ปฏิบัติงานเกี่ยวกับบริการยืมระหว่างห้องสมุด ILL (Inter Library Loan) โดยมี 2 ขั้นตอนใหญ่ ๆ ดังนี้
1.การแนะนำวิธีใช้บริการให้แก่ผู้ขอใช้บริการ
เมื่อผู้ขอใช้บริการต้องการใช้บริการยืมระหว่างห้องสมุด ILL (Inter Library Loan) จะมีขั้นตอนแนะนำ
ดังต่อไปนี้
1.1 บรรณารักษ์จะให้ผู้ใช้บริการเข้าสู่ระบบเว็บไซต์ของศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา แล้วเข้าไปเลือกหัวข้อบริการยืมระหว่างห้องสมุด ILL (Inter Library Loan) เพื่อทำการกรอกรายละเอียดข้อมูลของหนังสือที่ต้องการยืม
1.2 จากขั้นตอนข้อ 1.1 หากผู้ใช้บริการยังไม่เคยสมัครบัญชีสมาชิก ก็จะต้องทำการสมัครสมาชิกให้เรียบร้อยเสียก่อน
2. บรรณารักษ์ผู้ให้บริการ
บรรณารักษ์ผู้ทำหน้าที่ให้บริการยืมระหว่างห้องสมุด เมื่อรับคำขอใช้บริการแล้วจะทำการตรวจสอบข้อมูลความถูกต้องของรายการหนังสือที่ผู้ขอใช้บริการส่งมา โดยการตรวจความซ้ำซ้อนอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจกับฐานข้อมูล OPAC และ EDS ของห้องสมุด ศูนย์บรรณสารฯ ว่ามีตัวเล่มให้บริการหรือไม่ ก่อนที่จะนำข้อมูลรายการหนังสือไปตรวจสอบกับฐานข้อมูลห้องสมุดมหาวิทยาลัยส่วนภูมิภาคหรือ PULINET เพื่อที่จะดำเนินการตามขั้นตอนการยืมตัวเล่มระหว่างห้องสมุดให้แก่ผู้ใช้ตามลำดับต่อไป
ผังงานการให้บริการยืมระหว่างห้องสมุด ILL (Flow Chart)
1. ผู้ขอใช้บริการ
ภาพ 1 :- flowchart ขั้นตอนการให้บริการ ILL สำหรับผู้ใช้บริการ
ขั้นตอนการขอใช้บริการยืมระหว่างห้องสมุด ILL สำหรับ ผู้ใช้บริการ
1. ผู้ใช้บริการทำการสืบค้นหนังสือที่ต้องการยืมจากฐานข้อมูล OPAC / EDS ของห้องสมุด ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาที่ library.wu.ac.th
2. หากพบว่ามีตัวเล่มหนังสือที่ต้องการยืมให้บริการในห้องสมุด ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา แจ้งหมวดหมู่ผู้ใช้ให้ไปดำเนินการหยิบตัวเล่มจากชั้นเพื่อทำการยืมได้เลย
3. หากไม่พบว่ามีตัวเล่มหนังสือที่ต้องการยืม ให้ทำการกรอกแบบฟอร์มคำร้องขอใช้บริการ (ออนไลน์) โดยไปเลื่อกที่หัวข้อ บริการ – Service แล้วเลือก บริการยืมระหว่างห้องสมุด - Inter Library Loan เพื่อทำการกรอกข้อมูลรายละเอียดของหนังสือที่ต้องการใช้บริการลงในแบบฟอร์มออนไลน์
4. เสร็จสิ้นกระบวนการ
2. ผู้ให้บริการ
