ในการดำเนินการตั้งค่าระบบตอบกลับอัตโนมัติและ FAQ สำหรับเพจศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบระบบ (บรรณารักษ์) ปฏิบัติตามขั้นตอนอย่างเป็นระบบดังต่อไปนี้
ขั้นตอนที่ 1: การเข้าสู่ระบบและเข้าถึงเครื่องมือจัดการข้อความอัตโนมัติ (System Access & Navigation)
เชื่อมต่อเครือข่ายอินเทอร์เน็ต: ทำการ Login เข้าใช้งานเครือข่าย WU WIFI ด้วยบัญชีบุคลากรของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์
เข้าสู่หน้าเพจระบบหลังบ้าน: เปิด Google Browser ล็อกอินเข้าใช้งานด้วยบัญชี Facebook ส่วนบุคคล
จากนั้นเข้าไปที่หน้าเพจ "Walailak University Library ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ม.วลัยลักษณ์" (https://www.facebook.com/walailakclm/) ตามสิทธิ์การดูแลที่ Admin ควบคุมเพจกำหนดไว้
เข้าสู่เครื่องมือควบคุม: ดับเบิ้ลคลิก (Double click) ที่ รูปไอคอน Messenger เพื่อเข้าสู่หน้าต่างการโต้ตอบข้อความจากสมาชิกผู้ติดตามเพจ
เปิดส่วนจัดทำข้อความอัตโนมัติ: คลิกเลือก ไอคอนข้อความอัตโนมัติ บริเวณเมนูขวาบนเพื่อเข้าสู่หน้าต่างการสร้างระบบอัตโนมัติ (Automated Responses) ในระบบหลังบ้านของ Meta Business Suite
ขั้นตอนที่ 2: การเปิดระบบและกำหนดเงื่อนไข FAQ (Enabling FAQ & Automated Conditions)
เปิดใช้งาน FAQ: ในแถบเครื่องมือควบคุมระบบอัตโนมัติ ให้ทำการเปิดฟังก์ชัน "คำถามที่พบบ่อย" (Frequently Asked Questions: FAQ) เพื่อสร้างระบบตอบกลับอัตโนมัติ ซึ่งจะแสดงผลเป็นปุ่มนำทางบนหน้าต่าง Messenger ทันทีที่ผู้ใช้บริการทักเพจเข้ามา
จัดตั้งเงื่อนไขเวลานอกทำการ (Away Message): ตั้งค่าระบบข้อความตอบกลับเมื่อไม่ได้อยู่ที่โต๊ะทำงาน (Away Message) เพื่อให้ระบบสามารถทำหน้าที่ช่วยเหลือและบริการข้อมูลข่าวสารเบื้องต้นแก่ผู้ใช้บริการทดแทนบรรณารักษ์นอกเวลาทำการได้ตลอด 24 ชั่วโมง
ควบคุมความถี่ของการสื่อสาร: กำหนดค่าการส่งข้อมูลประชาสัมพันธ์เชิงรุกอย่างเหมาะสมและพอดี เพื่อไม่ให้สร้างความรำคาญหรือเป็นการรบกวนกล่องข้อความส่วนตัว (Inbox) ของผู้รับบริการ
ขั้นตอนที่ 3: การร่างและบันทึกเนื้อหา FAQ 2 ภาษา (Bilingual Content Drafting)
ดำเนินการร่างและจัดระเบียบชุดข้อความสำหรับการตอบกลับอัตโนมัติให้สั้น กระชับ ชัดเจน โดยต้องมีข้อมูลรูปแบบ 2 ภาษา (ภาษาไทยและภาษาอังกฤษ: TH-EN)
ครอบคลุมงานบริการหลักดังนี้:
เกณฑ์การยืม-คืนหนังสือและอัตราค่าปรับเกินกำหนด: ระบุอัตราค่าปรับที่ชัดเจน พร้อมแสดงข้อมูลบัญชีธนาคารกรุงไทย เลขที่ 8280954015 สำหรับให้ผู้ใช้นำส่งหลักฐานการโอนชำระค่าปรับ (Slip) ผ่านทางแชทได้อย่างสะดวก
การขอสิทธิบัตร RFID ชั่วคราว: อธิบายขั้นตอนอย่างเป็นระบบในการแจ้งความประสงค์ขอใช้สิทธิบัตรชั่วคราวสำหรับสแกนเข้าห้องสมุด
ตารางวันและเวลาเปิดให้บริการห้องสมุด: อัปเดตตารางเวลาเปิด-ปิดบริการที่ตรงตามเวลาปัจจุบัน โดยแยกสถานะระหว่างเวลาทำการปกติ เวลาช่วงเตรียมสอบ และช่วงปิดภาคการศึกษา
ขั้นตอนที่ 4: การติดตั้งปุ่มนำทางและลิงก์ภายนอก (Button & URL Link Placement)
สร้างปุ่มนำทาง: ในแต่ละหัวข้อ FAQ ให้ทำการเพิ่มปุ่มสำหรับนำทางเพื่อให้ผู้ใช้สามารถคลิกต่อไปยังบริการที่ต้องการได้สะดวก
เชื่อมต่อ URL ปลายทาง: ทำการติดตั้งลิงก์เว็บปลายทางเพื่อให้เชื่อมโยงไปยังระบบบริการออนไลน์โดยตรง ได้แก่:
ลิงก์แบบฟอร์มการขอใช้งาน Full Text Finder Service เพื่อช่วยเหลือผู้รับบริการในการดาวน์โหลดบทความฉบับเต็มได้อย่างสะดวกรวดเร็ว
ลิงก์ บริการรับ-ส่งหนังสือถึงบ้าน (Book Delivery Service) ของทางศูนย์บรรณสารฯ
ขั้นตอนที่ 5: การทดสอบข้ามระบบและการบันทึกข้อมูล (User Testing & Deployment)
ตรวจสอบความถูกต้อง (User Testing): บรรณารักษ์จะต้องสุ่มคลิกเปิดลิงก์และตรวจเช็กการตอบสนองของปุ่มกดทุกจุด
ทดสอบข้ามอุปกรณ์ (Multi-Device Check): ตรวจสอบการแสดงผลและระบบสัมผัสทั้งบนหน้าจอเครื่องคอมพิวเตอร์และบนหน้าจอมือถือ ทั้งระบบปฏิบัติการ iOS และ Android
คัดกรองข้อผิดพลาด: ตรวจสอบอย่างถี่ถ้วนเพื่อแก้ไขและป้องกันไม่ให้เกิดลิงก์เสีย (Dead Link) หรือเปิดเข้าหน้าเพจว่างที่ไม่มีเนื้อหา (Blank Page)
เปิดใช้งานจริง: เมื่อตรวจสอบความเรียบร้อยและมั่นใจว่าระบบไม่มีข้อผิดพลาด ให้กดปุ่ม "บันทึกการเปลี่ยนแปลง" เพื่อเปิดใช้ระบบตอบกลับและนำทางจริง