ผังงานการเคลียร์เงินสดย่อย
การจัดทำใบสรุปการเคลียร์เงินสดย่อย ภายหลังเสร็จสิ้นกิจกรรม/โครงการ ผู้รับผิดชอบกิจกรรม/โครงการดำเนินการจัดทำ “ใบสรุปการเคลียร์เงินสดย่อย” พร้อมรวบรวมรายละเอียดค่าใช้จ่ายและเอกสารประกอบการเบิกจ่ายให้ครบถ้วน ภายใน 5 วันทำการ นับถัดจากวันที่กิจกรรม/โครงการแล้วเสร็จพร้อมทั้งดำเนินการสรุปและประเมินผลความพึงพอใจของผู้เข้าร่วมกิจกรรม มีขั้นตอนดังนี้
ขั้นตอนการปฏิบัติงานการจัดทำเอกสารและยื่นเคลียร์เงินสดย่อย
1.รวบรวมและจัดเรียงเอกสารหลักฐานการจ่ายเงิน อาทิเช่น การรวบรวมใบเสร็จรับเงิน ใบสำคัญรับเงิน และ/หรือหลักฐานการจ่ายเงินที่เกี่ยวข้องให้ครบถ้วน โดยจัดทำสำเนาหรือจัดเรียงเอกสารและติดบนกระดาษ A4 องค์ประกอบของใบเสร็จที่ถูกต้องมีรายละเอียด ดังนี้
ภาพประกอบใบเสร็จที่ถูกต้อง
2.ถ้าใบเสร็จไม่มีตามละเอียดด้านบน ให้ดำเนินการทำเอกสารรับรองแทนใบเสร็จรับเงินและลงนามเพื่อยืนยันการจ่ายเงินจริงตามใบเสร็จ
3.ถ้าไม่มีรายการจัดซื้อวัสดุอุปกรณ์ ให้ดำเนินตามข้อ 4 และถ้ามีการซื้อวัสดุอุปกรณ์ในกิจกรรม/โครงการ ให้ดำเนินการบันทึกข้อมูล "ระบบบันทึกข้อมูลพัสดุ พ.7/พ.7-1" ซึ่งมีขั้นตอนดังต่อไปนี้
3.1เข้า เว็บไซต์ https://intranet.wu.ac.th/ เลือก ระบบสารสนเทศ
3.2 เลือกกด ระบบบันทึกข้อมูล พ7 และ พ7-1 เข้าระบบ Username/Password (รหัสเดียวกับ การเข้า Doms)
3.3 เมื่อเข้าสู่ระบบแล้ว ให้คลิกเลือก ข้อ 3 “บันทึกข้อมูลการซื้อ” จากนั้นกรอกรายละเอียดในแบบฟอร์มให้ครบถ้วน ระบบจะดำเนินการบันทึกข้อมูล พ.7 และ พ.7-1 และกรอกข้อมูลครบแล้วให้กดปุ่ม เลขที่อ้างอิง จะขึ้นเลขอ้างอิง และกดปุ่ม ClICK เพื่อบันทึกข้อมูล ระบบจะบันทึกข้อมูลให้อัตโนมัติ หลังจากนั้น ให้ดำเนินการบันทึกข้อมูลใบเสร็จรับเงินต่อไป โดยบันทึกจนครบถ้วนตามจำนวนใบเสร็จของกิจกรรม/โครงการ
หมายเหตุ: การบันทึกข้อมูลใบเสร็จรับเงินให้บันทึก 1 ครั้งต่อ 1 ใบเสร็จ ไม่สามารถนำใบเสร็จหลายใบมารวมเป็นรายการเดียวกันได้
3.4 เมื่อเข้าสู่ระบบแล้ว ให้คลิกเลือก ข้อ 4 “รายงาน พ.7” จากนั้นกรอกรายละเอียดในแบบฟอร์มให้ครบถ้วน ระบบจะดำเนินการบันทึกข้อมูล พ.7 และ พ.7-1 และ กรอกข้อมูลครบแล้วให้กดปุ่ม Submit จะปรากฎเอกสาร พ.7 และดำเนินการปริ้นเพื่อแนบเป็นหลักฐาน
ดังภาพตัวอย่างเอกสาร พ.7
4.จัดทำ“ใบเบิก/ใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อย (สำหรับหน่วยงานที่มีวงเงินสำรองจ่าย)” ตามภาพประกอบ
5.นำส่งเอกสารเพื่อดำเนินการตรวจสอบ ผู้รับผิดชอบกิจกรรม/โครงการดำเนินการ นำส่งใบสรุปการเคลียร์เงินสดย่อย พร้อมเอกสารหลักฐานการจ่ายเงินและเอกสารประกอบที่เกี่ยวข้องทั้งหมดให้แก่พนักงานธุรการของหน่วยงาน เพื่อดำเนินการตรวจสอบความถูกต้องและครบถ้วนของเอกสาร ก่อนเข้าสู่กระบวนการอนุมัติและปิดรายการเคลียร์เงินสดย่อยต่อไป
6.ธุรการหน่วยงานตรวจสอบและกระทบยอดค่าใช้จ่าย
พนักงานธุรการตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วน และสอดคล้องของเอกสารประกอบการเบิกจ่าย รวมทั้งดำเนินการกระทบยอดค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงกับวงเงินที่ได้รับอนุมัติ โดยพิจารณาดำเนินการ ดังนี้
- กรณีมีเงินเหลือจ่าย ให้ผู้รับผิดชอบนำเงินคงเหลือส่งคืนฝ่ายการเงิน พร้อมแนบหลักฐานการนำส่งเงินคืน
- กรณีมีค่าใช้จ่ายสูงกว่าวงเงินที่ได้รับอนุมัติ ให้ดำเนินการจัดทำเรื่องขอเบิกชดเชยเพิ่มเติม ทั้งนี้ ต้องเป็นไปตามกรอบวงเงินและหลักเกณฑ์ที่ได้รับอนุมัติ
- กรณีเอกสารหรือหลักฐานไม่ครบถ้วน/ไม่ถูกต้อง ให้ส่งคืนผู้รับผิดชอบเพื่อดำเนินการแก้ไขหรือจัดหาเอกสารเพิ่มเติมก่อนเสนออนุมัติ
7. ธรุการหน่วยงานเสนออนุมัติปิดรายการเคลียร์เงินสดย่อย
เมื่อดำเนินการตรวจสอบเอกสารและกระทบยอดค่าใช้จ่ายเรียบร้อยแล้ว พนักงานธุรการจัดชุดเอกสารเสนอ ผู้อำนวยการ เพื่อพิจารณาตรวจสอบและลงนามอนุมัติปิดรายการเคลียร์เงินสดย่อย