ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

     รายละเอียดของกระบวนการและขั้นตอนการปฏิบัติงานการควบคุมโสตทัศนูปกรณ์ห้องประชุม 1/2 อาคารศาสตราจารย์ ดร.วิจิตร ศรีสอ้าน มีทั้งหมด 7 ขั้นตอนดังคําอธิบายต่อไปนี้

ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบรายการจองห้องประชุม 1/2 อาคาร ศาสตราจารย์ ดร.วิจิตร ศรีสอ้าน
1. ให้เข้าสู่เว็บไซต์ e-Booking
2. เข้าสู่หน้า Dashboard ของระบบจองห้องประชุม
3. กรอก User name และ Password ของ E-mail มหาวิทยาลัย
4. ปรากฏหน้ารายละเอียด เลือกเมนู "รายงานการจองห้อง"
5. เลือกวัน เดือน ปีที่ต้องการค้นหา , เลือกชื่ออาคาร ศาสตราจารย์ ดร.วิจิตร ศรีสอ้าน , เลือกชื่อห้องเป็น ห้อง ประชุม 1/2 แล้วกดค้นหาเพื่อรายงานการจองในวันที่เลือก
6. เมื่อมีรายการจองใช้ห้องประชุม 1/2 ให้ดําเนินการตาม ขั้นตอนต่อไป หรือหากไม่มีจองใช้ห้องให้ดําเนินการวันถัดไป

ขั้นตอนที่ 2 เปิดห้องประชุม 1/2
1. ใช้กุญแจเปิดห้องประชุมโดยผู้ที่ปฏิบัติงานจะเป็นผู้ถือ กุญแจ และสามารถเปิดห้องประชุมได้ตามเวลาที่มีการจอง
2. เปิดสวิตซ์ไฟแสงสว่างภายในห้องทั้งหมด
3. เปิดเครื่องปรับอากาศกดสวิตซ์ "ON" 1 ครั้ง เพื่อเปิดหรือ กดสวิตซ์ "ON" 1 ครั้ง เพื่อปิด เครื่องปรับอากาศภายในห้อง ประชุมและปรับอุณหภูมิให้เหมาะสม โดยทําการกดปุ่มเพิ่ม หรือกดปุ่มลด

ขั้นตอนที่ 3 เปิดใช้งานอุปกรณ์โสตทัศนูปกรณ์ที่อยู่ในห้อง ประชุม 1/2 ดังนี้
1. เปิดอุปกรณ์แหล่งจ่ายแรงดันไฟฟ้าในตู้ Rack ที่อยู่ในห้อง ประชุม โดยการกดและปล่อยจํานวน 2 ครั้ง
2. เปิด Power ON ของอุปกรณ์ให้สัญญาณภาพและเสียง ภายในตู้เมื่อเปิดแล้วให้สังเกตุจะมีไฟ LED ติดสว่างที่หน้า อุปกรณ์นั้นๆ
3. เปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ โดยกดปุ่ม Power ซึ่งอยู่ใต้โต๊ะ ผู้บรรยาย จนมีไฟแสดงสถานะการทํางาน และ รอจน ระบบปฏิบัติการ Windows พร้อมใช้งาน แสดงว่าเครื่อง ทํางานตามปกติ
4. เปิด TV สําหรับให้สัญญาณภาพโดยการใช้ Remote TV
5. ทําการ Login เพื่อเข้าใช้งาน Internet สําหรับใช้งานที่ เครื่องคอมพิวเตอร์ PC ประจําห้องประชุม ซึ่งจะใช้ Username/Password ของเจ้าหน้าที่ที่ใช้ห้องประชุมที่ใช้ ร่วมกับ DOMS ได้เลย

ขั้นตอนที่ 4 ทดสอบภาพและเสียงให้เครื่องพร้อมใช้งาน
1. ก่อนทดสอบภาพและเสียงให้ทําการเลือกสัญญาณภาพให้ ถูกต้องตามความต้องการใช้งานดังนี้
     1.1 เลือกใช้สัญญาณจากคอมพิวเตอร์ PC ประจําห้องประชุม กดปุ่ม 1 ที่ Remote
     1.2 เลือกใช้สัญญาณจาก Notebook หรือ Laptop กดปุ่ม 2 ที่ Remote
     1.3 เลือกใช้สัญญาณการสะท้อนหน้าจอจาก Ipad , Iphone , Macbook ผ่านอุปกรณ์ Apple TV ประจําห้องประชุม กด ปุ่ม 3 ที่ Remote
2. ทดสอบไมค์โครโฟนชุดประชุมประจําห้องจํานวนทั้งหมด 18 ตัว ทุกครั้ง โดยการกดปุ่มเพื่อพูดทดสอบเสียงจะดังออก ลําโพงภายในห้องประชุม 1/2
3. ทดสอบสัญญาณภาพจากกล้องภายในห้องประชุมจํานวน 1 ตัว เพื่อรองรับการบันทึกภาพและเพื่อเป็นกล้องสําหรับใช้ ประชุมออนไลน์ทางไกลผ่านโปรแกรม Zoom Cloud Meetings , Webex , Google Meet และ Live สด
4. เมื่อทดสอบแล้วใช้งานได้ปกติพร้อมใช้งาน หากพบ ข้อผิดพลาดให้ดําเนินการแก้ไขทันทีก่อนเริ่มประชุม

