Work Manual

งานพัฒนาระบบและเทคโนโลยีการศึกษา สังกัดฝ่ายสนับสนุนการเรียนการสอนและสื่อการศึกษา ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ได้นำโปรแกรมจัดการเนื้อหาเว็บไซต์ (Content Management System) อย่าง Drupal มาใช้เป็นแพลตฟอร์มหลักในการพัฒนาระบบคู่มือการปฏิบัติงานของพนักงาน หรือที่เรียกว่า CLM Manual เพื่อรวบรวม จัดเก็บ และเผยแพร่ขั้นตอนการปฏิบัติงานของแต่ละฝ่ายงาน ให้บุคลากรสามารถสืบค้นและนำไปใช้อ้างอิงในการปฏิบัติงานได้อย่างเป็นระบบและต่อเนื่อง

คู่มือฉบับนี้จัดทำขึ้นเพื่อนำเสนอแนวทางการติดตั้งโปรแกรม Drupal บนชุดจำลองเซิร์ฟเวอร์ XAMPP พร้อมทั้งอธิบายขั้นตอนการเปิดใช้งานและการปรับแต่งค่าโมดูลต่าง ๆ ที่จำเป็นต่อการทำงานของระบบ CLM Manual โดยมีเป้าหมายให้ผู้ที่เข้ามารับผิดชอบดูแลระบบในภายหลังสามารถศึกษาและปฏิบัติตามขั้นตอนได้ด้วยตนเอง ลดการพึ่งพาบุคคลใดบุคคลหนึ่ง และช่วยให้การส่งต่องานเป็นไปอย่างราบรื่น

งานขอหนังสือมอบอำนาจของศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ถือเป็นภารกิจที่มีความสำคัญยิ่ง ซึ่งต้องดำเนินการผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์และระบบงานตามที่มหาวิทยาลัยกำหนด ทั้งนี้เพื่อมอบหมายให้ผู้บริหารศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา หรือบุคคลที่ได้รับมอบหมาย มีอำนาจตามกฎหมายในการดำเนินการแทนในกรณีต่างๆ เช่น การติดต่อประสานงานกับหน่วยงานภายนอก การบริหารการเบิกจ่ายเงิน  ตลอดจนการลงนามในเอกสารทางราชการ เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างถูกต้องตามระเบียบ ข้อบังคับ และมีผลผูกพันทางกฎหมายอย่างสมบูรณ์

ที่ผ่านมา การดำเนินงานในส่วนนี้อาศัยทักษะ ประสบการณ์ และความคุ้นเคยของผู้ปฏิบัติงานเป็นหลัก โดยยังขาดคู่มือหรือแนวทางการปฏิบัติงาน (Standard Operating Procedure: SOP) ที่บันทึกไว้เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างเป็นระบบ ส่งผลให้เมื่อเกิดการหมุนเวียนงาน เปลี่ยนแปลงผู้ปฏิบัติงาน หรือมีบุคลากรใหม่เข้ามารับผิดชอบ มักประสบปัญหาความไม่มั่นใจในขั้นตอนการดำเนินงาน เอกสารประกอบไม่ครบถ้วน หรือใช้เวลาในการประสานงานนานกว่าปกติ ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาจึงได้จัดทำคู่มือการปฏิบัติงานฉบับนี้ขึ้น เพื่อสร้างมาตรฐานการปฏิบัติงานที่ชัดเจน ลดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาด และใช้เป็นสื่อในการถ่ายทอดความรู้แก่ผู้ปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

คู่มือการปฏิบัติงาน  เรื่องการใช้งานโสตทัศนูปกรณ์ห้องปฏิบัติการพยาบาล มีขั้นตอนและรายละเอียดครอบคลุมเนื้อหาการให้บริการโสตทัศนูปกรณ์ในห้องปฏิบัติการอาคารเครื่องมือวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี 8
มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ซึ่งจัดเตรียมไว้สำหรับกิจกรรมการเรียนการสอน เพื่อการประชุม บรรยาย สัมมนา เพื่อใช้บริการชุดประชุมทางไกลด้วยระบบ Video Conferences  และเพื่อการให้บริการทางด้านวิชาการ 
โดยในคู่มือจะมีขั้นตอนการปฏิบัติงานเริ่มต้นตั้งแต่ 
- การรับเรื่องขอใช้ห้องปฏิบัติการฯ 
- การเตรียมอุปกรณ์โสตทัศนูปกรณ์ เปิดระบบไฟฟ้า เปิดระบบโสตทัศนูปกรณ์ 
- บันทึกการเรียนการสอน 
- จนกระทั่งเสร็จสิ้นการใช้งาน ปิดระบบโสตทัศนูปกรณ์ ตลอดจนสามารถแก้ไขปัญหาการใช้งานเบื้องต้นได้
 

