การเตรียมทรัพยากรสารสนเทศของสำนักวิชาด้านวิทยาศาสตร์สุขภาพ
เพื่อรองรับการประเมินหลักสูตรการเรียนการสอนโดยสมาคมวิชาชีพ
ขั้นตอนที่ 1: รับเรื่องจากสำนักวิชา
รายละเอียดการปฏิบัติงานดังนี้
1.1 สำนักวิชาจัดทำบันทึกข้อความ สำนักวิชาด้านวิทยาศาสตร์สุขภาพจัดทำบันทึกข้อความอย่างเป็นทางการ เพื่อแจ้งความประสงค์ขอความร่วมมือจากศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ในการเตรียมทรัพยากรสารสนเทศสำหรับรองรับการตรวจประเมินหลักสูตรจากสมาคมวิชาชีพ โดยบันทึกควรระบุรายละเอียดเบื้องต้น เช่น
• ชื่อหลักสูตร/สาขาวิชาที่จะเข้ารับการประเมิน
• ชื่อสมาคมวิชาชีพที่เป็นผู้ประเมิน
• กำหนดการตรวจประเมิน (หากทราบในเบื้องต้น)
• ชื่ออาจารย์ผู้ประสานงานหรือผู้รับผิดชอบหลักสูตร
1.2 ส่งบันทึกข้อความมายังศูนย์บรรณสารฯ สำนักวิชาส่งบันทึกข้อความผ่านระบบสารบรรณของหน่วยงาน มายังศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา
1.3 เจ้าหน้าที่ธุรการลงรับหนังสือ เจ้าหน้าที่ธุรการ/สารบรรณของศูนย์บรรณสารฯ ดำเนินการ
• ลงทะเบียนรับหนังสือในทะเบียนรับ-ส่งหนังสือ
• บันทึกเลขที่รับและวันที่รับอย่างถูกต้อง
• ตรวจสอบความครบถ้วนของเอกสารแนบ (หากมี)
1.4 นำเสนอต่อผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารฯ เจ้าหน้าที่ธุรการนำเสนอบันทึกข้อความที่ลงรับแล้วต่อผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารฯ เพื่อพิจารณาสั่งการในลำดับถัดไป
ผู้รับผิดชอบ: สำนักวิชาด้านวิทยาศาสตร์สุขภาพ (ผู้ส่งเรื่อง), เจ้าหน้าที่ธุรการศูนย์บรรณสารฯ (ผู้รับเรื่อง)
เอกสารที่เกี่ยวข้อง: บันทึกข้อความขอความร่วมมือ, ทะเบียนรับ-ส่งหนังสือ
ข้อควรระวัง: หากบันทึกข้อความไม่ระบุกำหนดการหรือรายละเอียดหลักสูตรที่ชัดเจน เจ้าหน้าที่ธุรการควรประสานงานกลับไปยังสำนักวิชาเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติมทันที เพื่อไม่ให้เกิดความล่าช้าในขั้นตอนถัดไป
ขั้นตอนที่ 2: ผอ. มอบหมายผู้รับผิดชอบ
มีรายละเอียดดังนี้
2.1 รับและพิจารณาบันทึกข้อความ ผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา รับบันทึกข้อความที่เจ้าหน้าที่ธุรการนำเสนอ (ต่อเนื่องจากขั้นตอนที่ 1) แล้วพิจารณาเนื้อหาโดยรวม ได้แก่
• ขอบเขตของคำร้องขอจากสำนักวิชา
• ความเร่งด่วน (เทียบกับกำหนดการตรวจประเมิน หากมีการระบุไว้)
• ฝ่ายที่เหมาะสมที่จะรับผิดชอบ
