1. ระบบ SAP ในที่นี้หมายถึง ระบบ MIS (Management Information System) หมายถึงการบันทึกและติดตามข้อมูลงบประมาณแยกตามมิติ 3 ด้าน (เช่น มิติแหล่งเงิน มิติหน่วยงาน และมิติแผนงาน/กิจกรรม ซึ่งอาจแตกต่างกันไปตามการออกแบบระบบของแต่ละมหาวิทยาลัย)
2. ไฟล์ Template Expense Upload หมายถึง ไฟล์แม่แบบ (แบบฟอร์มมาตรฐาน) ที่ใช้สำหรับกรอกข้อมูลรายการงบประมาณ/ค่าใช้จ่าย ก่อนนำเข้า (Upload) สู่ระบบ MIS SAP โดยทั่วไปมักอยู่ในรูปแบบไฟล์ Excel ที่ระบบกำหนดโครงสร้างคอลัมน์และรูปแบบข้อมูลไว้ตายตัว เพื่อให้ระบบสามารถอ่านและประมวลผลข้อมูลได้อย่างถูกต้องเมื่อนำเข้าสู่ระบบ
3. T-Code ย่อมาจาก Transaction Code หมายถึง รหัสคำสั่งงาน ที่ใช้ในระบบ SAP สำหรับเข้าถึงหน้าจอทำงาน (Screen/Function) ที่ต้องการโดยตรง