ในการติดตามและประเมินผลการใช้งานระบบบริหารภาระงานและติดตามผล (CLM Workload) กำหนดให้ใช้เครื่องมือในการติดตามและรวบรวมข้อมูล ดังต่อไปนี้
5.1.1.ระบบ Dashboard และรายงานสถิติการใช้งาน (System Dashboard & Usage Report) ใช้สำหรับติดตามข้อมูลการใช้งานระบบในภาพรวม เช่น จำนวนผู้เข้าใช้งาน จำนวนรายการภาระงาน สถานะการบันทึกข้อมูล สถานะการตรวจสอบและประเมินผล รวมถึงข้อมูลการจัดทำและส่งออกรายงาน เพื่อใช้ในการติดตามความก้าวหน้าและประสิทธิภาพของกระบวนการทำงาน
5.1.2.แบบประเมินความพึงพอใจและแบบสอบถามความคิดเห็น (User Satisfaction & Feedback Form) ใช้สำหรับรวบรวมความคิดเห็นจากผู้ใช้งานระบบในแต่ละกลุ่ม เพื่อประเมินความสะดวก ความเหมาะสม และประสิทธิภาพของระบบ รวมถึงรวบรวมปัญหา อุปสรรค และข้อเสนอแนะสำหรับนำไปปรับปรุงระบบ
5.1.3.ระบบบันทึกเหตุการณ์และข้อผิดพลาด (System Log & Error Log) ใช้สำหรับตรวจสอบและติดตามเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นภายในระบบ เช่น การเข้าใช้งาน การทำรายการ การเปลี่ยนแปลงข้อมูล และข้อผิดพลาดของระบบ เพื่อใช้ในการวิเคราะห์ปัญหา ตรวจสอบสาเหตุ และแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างถูกต้อง
5.1.4.รายงานผลการวิเคราะห์ข้อมูลภาระงาน (Workload Analysis Report) ใช้สำหรับประเมินผลข้อมูลที่เกิดจากกระบวนการบันทึกและประเมินภาระงาน โดยสามารถนำข้อมูลในรูปแบบ Facet Data มาวิเคราะห์ในมิติต่าง ๆ เช่น ปริมาณภาระงาน ผลการประเมิน และความคุ้มค่าของภาระงาน เพื่อใช้ประกอบการประเมินประสิทธิภาพและการบริหารจัดการของหน่วยงาน
5.1.5.รายงานสรุปผลการติดตามและประเมินระบบ (Monitoring & Evaluation Report) ใช้สำหรับรวบรวมผลจากเครื่องมือทั้งหมดมาวิเคราะห์และจัดทำเป็นรายงานสรุป เพื่อแสดงผลการดำเนินงาน ปัญหาและข้อจำกัด ผลการประเมินของผู้ใช้งาน และข้อเสนอแนะในการพัฒนาระบบในระยะต่อไป โดยนำเสนอให้ผู้รับผิดชอบและผู้บริหารใช้ประกอบการกำหนดแนวทางปรับปรุงระบบอย่างต่อเนื่อง
