4.2.1.ระบบเดิมรองรับการบันทึกข้อมูลในระดับพื้นฐาน โดยเน้นการเลือกหัวข้อภาระงานและกรอกรายละเอียดในภาพรวม ทำให้ไม่สามารถจัดเก็บรายละเอียดของภาระงานได้อย่างเป็นโครงสร้างและครบถ้วนเพียงพอสำหรับการนำไปวิเคราะห์ต่อ
4.2.2.ระบบเดิมไม่รองรับการจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบ Facet Data ทำให้ไม่สามารถจำแนกองค์ประกอบของภาระงานในมิติต่าง ๆ และเชื่อมโยงข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพื่อใช้ประโยชน์ในการวิเคราะห์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4.2.3.ข้อมูลจากกระบวนการประเมินผลไม่สามารถนำไปวิเคราะห์ต่อได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ เนื่องจากระบบเดิมมุ่งเน้นการบันทึกและจัดเก็บผลการประเมินเป็นหลัก ทำให้ไม่สามารถนำข้อมูลดังกล่าวมาประมวลผล เปรียบเทียบ หรือวิเคราะห์ความคุ้มค่าของภาระงานในมิติต่าง ๆ ได้อย่างเป็นระบบ
4.2.4.การจัดทำและส่งออกรายงานมีข้อจำกัด โดยระบบเดิมรองรับการส่งออกรายงานในลักษณะรายบุคคลเป็นหลัก ทำให้การรวบรวมข้อมูลในระดับหน่วยงานหรือภาพรวมต้องใช้เวลาและขั้นตอนเพิ่มเติมในการประมวลผลข้อมูล
4.2.5.ขาดกลไกในการนำข้อมูลภาระงานมาใช้ประโยชน์เชิงบริหาร แม้จะมีข้อมูลจากการบันทึกและประเมินผล แต่ข้อจำกัดด้านโครงสร้างข้อมูลและการวิเคราะห์ทำให้ไม่สามารถนำข้อมูลมาใช้สนับสนุนการวางแผน ติดตาม และตัดสินใจของผู้บริหารได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
4.2.6.มีความจำเป็นต้องยกระดับระบบจากระบบบันทึกข้อมูลไปสู่ระบบบริหารจัดการและวิเคราะห์ข้อมูล เพื่อให้สามารถจัดเก็บข้อมูลภาระงานเชิงลึก เชื่อมโยงข้อมูลตามกระบวนการ Facet Data วิเคราะห์ความคุ้มค่า นำข้อมูลจากการประเมินผลมาประมวลผลต่อ และจัดทำรายงานในระดับต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4.2.7.รองรับการพัฒนาระบบและการใช้ประโยชน์จากข้อมูลในอนาคต โดยออกแบบโครงสร้างข้อมูลและกระบวนการทำงานให้สามารถต่อยอดไปสู่การวิเคราะห์ข้อมูลในมิติใหม่ ๆ และรองรับความต้องการด้านการบริหารภาระงานของมหาวิทยาลัยที่เปลี่ยนแปลงไปได้อย่างต่อเนื่อง
ระบบบริหารภาระงานและติดตามผล (CLM Workload) จึงไม่เพียงแต่เป็นเครื่องมือสำหรับบันทึกข้อมูลภาระงานของบุคลากรเท่านั้น แต่ยังเป็นระบบสนับสนุนการบริหารจัดการข้อมูลภาระงานอย่างเป็นระบบ โดยมุ่งเน้นการจัดเก็บข้อมูลเชิงลึกในรูปแบบ Facet Data การติดตามและประเมินผล
การวิเคราะห์ข้อมูลและความคุ้มค่าของภาระงาน ตลอดจนการนำข้อมูลไปใช้ประกอบการวางแผนและตัดสินใจของผู้บริหาร ซึ่งจะช่วยยกระดับการบริหารภาระงานของมหาวิทยาลัยให้มีประสิทธิภาพและสามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลได้อย่างต่อเนื่อง โดยมีกระบวนการและขั้นตอนการดำเนินงานที่เกี่ยวข้อง ดังนี้
1) การศึกษาความต้องการและวิเคราะห์ระบบ (Requirement & System Analysis)
2) การออกแบบและพัฒนาตัวแบบระบบ (Prototype Design & Development)
3) การพัฒนาและทดสอบระบบ (System Development & Testing)
4) การติดตั้งและเตรียมความพร้อมระบบบนเครื่องแม่ข่าย (Server Setup & Deployment)
5) การจัดทำคู่มือและฝึกอบรมผู้ใช้งาน (Manual & Training)
6) การนำระบบไปใช้งานจริง (System Implementation)
7) การติดตามและประเมินผลการใช้งานระบบ (Assessment & Evaluation)