อมูลไม่ครบถ้วนอาจทำให้การพิจารณาในขั้นตอนถัดไปล่าช้า จึงต้องประสานขอข้อมูลเพิ่มเติมจากหน่วยงานให้ครบถ้วนตั้งแต่ต้น