การอัพโหลดงบประมาณในระบบงบประมาณ พัสดุ การเงินและบัญชีกองทุนสามมิติ (MIS SAP) เป็นขั้นตอนสำคัญที่เชื่อมโยงข้อมูลงบประมาณของหน่วยงานเข้ากับระบบบริหารจัดการงบประมาณกลางของมหาวิทยาลัย เพื่อให้การจัดทำงบประมาณประจำปีของหน่วยงาน การติดตามสถานะการใช้งบประมาณ และการรายงานผลเป็นไปอย่างถูกต้อง ครบถ้วน และตรวจสอบย้อนหลังได้
เนื่องจากกระบวนการดังกล่าวมีรายละเอียดขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตามลำดับอย่างเคร่งครัด และซับซ้อนหากดำเนินการผิดพลาดอาจส่งผลกระทบต่อความถูกต้องของข้อมูลงบประมาณของหน่วยงานในระบบ MIS SAP และอาจทำให้การขอตั้งงบประมาณประจำปีของหน่วยงานไม่ประสบความสำเร็จ ประกอบกับผู้ปฏิบัติงานอาจมีการเปลี่ยนแปลงภาระหน้าที่ หรือโยกย้าย จึงมีความจำเป็นต้องจัดทำคู่มือปฏิบัติงานฉบับนี้ขึ้น เพื่อ
1) เป็นแนวทางปฏิบัติงานที่เป็นมาตรฐานเดียวกันสำหรับผู้ปฏิบัติงานทุกคน
2) ลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากความไม่คุ้นเคยกับระบบ
3) เป็นเอกสารอ้างอิงสำหรับการถ่ายทอดความรู้ในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงผู้ปฏิบัติงาน
4) สนับสนุนการดำเนินงานให้สอดคล้องกับหลักธรรมาภิบาลและการควบคุมภายในที่ดี