ภาพ 2 flowchart ขั้นตอนการให้บริการ ILL สำหรับผู้ให้บริการ
ขั้นตอนการขอใช้บริการยืมระหว่างห้องสมุด ILL สำหรับ ผู้ให้บริการ
1. กรณีขอยืมตัวเล่มจากมหาวิทยาลัยในเครือข่าย
1.1 รับคำขอใช้บริการ ซึ่งอาจจะมาช่องทางต่าง ๆ ได้แก่ อีเมล ข้อความทางช่องแชทเพจ หรือจากระบบยืมระหว่างห้องสมุด ที่พัฒนาโดยกลุ่ม PULINET
1.2 ตรวจสอบผู้ขอใช้บริการว่าเป็นสมาชิกของห้องสมุดหรือไม่ (บุคคลภายนอกไม่ให้บริการ)
1.3 ตรวจสอบความซ้ำซ้อนของหนังสือกับระบบ OPAC และฐานข้อมูลของศูนย์บรรณสารฯ อีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าหนังสือเล่มที่ขอมานั้น ไม่มีในห้องสมุดของเรา
1.4 แจ้งผู้ขอใช้บริการให้รับทราบโดยทันทีว่า ทางห้องสมุดได้รับคำขอยืมหนังสือของท่านแล้ว กำลังดำเนินการให้ตามขั้นตอน (แจ้งทาง e-mail, โทรศัพท์)
2. สืบค้นหนังสือที่ผู้ใช้ต้องการตามคำขอ ในช่องทาง EDS และ PULINET
-
- เมื่อพบข้อมูลตัวเล่มแล้ว ส่งคำขอใช้บริการไปยังห้องสมุดเจ้าของทรัพยากรผ่านทางระบบ e-mail (กรณีพบว่ามีในหลายห้องสมุด ก็ขึ้นกับบรรณารักษ์ผู้ให้บริการจะพิจารณาว่าจะเลือกใช้บริการจากห้องสมุดมหาวิทยาลัยใด)
2.2 ห้องสมุดเจ้าของทรัพยากรรับเรื่องและแจ้งผลกลับมาให้เราทราบ หากไม่มีปัญหาใดก็จะดำเนินการจัดส่งตัวเล่มทาง EMS พร้อมกับแจ้งค่าบริการ เลขบัญชีธนาคารให้เราทราบ
-
- รอรับตัวเล่ม (จากระบบไปรษณีย์)
2.4 เมื่อได้รับตัวเล่มแล้ว ติดต่อผู้ขอใช้บริการทาง e-mail , โทรศัพท์เพื่อให้มารับตัวเล่ม พร้อมแจ้งค่าบริการ วันที่ต้องนำตัวเล่มมาส่งคืน และต้องเน้นย้ำกำชับให้รักษาตัวเล่มเป็นอย่างดี ไม่ทำให้สูญหายหรือชำรุด
- การโอนชำระเงินและการส่งตัวเล่มคืนห้องสมุดเจ้าของทรัพยากร
- ผู้ใช้บริการโอนชำระเงิน และส่งหลักฐานสลิปโอนเงินให้เรา
- บรรณารักษ์ส่งหลักฐานสลิปโอนที่ได้รับไปยังห้องสมุดเจ้าของทรัพยากรเพื่อให้ออกใบเสร็จรับเงินในนามผู้ใช้บริการ พร้อมตอบแบบประเมินความพึงพอใจให้ห้องสมุดเจ้าของทรัพยากร
- เมื่อได้ใบเสร็จรับเงิน ให้ส่งไปยังผู้ขอใช้บริการรายนั้น ๆ
- ก่อนถึงวันครบกำหนดส่ง ผู้ใช้บริการมาคืนตัวเล่ม (ตามที่แจ้งในข้อ 2.4) เจ้าหน้าที่ธุรการงาน ILL ดำเนินการจัดส่งตัวเล่มหนังสือผ่านทางระบบไปรษณีย์แบบ EMS กลับคืนไปให้ห้องสมุดเจ้าของทรัพยากร
- เสร็จสิ้นขั้นตอนงานขอยืมตัวเล่มระหว่างห้องสมุด