4.1.1.ระบบได้รับการออกแบบให้สามารถจัดเก็บข้อมูลภาระงานได้มากกว่าการบันทึกหัวข้อและรายละเอียดในภาพรวม โดยรองรับการจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบ Facet Data ซึ่งช่วยให้สามารถจำแนกองค์ประกอบของภาระงานในมิติต่าง ๆ และเชื่อมโยงข้อมูลที่เกี่ยวข้องเข้าด้วยกัน ทำให้ข้อมูลมีโครงสร้างและสามารถนำไปใช้ประโยชน์ในขั้นตอนต่อไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4.1.2.ระบบรองรับกระบวนการดำเนินงานด้านภาระงานอย่างเป็นลำดับ ตั้งแต่การบันทึกข้อมูล การตรวจสอบข้อมูล การพิจารณาและประเมินผล ตลอดจนการติดตามผลภายหลังการประเมิน เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปตามกระบวนการที่กำหนด ลดความซ้ำซ้อนของขั้นตอน และทำให้สามารถตรวจสอบสถานะของข้อมูลในแต่ละขั้นตอนได้อย่างชัดเจน
4.1.3.ระบบมุ่งเน้นให้ข้อมูลที่เกิดขึ้นจากกระบวนการบันทึกและประเมินผลสามารถนำมาเชื่อมโยงและประมวลผลต่อได้ โดยรองรับการวิเคราะห์ข้อมูลภาระงานในมิติต่าง ๆ รวมถึงการวิเคราะห์ความคุ้มค่าของภาระงาน เพื่อให้หน่วยงานสามารถมองเห็นภาพรวมของภาระงานและใช้ข้อมูลดังกล่าวประกอบการวางแผนและบริหารจัดการได้อย่างเหมาะสม
4.1.4.ระบบออกแบบให้ข้อมูลที่ผ่านกระบวนการประเมินผลไม่สิ้นสุดเพียงการจัดเก็บผลการประเมิน แต่สามารถนำกลับมาใช้ในการประมวลผล วิเคราะห์ เปรียบเทียบ และจัดทำข้อมูลสรุปในมิติต่าง ๆ ได้ ช่วยให้หน่วยงานสามารถนำข้อมูลที่มีอยู่มาใช้ประโยชน์ได้อย่างต่อเนื่อง และลดการจัดเตรียมข้อมูลซ้ำในแต่ละรอบการดำเนินงาน
4.1.5.ระบบรองรับการสรุปและจัดทำรายงานข้อมูลภาระงานทั้งในระดับบุคคล หน่วยงาน และภาพรวม โดยสามารถกำหนดเงื่อนไขหรือมิติของข้อมูลที่ต้องการนำเสนอได้อย่างเหมาะสม รวมถึงรองรับการส่งออกข้อมูลเพื่อนำไปใช้ในการจัดทำเอกสาร รายงาน การวิเคราะห์เพิ่มเติม หรือเชื่อมโยงกับกระบวนการทำงานอื่นของหน่วยงาน
4.1.6.ระบบได้รับการออกแบบให้เปลี่ยนรูปแบบการบริหารภาระงานจากการเป็นเพียงระบบสำหรับบันทึกข้อมูล ไปสู่ระบบที่สามารถนำข้อมูลมาประมวลผล วิเคราะห์ และนำเสนอเป็นสารสนเทศสำหรับการบริหารจัดการ เพื่อให้ผู้บริหารและผู้เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้อง เป็นปัจจุบัน และนำไปใช้ประกอบการวางแผน ติดตาม และตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4.1.7.การออกแบบระบบให้รองรับการพัฒนาและต่อยอดในอนาคตโครงสร้างของระบบได้รับการออกแบบให้สามารถรองรับการเพิ่มเติมข้อมูล ตัวชี้วัด รูปแบบการประเมิน และมิติการวิเคราะห์ที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต เพื่อให้ระบบสามารถปรับเปลี่ยนและขยายขีดความสามารถให้สอดคล้องกับรูปแบบการบริหารภาระงานและความต้องการของมหาวิทยาลัยที่เปลี่ยนแปลงไปได้อย่างต่อเนื่อง
4.1.8.มุ่งเน้นการใช้ข้อมูลเพื่อการตัดสินใจ (Data-Driven Decision Making) โดยเปลี่ยนจากการเป็นเพียงระบบบันทึกข้อมูล ไปสู่ระบบที่สามารถนำข้อมูลภาระงานมาวิเคราะห์และใช้ประโยชน์เชิงบริหารได้อย่างมีประสิทธิภาพ