2.2 สั่งการมอบหมายหน่วยงานผู้รับผิดชอบ ผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา พิจารณาแล้วเห็นว่างานนี้แต่ละฝ่ายควรรับผิดชอบในส่วนใด จึงเขียนข้อความสั่งการ/ลงนามมอบหมายลงในบันทึกข้อความฉบับเดิม เพื่อให้มีหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษรชัดเจน
2.3 แจ้งคำสั่งให้หัวหน้าฝ่ายทราบ ผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา แจ้งคำสั่งมอบหมายให้หัวหน้าฝ่ายทราบ โดยอาจดำเนินการผ่านช่องทาง
• ส่งบันทึกข้อความที่ลงนามแล้วผ่านระบบสารบรรณภายใน
2.4 กำหนดกรอบเวลาดำเนินงานเบื้องต้น ผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา อาจระบุกรอบเวลาที่คาดหวังไว้ในบันทึก เช่น "ให้ดำเนินการให้แล้วเสร็จก่อนวันตรวจประเมิน" เพื่อให้หัวหน้าฝ่ายใช้วางแผนงานต่อไป
ผู้รับผิดชอบ: ผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา
เอกสารที่เกี่ยวข้อง: บันทึกข้อความที่ลงนามสั่งการ/มอบหมายงาน
ข้อควรระวัง: ควรระบุชื่อฝ่ายชัดเจนในคำสั่ง เพื่อป้องกันความสับสนว่าใครรับผิดชอบในส่วนใด และควรเก็บสำเนาบันทึกที่ลงนามไว้เป็นหลักฐานอ้างอิงในกรณีตรวจสอบย้อนหลัง
ขั้นตอนที่ 3: หัวหน้าฝ่ายมอบหมายผู้ปฏิบัติงาน
รายละเอียดดังนี้
3.1 รับทราบคำสั่งจากผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา หัวหน้าฝ่ายรับทราบบันทึกข้อความที่ผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาสั่งการมอบหมาย (ต่อเนื่องจากขั้นตอนที่ 2) และศึกษารายละเอียดคำร้องขอจากสำนักวิชาให้เข้าใจภาพรวมของงาน
3.2 พิจารณาความเหมาะสมของบุคลากร หัวหน้าฝ่ายพิจารณาคัดเลือกบุคลากรที่เหมาะสมในการรับผิดชอบงานนี้ โดยพิจารณาจากปัจจัย เช่น
• ความชำนาญด้านทรัพยากรสารสนเทศทางด้านวิทยาศาสตร์สุขภาพ
• ภาระงานปัจจุบันของบุคลากรแต่ละคน
• ประสบการณ์ในการประสานงานกับอาจารย์และการจัดเตรียมข้อมูลลักษณะนี้มาก่อน
3.3 มอบหมายผู้รับผิดชอบหลัก หัวหน้าฝ่ายมอบหมายให้ บรรณารักษ์งานจัดระบบทรัพยากรสารสนเทศ เป็นผู้รับผิดชอบหลักในการดำเนินงานทั้งกระบวนการ ตั้งแต่การประสานงานกับอาจารย์ไปจนถึงการจัดเตรียมทรัพยากร
3.4 แจ้งกำหนดการและมอบหมายเป็นลายลักษณ์อักษร หัวหน้าฝ่ายแจ้งกำหนดการ/วันนัดหมายตรวจประเมินเบื้องต้นให้ผู้รับผิดชอบทราบ
ผู้รับผิดชอบ: หัวหน้าฝ่ายพัฒนาทรัพยากรสารสนเทศ
เอกสารที่เกี่ยวข้อง: บันทึกมอบหมายงานภายในฝ่าย
