ผังงานและขั้นตอนการปฎิบัติงาน
ผังงานการเสนอเอกสารผู้บริหารผ่านระบบบริหารจัดการสำนักงานดิจิทัล (DOMS)
ขั้นตอนการปฎิบัติงาน
1. เข้าสู่หน้า Dashboard ของระบบ DOMS เพื่อลงทะเบียนรับหนังสือรายงานขอซื้อขอจ้างซึ่งผู้ขอใช้บริการทำเรื่อง ขออนุมัติผ่านผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารฯ และได้รับการอนุมัติให้จัดซื้อแล้ว เลขานุการจะส่งเอกสารผ่านระบบ DOMs มาถึงงานจัดซื้อฯ เพื่อดำเนินการ
2. เข้าสู่เอกสารรายงานการขอซื้อ/ขอจ้าง
2.1 เลือกรายการหนังสือเข้า (ตามภาพที่ 3)
2.2 เลือกชื่อเรื่อง "รายงานขอซื้อ ขอจ้างรายการ..." (ตามภาพที่ 4)
- เข้าสู่เอกสารรายงานการขอซื้อ/ขอจ้าง
3. ผู้ปฏิบัติงาน ดำเนินการประสานทาบทามบุคคลรับผิดชอบจัดทำร่างขอบเขตของงานหรือรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะของพัสดุฯและกำหนดราคากลาง ควรเลือกบุคคลที่มีความรู้ความเข้าใจ และใช้งานจริง
4. จัดทำบันทึกข้อความขออนุมัติแต่งตั้งบุคคลรับผิดชอบในการจัดทำร่างขอบเขตของงานหรือรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะของพัสดุฯและกำหนดราคากลาง ตามขั้นตอนดังนี้
4.1 เลือก แถบ สร้าง-ส่ง (ตามภาพที่ 5)
4.2 เลือกแบบบันทึกข้อความไทย (ตามภาพที่ 6)
4.3 เลือก สร้างหนังสือ"บันทึกข้อความ (ไทย)" ใหม่ (ตามภาพที่ 7)
4.4 เลือกข้อความมาตรฐาน "ขออนุมัติแต่งตั้งบุคคลรับผิดชอบในการจัดทำร่างขอบเขตของงานหรือรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะของพัสดุและกำหนดราคากลาง (กรณีเกินอำนาจหัวหน้าหน่วยงาน(ตามคำสั่งการมอบหมายฯ))" ตามภาพประกอบ โดยกรอกรายละเอียดให้ครบถ้วน ประกอบด้วย
4.4.1 ข้อมูลชื่อรายการที่ขอจัดซื้อ
4.4.2 ข้อมูล เรียนรองอธิการบดีที่กำกับดูแลศูนย์บรรณสารฯ
4.4.3 กรอกข้อมูล หน่วยงานศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา
4.4.4 กรอกข้อมูลรายการและวงเงินที่จัดซื้อ
4.4.5 การพิจารณาคัดเลือกแต่งตั้งบุคคล อย่างน้อย 3 คน ประกอบด้วย ประธานกรรมการ, กรรมการ และกรรมการและเลขานุการ โดยใส่ชื่อ-สกุล ตำแหน่ง สังกัด ให้ครบถ้วน
4.4.6 กำหนดวันดำเนินการให้แล้วเสร็จภายใน 90 วัน นันถัดจากวันที่รับหนังสือขออนุมัติแต่งตั้งฯ ฉบับนี้
4.4.7 เพิ่มรายละเอียดเรียบร้อยแล้ว กด "บันทึกหนังสือ"
1. ผู้เสนอซื้อหนังสือ ได้แก่ อาจารย์หรือเจ้าหน้าที่/บุคลากรของแต่ละหน่วยงานในมหาวิทยาลัย แจ้งความประสงค์ที่จะจัดซื้อหนังสือภาษาต่างประเทศ มาที่ผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ผ่านระบบ WU DOMS ของมหาวิทยาลัย
2. บรรณารักษ์รับเรื่องการอนุมัติจัดซื้อ ผ่านระบบ WU DOMS ของมหาวิทยาลัย จากหัวหน้าฝ่ายฯ
3. บรรณารักษ์รวบรวมรายชื่อหนังสือภาษาต่างประเทศที่เสนอซื้อ ใส่รายละเอียดของหนังสือในโปรแกรม Excel ได้แก่ ชื่อเรื่อง ผู้แต่ง ISBN จำนวนที่สั่งซื้อ
ตัวอย่างการรวบรวมรายการสั่งซื้อ
4. นำรายชื่อหนังสือมาตรวจสอบความซ้ำซ้อนกับระบบห้องสมุดอัตโนมัติ Walai AutoLib โดยตรวจสอบจากชื่อเรื่องหรือ ISBN ถ้าซ้ำ หมายถึง ห้องสมุดมีหนังสือชื่อเรื่องนั้นอยู่แล้ว ให้ติดต่อกลับไปที่ผู้เสนอซื้อ ว่าต้องการซื้อเพิ่มหรือไม่ ถ้ายืนยันจะซื้อเพิ่มด้วยเหตุผลที่สมควร ให้ยังคงซื้อรายการนั้น ถ้าไม่ต้องการซื้อเพิ่ม ตัดรายการที่จะซื้อออกไป
4.1 เข้าสู่ระบบ Dashboard ของระบบห้องสมุดอัตโนมัติ Walai AutoLib แล้วเลือกสืบค้น โดยเลือกสืบค้นจากชื่อเรื่อง หรือ ISBN ก็ได้ ถ้าผลการค้นหา เป็นคนละปีที่พิมพ์ ถึอว่าไม่ซ้ำ และซื้อปีพิมพ์ล่าสุด
ตัวอย่างหน้าจอสืบค้นจากชื่อเรื่อง