งานจดหมายเหตุและคลังสารสนเทศ

      งานเตรียมเอกสารจดหมายเหตุประเภทรูปภาพ การตรวจสอบ การอนุรักษและทำความสะอาด การคัดแยกภาพถ่าย ฟิล์ม หรือภาพดิจิทัล เพื่อนำเข้าฐานข้อมูล Walailak Arckive เกี่ยวกับเหตุการณ์ ภารกิจ ภาพกิจกรรม หรือบุคคลที่เกี่ยวข้องกับมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ และมีคุณค่าในการเก็บรักษาไว้เป็นหลักฐานทางประวัติศาสตร์ที่มีคุณค่าอย่างยิ่ง เนื่องจากรูปภาพสามารถสะท้อนภาพเหตุการณ์ บุคคล สถานที่ วิถีชีวิต และบริบททางสังคมในแต่ละยุคสมัยได้อย่างเป็นรูปธรรมและชัดเจนกว่าสื่อประเภทข้อความ อย่างไรก็ตาม เอกสารจดหมายเหตุประเภทรูปภาพมีลักษณะเฉพาะที่เสื่อมสภาพได้ง่ายตามกาลเวลา ทั้งจากปฏิกิริยาเคมีภายในตัววัสดุเอง และจากปัจจัยภายนอก เช่น แสง อุณหภูมิ ความชื้น ตลอดจนการหยิบจับที่ไม่ถูกวิธี        ดังนั้น การเตรียมและการจัดการจดหมายเหตุประเภทรูปภาพอย่างมีระบบ จึงเป็นกระบวนการสำคัญที่ไม่เพียงแต่ช่วยยืดอายุการใช้งานของรูปภาพต้นฉบับผ่านการอนุรักษ์อย่างถูกวิธีเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการประเมินคุณค่า การจัดหมวดหมู่ การลงรายการข้อมูลบริบท (Metadata) เพื่อให้สืบค้นได้ง่าย ตลอดจนการแปลงเป็นข้อมูลดิจิทัล (Digitization) เพื่อเพิ่มโอกาสในการเข้าถึงและนำไปใช้ประโยชน์ในเชิงวิชาการ ประวัติศาสตร์ หรือการอ้างอิงได้อย่างมีประสิทธิภาพและยั่งยืน

         ในปัจจุบันเทคโนโลยีการบันทึกและประมวลผลข้อมูลเสียง (Speech Recording) ได้เข้ามามีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งในองค์กร ทั้งในด้านการจัดเก็บข้อมูลการสื่อสารของผู้นำองค์กร เพื่อนำไปรวบรวมเพื่อนำไปเผยแพร่ หรือใช้งานด้านอื่น ๆ ส่วนของงานหอจดหมายเหตุ มาหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ได้ดำเนินการจัดเก็บ เสียงจากเหตุการณ์หรือกิจกรรมต่าง ๆ ที่มหาวิทยาลัยจัดขึ้น และมีการกล่าวสุนทรพจน์ การให้โอวาท หรือการสื่อสารอย่างเป็นทางการของผู้บริหาร เพื่อเผยแพร่และจัดเก็บในงานหอจดหมายเหตุ เพื่อใช้เป็นฐานข้อมูลสำหรับอ้างอิงเหตุการณ์สำคัญในยุคของผู้บริหารในยุคต่าง ๆ  ด้านการสร้างความเปลี่ยนแปลง การบริหารองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งการจัดเก็บข้อมูลเสียงเหล่านี้ให้มีอยู่ในฐานข้อมูลที่ปลอดภัยและพร้อมใช้งาน จึงได้นำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในการเปลี่ยนผ่านการเก็บข้อมูลในอุปกรณ์จัดเก็บส่วนบุคคล ไปสู่การบริหารจัดการบนระบบคลาวด์ (Cloud System) ซึ่งมีความยืดหยุ่นและรองรับข้อมูลขนาดใหญ่ได้ดียิ่งขึ้น
         การจัดทำ "คู่มือมาตรฐานการปฏิบัติงาน เรื่อง กระบวนการรวบรวม ตรวจสอบ และจัดระบบไฟล์เสียง Speech Recording บน Cloud System" ขึ้น จัดทำเพื่อเป็นกรอบแนวทางและเกณฑ์มาตรฐานให้เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานสามารถดำเนินการตั้งแต่ขั้นตอนการประสานงานติดต่อขอรับไฟล์เสียงของผู้นำองค์กรจากผู้บันทึกเสียง การตรวจสอบคุณภาพ การถอดบทความ การเรียบเรียงบทความ พร้อมประโยคสำคัญในบทความ (Quote) การจัดหมวดหมู่ ตลอดจนการบริหารจัดการสิทธิ์บนระบบคลาวด์ได้อย่างถูกต้อง แม่นยำ และเป็นไปในทิศทางเดียวกัน

        การตรวจสอบความคล้ายคลึง (Similarity) ของผลงานทางวิชาการก่อนการเผยแพร่ เป็นกระบวนการสำคัญในการส่งเสริมจริยธรรมทางวิชาการ ป้องกันการคัดลอกผลงาน (Plagiarism) และรักษามาตรฐานคุณภาพของผลงานวิชาการ โดยปัจจุบันสถาบันการศึกษาทั่วโลกนิยมใช้โปรแกรม Turnitin เป็นเครื่องมือในการตรวจสอบความคล้ายคลึงของผลงาน เนื่องจากมีฐานข้อมูลที่ครอบคลุมและมีประสิทธิภาพในการตรวจสอบเอกสารทางวิชาการ

        ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ให้บริการโปรแกรมTurnitin เพื่อตรวจสอบความคล้ายคลึง (Similarity) ของผลงานทางวิชาการ และป้องกันการคัดลอกผลงาน (Plagiarism) สำหรับนักศึกษาและบุคลากรของมหาวิทยาลัย เพื่อสนับสนุนการเรียนการสอน การวิจัย และการจัดทำผลงานทางวิชาการให้เป็นไปตามหลักจริยธรรมทางวิชาการ โดยผู้ใช้งานจำเป็นต้องมีบัญชีผู้ใช้งาน (User Account) ก่อนจึงจะสามารถเข้าใช้งานระบบได้ ดังนั้น การสร้างบัญชีผู้ใช้งานจึงเป็นขั้นตอนสำคัญที่ต้องดำเนินการอย่างถูกต้องและเป็นไปตามสิทธิ์การใช้งานที่กำหนด

        เพื่อให้การสร้างบัญชีผู้ใช้งาน Turnitin สำหรับนักศึกษาและบุคลากรมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์เป็นไปในแนวทางเดียวกัน จึงได้จัดทำคู่มือขั้นตอนการปฏิบัติงาน (SOP) ฉบับนี้ขึ้น เพื่อกำหนดขั้นตอน วิธีการ และแนวปฏิบัติในการสร้างบัญชีผู้ใช้งานให้มีมาตรฐาน ลดความผิดพลาดในการปฏิบัติงาน และสามารถใช้เป็นแนวทางสำหรับผู้ปฏิบัติงานและผู้ปฏิบัติงานทดแทนได้อย่างมีประสิทธิภาพ

        อธิบายขั้นตอนและวิธีการลงรายการทรัพยากรสารสนเทศจดหมายเหตุด้วยเว็บไซต์ WU Timeline ซึ่งเป็นเว็บไซต์ที่นำเสนอสารสนเทศจดหมายเหตุ (Archive) ในรูปแบบไทม์ไลน์เว็บแอปพลิเคชั่น (Timeline Web Application) บนพื้นฐานของการใช้โซเชียลมีเดีย (Social Media) เนื้อหาในเว็บไซต์นำเสนอเกี่ยวกับประวัติความเป็นมา พัฒนาการ การดำเนินงาน เหตุการณ์ และกิจกรรมของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบัน ในรูปแบบลำดับเหตุการณ์ตามเวลาที่เกิดขึ้น (Chronological order) และจัดเรียงเนื้อหาเป็นหมวดหมู่ (Category) การนำเสนอทรัพยากรสารสนเทศจดหมายเหตุด้วยเว็บไซต์ WU Timeline จะทำให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงและเข้าใจเรื่องราว เหตุการณ์ต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัยได้อย่างสะดวกรวดเร็ว และยังสามารถตอบสนองและมีส่วนร่วมในการแบ่งปันหรือส่งต่อความทรงจำกับมหาวิทยาลัยได้อีกด้วย  

             งานจดหมายเหตุและคลังสารสนเทศอิเล็กทรอนิกส์ ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ได้นำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในการพัฒนาและปรับปรุงกระบวนงานการจัดการเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย เพื่อประโยชน์ในการสงวนรักษา จัดเก็บ เผยแพร่และให้บริการผู้ใช้ กระบวนงานที่งานจดหมายเหตุฯ ได้นำมาใช้ได้แก่ การอนุรักษ์ สงวนรักษาและจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุ ด้วยวิธีการแปลงเอกสารจดหมายเหตุที่เป็นกระดาษให้เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ โดยการสแกนเอกสารให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล เพื่อเป็นการสงวนรักษาเอกสารจดหมายเหตุต้นฉบับไม่ให้เกิดการชำรุดเสียหายในระหว่างหยิบจับเอกสารต้นฉบับ และเพื่อให้บริการแก่ผู้ใช้ได้อย่างสะดวกและง่ายต่อการใช้งาน รวมถึงการแบ่งปันหรือใช้ข้อมูลร่วมกันได้

             งานจดหมายเหตุและคลังสารสนเทศอิเล็กทรอนิกส์ ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ได้นำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในการพัฒนาและปรับปรุงกระบวนงานการจัดการเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย เพื่อประโยชน์ในการสงวนรักษา จัดเก็บ เผยแพร่และให้บริการผู้ใช้ กระบวนงานที่งานจดหมายเหตุฯ ได้นำมาใช้ได้แก่ การอนุรักษ์ สงวนรักษาและจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุ ด้วยวิธีการแปลงเอกสารจดหมายเหตุที่เป็นกระดาษให้เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ โดยการสแกนเอกสารให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล เพื่อเป็นการสงวนรักษาเอกสารจดหมายเหตุต้นฉบับไม่ให้เกิดการชำรุดเสียหายในระหว่างหยิบจับเอกสารต้นฉบับ และเพื่อให้บริการแก่ผู้ใช้ได้อย่างสะดวกและง่ายต่อการใช้งาน รวมถึงการแบ่งปันหรือใช้ข้อมูลร่วมกันได้