ข้อควรระวัง: ควรมอบหมายงานให้ชัดเจนทั้งขอบเขตงานและกรอบเวลา เพื่อให้ผู้รับผิดชอบสามารถวางแผนการประสานงานกับอาจารย์และจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างเหมาะสม หากมีงานเร่งด่วนอื่นที่ทับซ้อนกัน ควรแจ้งให้ผู้รับผิดชอบทราบล่วงหน้าเพื่อจัดสรรเวลาให้เพียงพอ
ขั้นตอนที่ 4: ประสานงานกับอาจารย์ผู้รับผิดชอบ
ขั้นตอนนี้เป็นจุดเชื่อมต่อสำคัญระหว่างบรรณารักษ์ผู้รับผิดชอบกับฝั่งอาจารย์ผู้รับผิดชอบ เพื่อให้ทราบความต้องการที่แท้จริงก่อนเริ่มเตรียมทรัพยากร มีรายละเอียดดังนี้
4.1 ติดต่อประสานงานกับอาจารย์ผู้รับผิดชอบหลักสูตร บรรณารักษ์งานจัดระบบทรัพยากรสารสนเทศ (ผู้รับผิดชอบหลักตามที่ได้รับมอบหมายในขั้นตอนที่ 3) ติดต่ออาจารย์ผู้รับผิดชอบหลักสูตร/รายวิชาที่จะเข้ารับการประเมิน ผ่านช่องทางที่เหมาะสม เช่น
• โทรศัพท์ เพื่อความรวดเร็วในการนัดหมายเบื้องต้น
• อีเมล เพื่อให้มีหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษร
• โซเชียลมีเดีย เพื่อความรวดเร็วในการประสานงาน
• นัดหมายพบโดยตรง กรณีต้องการรายละเอียดเพิ่มเติม และสำรวจทรัพยากรที่มี
4.2 สอบถามข้อมูลเบื้องต้นที่จำเป็น บรรณารักษ์รวบรวมข้อมูลสำคัญจากอาจารย์ เช่น
• ชื่อหลักสูตรและรายวิชาที่จะเข้ารับการตรวจประเมิน
• ชื่อสมาคมวิชาชีพที่เป็นผู้ประเมิน
• วันและเวลาที่จะเข้าตรวจประเมิน
• เกณฑ์หรือรายการทรัพยากรที่คาดว่าคณะกรรมการจะตรวจสอบ (เช่น ตำราหลักที่ต้องมีตามเกณฑ์สภาวิชาชีพ)
4.3 นัดหมายวันรับรายละเอียดเพิ่มเติม หากอาจารย์มีความต้องการเฉพาะเจาะจง (เช่น รายชื่อตำราตาม มคอ.3 หรือรายวิชาที่เพิ่งเปิดใหม่) บรรณารักษ์นัดหมายวันและช่องทางเพื่อรับเอกสาร/รายละเอียดเพิ่มเติมจากอาจารย์ก่อนเข้าสู่ขั้นตอนการเตรียมข้อมูล (เชื่อมต่อกับขั้นตอนที่ 5)
4.4 สรุปและบันทึกผลการประสานงาน บรรณารักษ์สรุปประเด็นที่ได้จากการพูดคุย/ประสานงาน แล้วบันทึกไว้เป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงในการดำเนินงานขั้นตอนถัดไป และป้องกันความคลาดเคลื่อนของข้อมูล
ผู้รับผิดชอบ: บรรณารักษ์งานจัดระบบทรัพยากรสารสนเทศ, อาจารย์ผู้รับผิดชอบหลักสูตร
เอกสารที่เกี่ยวข้อง: บันทึก/สรุปผลการประสานงาน (โทรศัพท์ อีเมล โซเชียลมีเดีย)
ข้อควรระวัง: ควรยืนยันข้อมูลสำคัญ เช่น วันเวลาตรวจประเมิน กับอาจารย์อีกครั้งก่อนดำเนินการขั้นถัดไป เนื่องจากกำหนดการตรวจประเมินจากสมาคมวิชาชีพอาจมีการเปลี่ยนแปลงได้ และควรเก็บบันทึกการสื่อสารทุกครั้งไว้เป็นหลักฐาน เผื่อกรณีต้องตรวจสอบย้อนหลังหรือมีข้อโต้แย้งเรื่องความต้องการที่แจ้งไว้