คู่มือการใช้งานระบบโสตทัศนูปกรณ์ห้องปฏิบัติการชีววิทยา 1–4 ฉบับนี้ จัดทำขึ้นเพื่อกำหนดแนวทางในการใช้งาน การดูแลรักษา และการแก้ไขปัญหาเบื้องต้นของระบบโสตทัศนูปกรณ์ที่ติดตั้งภายในห้องปฏิบัติการดังกล่าว โดยมุ่งเน้นให้ผู้ปฏิบัติงานและผู้ใช้งานสามารถดำเนินงานได้อย่างถูกต้อง มีประสิทธิภาพ และเป็นไปตามมาตรฐานเดียวกัน

เนื้อหาภายในคู่มือฉบับนี้ครอบคลุมการใช้งานอุปกรณ์โสตทัศนูปกรณ์ทุกประเภทที่ติดตั้งในห้องปฏิบัติการชีววิทยา 1–4 ประกอบด้วย เครื่องฉายภาพ (Projector), อุปกรณ์แสดงผล (Display), ระบบเสียง (Audio System), ไมโครโฟน, อุปกรณ์เชื่อมต่อสัญญาณ (Cables/Adapters) และระบบควบคุมกลาง (Control System) เพื่อรองรับการจัดการเรียนการสอนและการปฏิบัติงานได้อย่างครบถ้วนและมีประสิทธิภาพสูงสุด

การอัพโหลดงบประมาณในระบบงบประมาณ พัสดุ การเงินและบัญชีกองทุนสามมิติ (MIS SAP) เป็นขั้นตอนสำคัญที่เชื่อมโยงข้อมูลงบประมาณของหน่วยงานเข้ากับระบบบริหารจัดการงบประมาณกลางของมหาวิทยาลัย เพื่อให้การจัดทำงบประมาณประจำปีของหน่วยงาน การติดตามสถานะการใช้งบประมาณ และการรายงานผลเป็นไปอย่างถูกต้อง ครบถ้วน และตรวจสอบย้อนหลังได้

          เนื่องจากกระบวนการดังกล่าวมีรายละเอียดขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตามลำดับอย่างเคร่งครัด และซับซ้อนหากดำเนินการผิดพลาดอาจส่งผลกระทบต่อความถูกต้องของข้อมูลงบประมาณของหน่วยงานในระบบ MIS SAP และอาจทำให้การขอตั้งงบประมาณประจำปีของหน่วยงานไม่ประสบความสำเร็จ ประกอบกับผู้ปฏิบัติงานอาจมีการเปลี่ยนแปลงภาระหน้าที่ หรือโยกย้าย จึงมีความจำเป็นต้องจัดทำคู่มือปฏิบัติงานฉบับนี้ขึ้น เพื่อ

1)  เป็นแนวทางปฏิบัติงานที่เป็นมาตรฐานเดียวกันสำหรับผู้ปฏิบัติงานทุกคน
2)  ลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากความไม่คุ้นเคยกับระบบ
3)  เป็นเอกสารอ้างอิงสำหรับการถ่ายทอดความรู้ในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงผู้ปฏิบัติงาน
4)  สนับสนุนการดำเนินงานให้สอดคล้องกับหลักธรรมาภิบาลและการควบคุมภายในที่ดี

การตรวจสอบความคล้ายคลึง (Similarity) ของผลงานทางวิชาการก่อนการเผยแพร่ ถือเป็นขั้นตอนสำคัญด้านจริยธรรมทางวิชาการ การคุ้มครองทรัพย์สินทางปัญญา และการรักษามาตรฐานผลงานทางวิชาการ เพื่อป้องกันการละเมิดลิขสิทธิ์และการคัดลอกผลงาน (Plagiarism) ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อความน่าเชื่อถือของผลงานและภาพลักษณ์ขององค์กร ปัจจุบันสถาบันการศึกษาและนักวิจัยทั่วโลกจึงเลือกใช้โปรแกรม Turnitin เป็นเครื่องมือหลักในการตรวจสอบอย่างแพร่หลาย

Turnitin เป็นโปรแกรมมาตรฐานสากลที่มีฐานข้อมูลครอบคลุมสถาบันการศึกษากว่า 16,000 แห่งทั่วโลก รวมทั้งจัดเก็บข้อมูลบนอินเทอร์เน็ตทั้งในปัจจุบันและย้อนหลัง มีการอัปเดตอย่างต่อเนื่อง รองรับการตรวจสอบมากกว่า 40 ภาษา ตลอดจนสามารถตรวจจับเนื้อหาที่สร้างจากปัญญาประดิษฐ์ (AI Detection) และระบุแหล่งที่มาของความคล้ายคลึงได้อย่างแม่นยำ ช่วยคัดกรองความถูกต้องของการอ้างอิงได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ได้นำโปรแกรม Turnitin มาใช้เป็นเครื่องมือให้บริการแก่บุคลากรและนักศึกษา โดยมีแนวทางการบริหารจัดการสร้างห้องส่งงานตรวจ (Class) เป็นประจำทุกเดือน ในรูปแบบโครงสร้างมาตรฐาน 1 Class, 6 Assignments เพื่อรองรับการใช้งานของผู้ใช้บริการได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีระบบ

ด้วยเหตุนี้ จึงมีความจำเป็นต้องจัดทำคู่มือขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ชัดเจน ถูกต้อง และเป็นมาตรฐานเดียวกัน โดยครอบคลุมกระบวนการตั้งค่าการสร้างห้องส่งงาน (Add Class) และการสร้างโต๊ะส่งงาน (Add Assignment) เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานและผู้ปฏิบัติงานทดแทนสามารถดำเนินการตามขั้นตอนได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว และหนุนเสริมการให้บริการของศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

คู่มือมาตรฐานการปฏิบัติงาน (SOP) ฉบับนี้ จัดทำโดยนางสาวขนิษฐา จิตรหลัง บรรณารักษ์ประจำศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ มีวัตถุประสงค์เพื่อกำหนดขั้นตอนการปฏิบัติงานในกระบวนการเตรียมทรัพยากรสารสนเทศของสำนักวิชาด้านวิทยาศาสตร์สุขภาพ สำหรับรองรับการตรวจประเมินหลักสูตรการเรียนการสอนโดยสมาคมวิชาชีพ ให้เป็นไปอย่างถูกต้อง ครบถ้วน และทันตามกำหนดเวลา รวมทั้งช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานทุกระดับเข้าใจบทบาทหน้าที่ของตนเองในแต่ละขั้นตอน เพื่อลดความคลาดเคลื่อนในการสื่อสารและการดำเนินงานระหว่างหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

เนื้อหาของคู่มือครอบคลุมกระบวนการทำงานตั้งแต่ต้นจนจบ โดยแบ่งออกเป็น 10 ขั้นตอนหลัก เริ่มจากการรับเรื่องจากสำนักวิชา การมอบหมายผู้รับผิดชอบตามลำดับชั้นตั้งแต่ผู้อำนวยการศูนย์ หัวหน้าฝ่าย ไปจนถึงบรรณารักษ์ผู้ปฏิบัติงาน การประสานงานกับอาจารย์ผู้รับผิดชอบหลักสูตรเพื่อทราบความต้องการที่แท้จริง การสืบค้นและจัดทำบัญชีรายการทรัพยากรสารสนเทศ การตรวจสอบความทันสมัยของทรัพยากร การจัดเตรียมสถานที่จัดแสดง ไปจนถึงการต้อนรับคณะกรรมการประเมินและการสรุปผลการดำเนินงาน แต่ละขั้นตอนระบุรายละเอียดการปฏิบัติงาน ผู้รับผิดชอบ เอกสารที่เกี่ยวข้อง และข้อควรระวังไว้อย่างชัดเจน เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถนำไปใช้อ้างอิงได้จริง

