เมื่อผู้อำนวยการตอบรับความร่วมมือแล้ว งานเลขานุการและการจัดประชุมมีหน้าที่ประสานนัดหมายวัน เวลา และสถานที่ประชุมร่วมกับหน่วยงานภายนอก รวมถึงจัดเตรียมห้องประชุม เอกสารประกอบการประชุม และอุปกรณ์ที่จำเป็น
ในการประชุม ทั้งสองฝ่ายจะร่วมกันหารือรายละเอียดของโครงการ ขอบเขตความร่วมมือ บทบาทหน้าที่ของแต่ละฝ่าย ระยะเวลาดำเนินโครงการ ตลอดจนแนวทางการจัดทำบันทึกข้อตกลงความร่วมมือ (MOU) และหนังสือมอบอำนาจที่จะต้องใช้ประกอบ
งานเลขานุการและการจัดประชุมมีหน้าที่จดบันทึกรายงานการประชุม สรุปประเด็นและข้อตกลงที่ได้ เพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงในการจัดทำร่างบันทึกข้อตกลงในขั้นตอนถัดไป และเวียนแจ้งผู้เข้าร่วมประชุมรับทราบมติที่ประชุม