ขั้นตอนที่ 5: เตรียมข้อมูลตามคำร้องขอของอาจารย์
รายละเอียดดังนี้
5.1 รวบรวมความต้องการและรายการที่อาจารย์ร้องขอ บรรณารักษ์งานจัดระบบทรัพยากรสารสนเทศ นำข้อมูลที่ได้จากการประสานงานกับอาจารย์มาจัดระเบียบเป็นรายการที่ชัดเจน เช่น
• รายชื่อตำรา/หนังสือที่อาจารย์ระบุเฉพาะเจาะจง
• รายวิชาหรือสาขาวิชาที่เกี่ยวข้องกับหลักสูตรที่จะรับการประเมิน
• ประเภททรัพยากรที่อาจารย์เน้นย้ำ (เช่น ต้องการเน้นฐานข้อมูลต่างประเทศเป็นพิเศษ)
5.2 สืบค้นข้อมูลจากระบบห้องสมุดอัตโนมัติ บรรณารักษ์ใช้ระบบห้องสมุดอัตโนมัติ (WALAI AutoLib) สืบค้นข้อมูลตามรายการที่รวบรวมไว้ เพื่อตรวจสอบว่า
• ทรัพยากรที่อาจารย์ร้องขอมีอยู่ในห้องสมุดหรือไม่
• มีจำนวนเล่ม/สำเนาเท่าใด
• จัดเก็บอยู่ที่ใด (ชั้นวาง สาขา หรือรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์)
5.3 สืบค้นข้อมูลจากเว็บไซต์ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา บรรณารักษ์สืบค้นทรัพยากรทั้งฐานข้อมูลออนไลน์ หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ วารสารทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ เพื่อตรวจสอบทรัพยากร จำนวน และ URL ที่สามารถเข้าถึงได้
5.4 จัดทำรายการเบื้องต้น บรรณารักษ์รวบรวมผลการสืบค้นมาจัดทำเป็นรายการข้อมูลเบื้องต้น ในรูปแบบที่ง่ายต่อการตรวจสอบและใช้งานต่อในขั้นตอนถัดไป เช่น ตารางสรุปรายชื่อทรัพยากรพร้อมสถานะ
5.5 ตรวจทานความถูกต้องของข้อมูล ก่อนดำเนินการขั้นถัดไป บรรณารักษ์ตรวจทานความถูกต้องของรายการเบื้องต้นอีกครั้ง เช่น ชื่อเรื่อง ผู้แต่ง ปีพิมพ์ ให้ตรงกับที่มีอยู่จริงในระบบ เพื่อป้องกันความผิดพลาดก่อนนำไปใช้จัดทำบัญชีรายการฉบับสมบูรณ์ (เชื่อมต่อกับขั้นตอนที่ 6)
ผู้รับผิดชอบ: บรรณารักษ์งานจัดระบบทรัพยากรสารสนเทศ
เอกสารที่เกี่ยวข้อง: รายการข้อมูลเบื้องต้นตามที่อาจารย์ร้องขอ
ข้อควรระวัง: หากสืบค้นแล้วพบว่าทรัพยากรบางรายการที่อาจารย์ระบุไม่มีอยู่ในระบบ หรือมีจำนวนไม่เพียงพอ ควรบันทึกประเด็นนี้ไว้ล่วงหน้า เพื่อนำไปพิจารณาร่วมกับการตรวจสอบความทันสมัยของทรัพยากรในขั้นตอนที่ 7 ต่อไป จะช่วยให้การแจ้งจัดหาเพิ่มเติมทำได้ครบถ้วนในคราวเดียว
ขั้นตอนที่ 6: จัดทำบัญชีรายการทรัพยากรสารสนเทศ
รายละเอียดดังนี้