      งานเตรียมเอกสารจดหมายเหตุประเภทรูปภาพ การตรวจสอบ การอนุรักษและทำความสะอาด การคัดแยกภาพถ่าย ฟิล์ม หรือภาพดิจิทัล เพื่อนำเข้าฐานข้อมูล Walailak Arckive เกี่ยวกับเหตุการณ์ ภารกิจ ภาพกิจกรรม หรือบุคคลที่เกี่ยวข้องกับมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ และมีคุณค่าในการเก็บรักษาไว้เป็นหลักฐานทางประวัติศาสตร์ที่มีคุณค่าอย่างยิ่ง เนื่องจากรูปภาพสามารถสะท้อนภาพเหตุการณ์ บุคคล สถานที่ วิถีชีวิต และบริบททางสังคมในแต่ละยุคสมัยได้อย่างเป็นรูปธรรมและชัดเจนกว่าสื่อประเภทข้อความ อย่างไรก็ตาม เอกสารจดหมายเหตุประเภทรูปภาพมีลักษณะเฉพาะที่เสื่อมสภาพได้ง่ายตามกาลเวลา ทั้งจากปฏิกิริยาเคมีภายในตัววัสดุเอง และจากปัจจัยภายนอก เช่น แสง อุณหภูมิ ความชื้น ตลอดจนการหยิบจับที่ไม่ถูกวิธี        ดังนั้น การเตรียมและการจัดการจดหมายเหตุประเภทรูปภาพอย่างมีระบบ จึงเป็นกระบวนการสำคัญที่ไม่เพียงแต่ช่วยยืดอายุการใช้งานของรูปภาพต้นฉบับผ่านการอนุรักษ์อย่างถูกวิธีเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการประเมินคุณค่า การจัดหมวดหมู่ การลงรายการข้อมูลบริบท (Metadata) เพื่อให้สืบค้นได้ง่าย ตลอดจนการแปลงเป็นข้อมูลดิจิทัล (Digitization) เพื่อเพิ่มโอกาสในการเข้าถึงและนำไปใช้ประโยชน์ในเชิงวิชาการ ประวัติศาสตร์ หรือการอ้างอิงได้อย่างมีประสิทธิภาพและยั่งยืน

         กระบวนการวิเคราะห์และเชื่อมโยงทรัพยากรการเรียนรู้ของหลักสูตร (Curriculum Resource Mapping) ในฐานข้อมูล Walai AutoLib มีเป้าหมายที่จะทำให้ทรัพยากรการเรียนรู้ทุกรายการในระบบห้องสมุดอัตโนมัติที่สามารถสืบค้นผ่าน OPAC จะต้องมีเจ้าของ (Owner) และมีผู้ใช้ (User) และสามารถเชื่อมโยงแต่ละรายการเข้ากับรายวิชาของแต่ละหลักสูตรได้ เพื่อแสดงถึงความพร้อมของการจัดการเรียนการสอนแต่ละรายวิชาของแต่ละหลักสูตรได้ เพื่อแสดงถึงความพร้อมของการจัดการเรียนการสอนแต่ละรายวิชา (อาภรณ์  ไชยสุวรรณ และคณะ, 2569)

        ขอบเขตการทำงานครอบคลุมตั้งแต่การวิเคราะห์ทรัพยากรการเรียนรู้ให้สอดคล้องกับรายวิชาของแต่สำนักวิชา หลังจากนั้นดำเนินการ Mapping ทรัพยากรการเรียนรู้ให้เข้ากับรายละเอียดหลักสูตรการเรียนการสอนและลงรายการในระบบห้องสมุดอัตโนมัติ Walai AutoLib ใน Tag 591 เพื่อให้ระบบบสามารถสืบค้นตามสำนักวิชา หลักสูตร และรายวิชาได้

การรวบรวมรายละเอียดรายวิชา ค่อนข้างใช้เวลาและรายละเอียดสูง เนื่องจากข้อมูลมีจำนวนมาก โดยรวบรวมจาก 20 สำนักวิชา 125 หลักสูตร และ 2,958 รายวิชา เมื่อรวบรวมเสร็จแล้ว ส่งข้อมูลให้ผู้ดูและระบบ Walai AutoLib เพื่อนำเข้าระบบ และให้บรรณารักษ์ เพิ่มข้อมูลใน Tag 591 เป็นการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างหนังสือที่มีอยู่ในฐานข้อมูลของห้องสมุดกับรายวิชา เพื่อเป็นข้อมูลประกอบแต่ละรายวิชามีหนังสือชื่อเรื่องใด ประกอบรายวิชาบ้าง