1. การกรอกข้อมูลรายละเอียดรายบุคคล (Detail Rows)
กรอกข้อมูลค่าตอบแทนแยกตามรายบุคคลในแต่ละคอลัมน์ ดังนี้:
ลำดับ & ชื่อ-สกล: ใส่ลำดับและชื่อ-นามสกุลของผู้ปฏิบัติงานแต่ละคน
การปฏิบัติงานนอกเวลา:
วันปกติ: กรอกจำนวนเงินค่าตอบแทนโอทีในวันทำการปกติ (เช่น 1,900)
วันหยุด: กรอกจำนวนเงินค่าตอบแทนโอทีในวันหยุด (เช่น 1,200)
ค่าเดินทาง: กรอกจำนวนเงินค่าใช้จ่ายการเดินทาง (เช่น 2,400)
รวม (บาท): คำนวณผลรวมรายบุคคลโดยใช้สูตร =SUM(วันปกติ + วันหยุด + ค่าเดินทาง) (เช่น ลำดับที่ 1 รวมเป็น 5,500)
2. การสรุปผลรวมประจำงวด (Summary Row - แถบสีเขียว) คำนวณผลรวมของบุคลากรทั้งหมดในแต่ละหมวดหมู่:
รวมวันปกติ: =SUM(...) รวมยอดค่าโอทีวันปกติ (ยอดรวม 6,350)
รวมวันหยุด: =SUM(...) รวมยอดค่าโอทีวันหยุด (ยอดรวม 3,600)
รวมค่าเดินทาง: =SUM(...) รวมยอดค่าเดินทางทั้งหมด (ยอดรวม 7,000)
รวมเงินทั้งสิ้น: =SUM(...) ยอดรวมเงินค่าใช้จ่ายทั้งหมดของงวดนี้ (ยอดรวม 16,950)
3. การกระทบยอดกับใบปะหน้า (Reconciliation Row - แถบสีเทา) ใช้สำหรับตรวจสอบความถูกต้องของยอดเงินรวมระหว่างตารางรายละเอียดกับเอกสารใบปะหน้า:
ยอดใบปะหน้า (การปฏิบัติงานนอกเวลา):
ช่องวันปกติ: แสดงยอดรวมค่าโอทีวันปกติ + ค่าเดินทางบางส่วนตามหลักเกณฑ์ (จากภาพระบุ 11,850)
ช่องวันหยุด: แสดงยอดรวมค่าโอทีวันหยุด (จากภาพระบุ 5,100)
ยอดเงินรวมสุทธิ: ตรวจสอบให้ยอดรวมในใบปะหน้าตรงกับยอดรวมทั้งสิ้นในตารางหลัก (11,850 + 5,100 = 16,950) เพื่อยืนยันว่าข้อมูลถูกต้องตรงกันก่อนนำส่งเบิกจ่าย