6.1 จัดทำบัญชีรายการทรัพยากรสารสนเทศทั้งหมด บรรณารักษ์งานจัดระบบทรัพยากรสารสนเทศรวบรวมรายการทรัพยากรทั้งหมดของสำนักวิชาด้านวิทยาศาสตร์สุขภาพ โดยแยกตามประเภทให้ครบถ้วน ได้แก่
• หนังสือภาษาไทย
• หนังสือภาษาต่างประเทศ
• วารสารภาษาไทย
• วารสารภาษาต่างประเทศ
• ฐานข้อมูลออนไลน์ (Online Database)
• หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ (e-Book)
• ตำราหลัก (Required/Core Textbook) ของแต่ละรายวิชา
• ตำราประกอบ (Supplementary Textbook) ของแต่ละรายวิชา
6.2 จำแนกทรัพยากรตามรายหลักสูตร/รายวิชา บรรณารักษ์จัดกลุ่มทรัพยากรสนับสนุนให้ตรงกับรายหลักสูตร/รายวิชาที่จะรับการประเมิน โดยอ้างอิงจากเอกสารสำคัญ เช่น
• มคอ.3 (รายละเอียดของรายวิชา) หรือ มคอ.2 (รายละเอียดของหลักสูตร)
• รายละเอียดหลักสูตรจากฝ่ายมาตรฐานและพัฒนาหลักสูตร URL:https://cte.wu.ac.th/newcur/
• เอกสารประกอบหลักสูตรอื่น ๆ ที่อาจารย์จัดส่งให้ในขั้นตอนที่ 4-5
6.3 ตรวจสอบความครบถ้วนของข้อมูล บรรณารักษ์ตรวจสอบรายละเอียดของแต่ละรายการให้ครบถ้วน เช่น
• จำนวนเล่ม/สำเนาที่มีอยู่จริง
• ปีที่พิมพ์/ฉบับพิมพ์
• สถานที่จัดเก็บ (ชั้นวาง สาขา หรือรูปแบบออนไลน์)
6.4 ประสานงานกับฝ่ายที่เกี่ยวข้องเพื่อยืนยันความถูกต้อง บรรณารักษ์ประสานงานกับหน่วยงานภายในที่เกี่ยวข้อง เพื่อยืนยันความถูกต้องของรายการ โดยเฉพาะทรัพยากรประเภทฐานข้อมูลและวารสารซึ่งอาจมีการต่ออายุ/ยกเลิกสิทธิ์การเข้าถึงเป็นระยะ
ผู้รับผิดชอบ: บรรณารักษ์งานจัดระบบทรัพยากรสารสนเทศ ร่วมกับฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
เอกสารที่เกี่ยวข้อง: บัญชีรายการทรัพยากรสารสนเทศ แยกตามประเภท/รายวิชา
ข้อควรระวัง: ควรจัดทำบัญชีในรูปแบบที่เป็นมาตรฐานเดียวกันทุกรายวิชา (เช่น รูปแบบตารางเดียวกัน) เพื่อให้ง่ายในการตรวจสอบ และควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีรายการซ้ำซ้อนหรือรายการที่ตกหล่น ก่อนส่งต่อไปยังขั้นตอนการตรวจสอบความทันสมัย (ขั้นตอนที่ 7)
ขั้นตอนที่ 7: ตรวจสอบความทันสมัยของทรัพยากร
รายละเอียดดังนี้
7.1 ตรวจสอบปีพิมพ์/ฉบับพิมพ์ของทรัพยากรที่มีอยู่ บรรณารักษ์งานจัดระบบทรัพยากรสารสนเทศนำบัญชีรายการที่จัดทำไว้ (จากขั้นตอนที่ 6) มาตรวจสอบความทันสมัยของแต่ละรายการ โดยพิจารณา
• ปีพิมพ์/ฉบับพิมพ์ล่าสุดที่มีอยู่ในห้องสมุด เทียบกับฉบับพิมพ์ล่าสุดที่มีวางจำหน่ายจริง
• เทียบกับเกณฑ์มาตรฐานที่สมาคมวิชาชีพกำหนด (เช่น ตำราหลักไม่ควรมีอายุเกินกว่าที่เกณฑ์ระบุ)
• ความเพียงพอของจำนวนเล่มเทียบกับจำนวนนักศึกษาในรายวิชา
7.2 รวบรวมรายการที่ล้าสมัยหรือไม่เพียงพอ บรรณารักษ์รวบรวมรายชื่อทรัพยากรที่เข้าข่าย "ล้าสมัย" หรือ "ไม่เพียงพอ" แยกออกมาเป็นรายการเฉพาะ เพื่อใช้ในการแจ้งอาจารย์ต่อไป
เส้นทางการตัดสินใจ:
กรณี "ทันสมัย" — หากตรวจสอบแล้วทรัพยากรของรายวิชานั้นครบถ้วนและทันสมัยตามเกณฑ์ ให้ดำเนินการต่อไปยังขั้นตอนที่ 8 ได้ทันที โดยไม่ต้องดำเนินการเพิ่มเติม
กรณี "ล้าสมัย" — หากพบว่ามีทรัพยากรล้าสมัยหรือไม่เพียงพอ ให้ดำเนินการดังนี้ก่อนวกกลับเข้าสู่ขั้นตอนที่ 8
• 7.3 จัดทำบันทึกหรือรายงานสรุปรายการทรัพยากรที่ล้าสมัย แจ้งให้อาจารย์ผู้รับผิดชอบหลักสูตรทราบ เพื่อพิจารณาจัดหาทรัพยากรเพิ่มเติมหรือจัดซื้อฉบับปรับปรุงใหม่
• 7.4 ประสานงานกับฝ่ายจัดหาทรัพยากรสารสนเทศ กรณีที่ต้องดำเนินการจัดซื้อเร่งด่วนก่อนถึงวันตรวจประเมิน
ผู้รับผิดชอบ: บรรณารักษ์งานจัดระบบทรัพยากรสารสนเทศ, อาจารย์ผู้รับผิดชอบหลักสูตร, ฝ่ายจัดหาทรัพยากรสารสนเทศ
เอกสารที่เกี่ยวข้อง: บันทึกแจ้งรายการทรัพยากรที่ล้าสมัย, คำร้องขอจัดซื้อทรัพยากรเพิ่มเติม
ข้อควรระวัง: ควรกำหนดเกณฑ์ "ความทันสมัย" ให้ชัดเจนและเป็นมาตรฐานเดียวกันในทุกรายวิชา (เช่น อ้างอิงจากเกณฑ์ของสมาคมวิชาชีพโดยตรง) เพื่อไม่ให้การพิจารณาขึ้นอยู่กับดุลยพินิจส่วนบุคคล และควรดำเนินการแจ้งจัดหาเพิ่มเติมแต่เนิ่น ๆ เนื่องจากกระบวนการจัดซื้อทรัพยากรมักใช้เวลานาน หากปล่อยไว้ใกล้วันตรวจประเมินอาจดำเนินการไม่ทัน
ขั้นตอนที่ 8: เตรียมสถานที่จัดแสดงทรัพยากร
รายละเอียดดังนี้
8.1 กำหนดวัน เวลา และสถานที่จัดแสดง บรรณารักษ์งานจัดระบบทรัพยากรสารสนเทศ ประสานงานกับเจ้าหน้าที่ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา เพื่อกำหนด
• วันและเวลาที่จะจัดเตรียมสถานที่ ให้สอดคล้องกับกำหนดการตรวจประเมินของสมาคมวิชาชีพ
• พื้นที่ที่เหมาะสมภายในศูนย์บรรณสารฯ (เช่น ห้องประชุม พื้นที่จัดแสดงเฉพาะ หรือบริเวณใกล้เคาน์เตอร์บริการ)
8.2 จัดเตรียมพื้นที่และอุปกรณ์ เจ้าหน้าที่จัดเตรียมสิ่งอำนวยความสะดวกสำหรับจัดแสดงทรัพยากร ได้แก่
• โต๊ะและชั้นวางที่เพียงพอต่อจำนวนทรัพยากร
• ป้ายชื่อหลักสูตร/รายวิชา เพื่อแบ่งหมวดหมู่ให้ชัดเจน
• พื้นที่สำหรับคอมพิวเตอร์/อุปกรณ์แสดงฐานข้อมูลออนไลน์และ e-Book (หากต้องสาธิตการเข้าถึง)
