1. ขั้นตอนการเตรียมข้อมูลก่อนการอัพโหลด
- รวบรวมข้อมูลแผนงาน/โครงการ และรายการงบประมาณของหน่วยงานจากทุกฝ่ายภายในศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา
- ตรวจสอบความถูกต้องของรหัสงบประมาณ รหัสบัญชี แหล่งเงิน และรายละเอียดอื่นๆ ให้ตรงตามที่ระบบ MIS SAP กำหนด
- กรอกข้อมูลลงในไฟล์ Template Expense Upload ให้ครบถ้วนและถูกต้องตามรูปแบบที่ระบบกำหนด
- ตรวจทานความถูกต้องของข้อมูลก่อนนำเข้าสู่ระบบ เช่น จำนวนเงิน หน่วยงานเจ้าของงบประมาณ และงวดปีงบประมาณ
2. ขั้นตอนการอัพโหลดข้อมูลเข้าสู่ระบบ MIS SAP**
- เข้าสู่ระบบ MIS SAP ด้วยสิทธิ์การใช้งานที่ได้รับมอบหมาย และเรียกใช้ T-Code ที่เกี่ยวข้องกับการอัพโหลดงบประมาณ
- นำเข้า (Upload) ไฟล์ Template ที่จัดเตรียมไว้เข้าสู่ระบบตามขั้นตอนที่กำหนด
- ตรวจสอบผลลัพธ์การอัพโหลดในเบื้องต้น เช่น ข้อความแจ้งเตือนความสำเร็จหรือข้อผิดพลาด (Error/Warning Message) ที่ระบบแสดงผล
3. ขั้นตอนการตรวจสอบและแก้ไขข้อผิดพลาด**
- ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลงบประมาณที่ปรากฏในระบบภายหลังการอัพโหลด เปรียบเทียบกับข้อมูลต้นฉบับ
- กรณีพบข้อผิดพลาด ดำเนินการแก้ไขข้อมูลในไฟล์ Template และอัพโหลดซ้ำ หรือประสานงานกับผู้ดูแลระบบ/หน่วยงานที่เกี่ยวข้องเพื่อแก้ไขให้ถูกต้อง
- บันทึกและรายงานปัญหาที่พบระหว่างการดำเนินการ เพื่อเป็นข้อมูลปรับปรุงกระบวนการในครั้งต่อไป
4. ขั้นตอนการติดตามและรายงานผล**
- ติดตามสถานะงบประมาณของหน่วยงานในระบบ MIS SAP อย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลเป็นปัจจุบันและถูกต้อง
- จัดทำรายงานสรุปสถานะงบประมาณเสนอผู้บังคับบัญชาหรือผู้บริหารศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาตามรอบระยะเวลาที่กำหนด
- จัดเก็บเอกสารหลักฐานที่เกี่ยวข้องกับการอัพโหลดงบประมาณไว้เป็นระบบ เพื่อรองรับการตรวจสอบภายในและภายนอก
5. การประสานงานและพัฒนากระบวนการ
- ประสานงานกับศูนย์นวัตกรรมดิจิทัลซึ่งเป็นหน่วยงานผู้ดูแลระบบ MIS SAP ของมหาวิทยาลัยในกรณีที่ระบบขัดข้องหรือมีข้อสงสัยเกี่ยวกับขั้นตอนการปฏิบัติงาน และเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบการจัดทำงบประมาณของมหาวิทยาลัย (ส่วนแผนงานและยุทธศาสตร์) ในกรณีที่ระบบไม่ถูกต้อง ครบถ้วน เพื่อตรวจสอบ แก้ไข ให้เรียบร้อย
- ศึกษาและติดตามการเปลี่ยนแปลงของระบบ MIS SAP หรือแนวปฏิบัติที่มหาวิทยาลัยประกาศใช้ เพื่อปรับปรุงการปฏิบัติงานให้สอดคล้องอยู่เสมอ
- ทบทวนและปรับปรุงคู่มือปฏิบัติงานให้เป็นปัจจุบัน เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงขั้นตอนหรือรูปแบบของระบบ