ขั้นตอนที่ 5 ควบคุมอุปกรณ์สื่อโสตทัศนูปกรณ์ ปรับ ตําแหน่งกล้องสลับไป – มา ตามที่มีบุคคลพูดไมค์ชุด ประชุมจนเสร็จงาน (กรณีใช้ประชุมผ่านช่องทางออนไลน์)
1. ใช้ Remote Control กล้อง เมื่อต้องการใช้งานประชุม ผ่านช่องทางออนไลน์หรือเพื่อบันทึกภาพ
2. ควบคุมและปรับกล้องให้เหมาะสมขณะเริ่มประชุม
3. เลขานุการควบคุมการนําเสนอตามวาระต่างๆ ภายในห้อง ประชุม
4. สามารถปรับแต่งเสียงผ่านอุปกรณ์ MIXER ภายในตู้ Rack ตามความต้องการและความเหมาะสม
5. ช่างเทคนิคหรือเลขานุการสามารถควบคุม เปิด/ปิด แสง สว่างหน้าจอ TV ได้ โดยปิดสวิตซ์ไฟแสงสว่างที่ผนังหน้าห้อง กรณีรับชมวิดีทัศน์แนะนํามหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์
6. เปิดโปรแกรมบันทึกภาพ บันทึกเสียง และสื่อสารทางไกล ให้พร้อมใช้งานจนเสร็จสิ้นการประชุม

ขั้นตอนที่ 6 ตรวจสอบความสมบูรณ์และนําส่งไฟล์ บันทึกภาพและเสียงให้ผู้จองห้องประชุม
1. เมื่อประชุมเสร็จเรียบร้อยแล้วให้กดหยุดบันทึก
2. เลือกที่อยู่ของไฟล์บันทึกของโปรแกรมเปิดเพื่อใช้บันทึก
3. ตรวจสอบความสมบูรณ์ของไฟล์ที่บันทึกเพื่อป้องกัน ความผิดพลาด
4. ตรวจสอบเรียบร้อยแล้วให้นําอุปกรณ์สําหรับเก็บข้อมูล ผู้ใช้ห้องประชุมเพื่อ Copy ข้อมูลที่บันทึกเปลี่ยนชื่อไฟล์ให้ ถูกต้องพร้อมนําส่งให้เลขานุการผู้ดูแลงานประชุม

ขั้นตอนที่ 7 ปิดอุปกรณ์
1. เมื่อประชุมเสร็จเรียบร้อยให้กดปิดทีวีให้สัญญาณภาพ
2. Shut down คอมพิวเตอร์ PC
3. ปิด Power Off เพื่อปิดอุปกรณ์ระบบสื่อโสตทัศนูกรณ์
4. ปิดอุปกรณ์แหล่งจ่ายแรงดันไฟฟ้าเพื่อปิดอุปกรณ์ระบบ สื่อโสตทัศนูกรณ์ทั้งหมด
5. ปิดเครื่องปรับอากาศและไฟแสงสว่างภายในห้องประชุม
6. ล๊อคประตูห้องประชุมให้เรียบร้อยเหมือนเดิม

หมายเหตุ : สามารถกด Link เพื่อศึกษาขั้นตอนปฏิบัติงานจากเล่ม "คู่มือมาตรฐานการปฏิบัติงาน" เรื่อง การใช้งานโสตทัศนูปกรณ์ห้องประชุม 1/2 อาคารศาสตราจารย์ ดร.วิจิตร ศรีสอ้าน อย่างละเอียดหน้า 12 ถึงหน้า 33 ได้ที่ https://drive.google.com/file/d/1sdcnjuJm7S-tpJl28zdchHykPiIM4xEb/view?usp=sharing