8.3 จัดวางทรัพยากรตามหมวดหมู่ นำทรัพยากรที่รวบรวมได้ตามบัญชีรายการ (จากขั้นตอนที่ 6) และที่จัดหาเพิ่มเติมแล้ว (หากมี จากขั้นตอนที่ 7) มาจัดวางอย่างเป็นระเบียบ โดย
• แยกตามประเภท (หนังสือ วารสาร ฐานข้อมูล e-Book ตำราหลัก/ประกอบ)
• แยกตามรายวิชา/หลักสูตร ให้ตรงกับที่จะรับการประเมิน
• จัดทำป้ายหรือบัญชีรายการประกอบวางคู่กับทรัพยากร เพื่อให้คณะกรรมการตรวจสอบได้สะดวก
8.4 ตรวจสอบความเรียบร้อยล่วงหน้า บรรณารักษ์ร่วมกับเจ้าหน้าที่ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ตรวจสอบความเรียบร้อยของสถานที่และทรัพยากรทั้งหมดอีกครั้งอย่างน้อย 1 วัน ก่อนถึงวันตรวจประเมินจริง เพื่อให้มีเวลาแก้ไขหากพบข้อบกพร่อง
ผู้รับผิดชอบ: บรรณารักษ์งานจัดระบบทรัพยากรสารสนเทศ, เจ้าหน้าที่ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา
เอกสารที่เกี่ยวข้อง: สถานที่และชุดทรัพยากรพร้อมจัดแสดง
ข้อควรระวัง: ควรถ่ายภาพหรือบันทึกผังการจัดวางไว้เป็นหลักฐาน เผื่อกรณีต้องจัดวางซ้ำในการประเมินครั้งถัดไป และควรเตรียมแผนสำรอง (เช่น กรณีอุปกรณ์แสดงฐานข้อมูลออนไลน์ขัดข้อง) เพื่อไม่ให้กระทบต่อการนำเสนอในวันจริง
ขั้นตอนที่ 9: ต้อนรับคณะกรรมการประเมิน
รายละเอียดดังนี้
9.1 จัดเตรียมผู้รับผิดชอบให้พร้อมต้อนรับ บรรณารักษ์งานจัดระบบทรัพยากรสารสนเทศ ร่วมกับหัวหน้าฝ่ายพัฒนาทรัพยากรสารสนเทศ และฝ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง จัดเตรียมความพร้อม ได้แก่
• อยู่ประจำ ณ จุดจัดแสดงทรัพยากรตามวันและเวลาที่คณะกรรมการนัดหมาย
• ทบทวนข้อมูลภาพรวมของทรัพยากรทั้งหมดอีกครั้งก่อนคณะกรรมการมาถึง
• เตรียมเอกสาร/บัญชีรายการทรัพยากรไว้พร้อมสำหรับอ้างอิง
9.2 นำเสนอและชี้แจงข้อมูล เมื่อคณะกรรมการประเมินจากสมาคมวิชาชีพมาถึง ผู้รับผิดชอบดำเนินการ
• นำเสนอภาพรวมทรัพยากรสารสนเทศที่จัดเตรียมไว้ ทั้งหนังสือ วารสาร ฐานข้อมูล e-Book ตำราหลักและตำราประกอบ
• ชี้แจงความเชื่อมโยงระหว่างทรัพยากรกับรายวิชา/หลักสูตรที่รับการประเมิน
• สาธิตการเข้าถึงฐานข้อมูลออนไลน์หรือ e-Book หากคณะกรรมการต้องการเห็นการใช้งานจริง
9.3 ตอบข้อซักถามของคณะกรรมการ ผู้รับผิดชอบตอบคำถามที่คณะกรรมการสอบถาม เช่น จำนวนเล่ม ความทันสมัย ช่องทางการเข้าถึง หรือแผนการจัดหาทรัพยากรเพิ่มเติมในอนาคต โดยหัวหน้าฝ่ายหรือผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา อาจร่วมตอบคำถามในประเด็นเชิงนโยบายตามความเหมาะสม
9.4 บันทึกข้อคิดเห็นและข้อเสนอแนะ ผู้รับผิดชอบบันทึกประเด็นสำคัญที่คณะกรรมการให้ข้อคิดเห็นหรือข้อเสนอแนะไว้อย่างละเอียด เพื่อนำไปใช้ปรับปรุงกระบวนการเตรียมทรัพยากรในครั้งต่อไป
ผู้รับผิดชอบ: บรรณารักษ์งานจัดระบบทรัพยากรสารสนเทศ, หัวหน้าฝ่ายพัฒนาทรัพยากรสารสนเทศ, ผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา และหัวหน้าฝ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องและได้รับมอบหมาย
เอกสารที่เกี่ยวข้อง: บันทึกข้อคิดเห็น/ข้อเสนอแนะของคณะกรรมการประเมิน
ข้อควรระวัง: ควรมีผู้บันทึกข้อคิดเห็นแยกจากผู้นำเสนอ เพื่อให้สามารถจดบันทึกได้ครบถ้วนโดยไม่รบกวนการนำเสนอ และควรสรุปประเด็นให้คณะกรรมการยืนยันความถูกต้องก่อนจบการต้อนรับ เพื่อป้องกันความคลาดเคลื่อนในการตีความข้อเสนอแนะ
ขั้นตอนที่ 10: สรุปผลและจบกระบวนการ
รายละเอียดดังนี้
10.1 จัดเก็บทรัพยากรกลับเข้าที่ หลังเสร็จสิ้นการตรวจประเมิน (ต่อเนื่องจากขั้นตอนที่ 9) บรรณารักษ์งานจัดระบบทรัพยากรสารสนเทศ ร่วมกับเจ้าหน้าที่ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ดำเนินการ
• จัดเก็บทรัพยากรทั้งหมดที่นำมาจัดแสดงกลับเข้าที่ตามระบบปกติของห้องสมุด
• ตรวจสอบความครบถ้วนของทรัพยากรก่อนจัดเก็บ ว่าไม่มีรายการสูญหายหรือตกหล่นระหว่างการจัดแสดง
10.2 สรุปผลการดำเนินงาน บรรณารักษ์รวบรวมและสรุปประเด็นสำคัญตลอดกระบวนการ ได้แก่
• ผลการดำเนินงานโดยรวม (ราบรื่น/มีอุปสรรค)
• ปัญหาหรืออุปสรรคที่พบระหว่างดำเนินการในแต่ละขั้นตอน (เช่น ความล่าช้าในการจัดหาทรัพยากรเพิ่มเติมตามขั้นตอนที่ 7)
• ข้อคิดเห็น/ข้อเสนอแนะที่ได้รับจากคณะกรรมการประเมิน (ที่บันทึกไว้ในขั้นตอนที่ 9)
10.3 จัดทำรายงานสรุปเสนอผู้อำนวยการ บรรณารักษ์ร่วมกับหัวหน้าฝ่ายพัฒนาทรัพยากรสารสนเทศ รายงานสรุปผลการดำเนินงานเสนอต่อผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา เพื่อ
• รับทราบผลการดำเนินงานในภาพรวม
• ใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงประกอบการวางแผนหรือปรับปรุงกระบวนการเตรียมทรัพยากรในการประเมินหลักสูตรครั้งถัดไป
10.4 สิ้นสุดกระบวนการ เมื่อรายงานสรุปได้รับการนำเสนอเรียบร้อยแล้ว ถือว่ากระบวนการเตรียมทรัพยากรสารสนเทศเพื่อรองรับการประเมินหลักสูตรในครั้งนี้เสร็จสิ้นสมบูรณ์
ผู้รับผิดชอบ: บรรณารักษ์งานจัดระบบทรัพยากรสารสนเทศ, หัวหน้าฝ่ายพัฒนาทรัพยากรสารสนเทศ
เอกสารที่เกี่ยวข้อง: -