4.2 ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
กระบวนการคัดแยกและจัดเก็บข้อมูลต้นฉบับข้อสอบเก่าขอคืน เป็นกระบวนการสำคัญในการบริหารจัดการเอกสารทางวิชาการของหน่วยงาน เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีระบบ ถูกต้อง ครบถ้วน และสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยมีขั้นตอนการปฏิบัติงานทั้งสิ้น 9 ขั้นตอน เริ่มต้นจากการคัดแยกข้อสอบตามปีการศึกษาและประเภทในแบบสำรวจ พร้อมบันทึกรายละเอียดลงในโปรแกรม Microsoft Excel แยกเป็นรายสำนักวิชา จากนั้นจึงจัดทำหนังสือบันทึกข้อความผ่านระบบ WUDOMS เพื่อขออนุมัติจากผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา เมื่อได้รับอนุมัติแล้ว เจ้าหน้าที่ต้องจัดเตรียมสำเนาใบลงนามสำนักวิชาละ 2 ฉบับประกบคู่กับซองต้นฉบับข้อสอบ เพื่อนำส่งคืนไปยังสำนักวิชาต่อไป
ในขั้นตอนการนำส่งคืน เจ้าหน้าที่ต้องให้ผู้รับคืนดำเนินการลงนามในใบลงนามรับต้นฉบับข้อสอบเก่าให้ถูกต้องครบถ้วน จากนั้นจึงนำสำเนาหนังสือส่งคืนและใบลงนามที่ผ่านการลงลายมือชื่อแล้ว 1 ฉบับกลับมาสแกนเก็บเป็นไฟล์ PDF พร้อมจัดเก็บเข้าแฟ้มงานข้อสอบตามปีการศึกษาและสำนักวิชา
เมื่อดำเนินการจัดเก็บเอกสารเสร็จสิ้นแล้ว เจ้าหน้าที่ต้องบันทึกข้อมูลระยะเวลาการดำเนินงานทั้งหมดลงในโปรแกรม Google Sheets เพื่อให้สามารถใช้เป็นฐานข้อมูลในการติดตาม ตรวจสอบ และประเมินผลการปฏิบัติงานย้อนหลังได้อย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ
