การจัดซื้อ

ผังงานการเตรียมเอกสารก่อนการจัดทำใบขอซื้อขอจ้าง (PR) โดยวิธีเฉพาะเจาะจง (กรณีวงเงินไม่เกิน 100,000 บาท)

ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

1. เข้าสู่หน้า Dashboard ของระบบ DOMS  เพื่อลงทะเบียนรับหนังสือรายงานขอซื้อขอจ้างซึ่งผู้ขอใช้บริการทำเรื่อง ขออนุมัติผ่านผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารฯ และได้รับการอนุมัติให้จัดซื้อแล้ว เลขานุการจะส่งเอกสารผ่านระบบ DOMs มาถึงงานจัดซื้อฯ เพื่อดำเนินการ 

2. เข้าสู่เอกสารรายงานการขอซื้อ/ขอจ้าง 

     2.1 เลือกรายการหนังสือเข้า (ตามภาพที่ 3)

     2.2 เลือกชื่อเรื่อง "รายงานขอซื้อ ขอจ้างรายการ..."  (ตามภาพที่ 4)

     - เข้าสู่เอกสารรายงานการขอซื้อ/ขอจ้าง

3. ผู้ปฏิบัติงาน ดำเนินการประสานทาบทามบุคคลรับผิดชอบจัดทำร่างขอบเขตของงานหรือรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะของพัสดุฯและกำหนดราคากลาง ควรเลือกบุคคลที่มีความรู้ความเข้าใจ และใช้งานจริง

4. จัดทำบันทึกข้อความขออนุมัติแต่งตั้งบุคคลรับผิดชอบในการจัดทำร่างขอบเขตของงานหรือรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะของพัสดุฯและกำหนดราคากลาง ตามขั้นตอนดังนี้

     4.1 เลือก แถบ สร้าง-ส่ง (ตามภาพที่ 5)

     4.2 เลือกแบบบันทึกข้อความไทย (ตามภาพที่ 6)

     4.3 เลือก สร้างหนังสือ"บันทึกข้อความ (ไทย)" ใหม่ (ตามภาพที่ 7)

    4.4 เลือกข้อความมาตรฐาน  "ขออนุมัติแต่งตั้งบุคคลรับผิดชอบในการจัดทำร่างขอบเขตของงานหรือรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะของพัสดุและกำหนดราคากลาง (กรณีเกินอำนาจหัวหน้าหน่วยงาน(ตามคำสั่งการมอบหมายฯ))" ตามภาพประกอบ โดยกรอกรายละเอียดให้ครบถ้วน ประกอบด้วย

           4.4.1 ข้อมูลชื่อรายการที่ขอจัดซื้อ

           4.4.2 ข้อมูล เรียนรองอธิการบดีที่กำกับดูแลศูนย์บรรณสารฯ

           4.4.3 กรอกข้อมูล หน่วยงานศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา

           4.4.4 กรอกข้อมูลรายการและวงเงินที่จัดซื้อ 

          4.4.5 การพิจารณาคัดเลือกแต่งตั้งบุคคล อย่างน้อย 3 คน ประกอบด้วย ประธานกรรมการ, กรรมการ และกรรมการและเลขานุการ โดยใส่ชื่อ-สกุล ตำแหน่ง สังกัด ให้ครบถ้วน

          4.4.6 กำหนดวันดำเนินการให้แล้วเสร็จภายใน 90 วัน นันถัดจากวันที่รับหนังสือขออนุมัติแต่งตั้งฯ ฉบับนี้

          4.4.7 เพิ่มรายละเอียดเรียบร้อยแล้ว กด "บันทึกหนังสือ"

ผังงานการจัดซื้อหนังสือภาษาต่างประเทศโดยวิธีเฉพาะเจาะจง

ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

1.    ผู้เสนอซื้อหนังสือ ได้แก่ อาจารย์หรือเจ้าหน้าที่/บุคลากรของแต่ละหน่วยงานในมหาวิทยาลัย แจ้งความประสงค์ที่จะจัดซื้อหนังสือภาษาต่างประเทศ มาที่ผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ผ่านระบบ WU DOMS ของมหาวิทยาลัย
2.    บรรณารักษ์รับเรื่องการอนุมัติจัดซื้อ ผ่านระบบ WU DOMS ของมหาวิทยาลัย จากหัวหน้าฝ่ายฯ
3.    บรรณารักษ์รวบรวมรายชื่อหนังสือภาษาต่างประเทศที่เสนอซื้อ ใส่รายละเอียดของหนังสือในโปรแกรม Excel ได้แก่ ชื่อเรื่อง ผู้แต่ง ISBN จำนวนที่สั่งซื้อ  

ตัวอย่างการรวบรวมรายการสั่งซื้อ

4.    นำรายชื่อหนังสือมาตรวจสอบความซ้ำซ้อนกับระบบห้องสมุดอัตโนมัติ Walai AutoLib โดยตรวจสอบจากชื่อเรื่องหรือ ISBN ถ้าซ้ำ หมายถึง ห้องสมุดมีหนังสือชื่อเรื่องนั้นอยู่แล้ว ให้ติดต่อกลับไปที่ผู้เสนอซื้อ ว่าต้องการซื้อเพิ่มหรือไม่ ถ้ายืนยันจะซื้อเพิ่มด้วยเหตุผลที่สมควร ให้ยังคงซื้อรายการนั้น ถ้าไม่ต้องการซื้อเพิ่ม ตัดรายการที่จะซื้อออกไป
       4.1 เข้าสู่ระบบ Dashboard ของระบบห้องสมุดอัตโนมัติ Walai AutoLib แล้วเลือกสืบค้น โดยเลือกสืบค้นจากชื่อเรื่อง หรือ ISBN ก็ได้ ถ้าผลการค้นหา เป็นคนละปีที่พิมพ์ ถึอว่าไม่ซ้ำ และซื้อปีพิมพ์ล่าสุด

 
ตัวอย่างหน้าจอสืบค้นจากชื่อเรื่อง

ผังงาน : การรายงานผลการจัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศ วงเงินไม่เกิน 100,000 บาท

2. เข้าระบบบริหารจัดการดิจิทอล WU DOMS ขั้นตอนการปฏิบัติงาน  

4. เข้าระบบบริหารจัดการพัสดุ (ขั้นตอนการปฏิบัติงาน) 

5.  สั่งพิมพ์เป็นเอกสาร พร้อมนัดหมายคณะกรรมการตรวจนับ และลงนามในเอกสาร 

6.  บันทึกรายการในสมุดสีเขียว พร้อมทำสำเนาเอสการและเก็บเข้าแฟ้ม ส่งต้นฉบับฝ่ายบริหารงานทั่วไป

7.  จบการทำงาน

ผังงาน (Flow Chart)

ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

1. ตรวจนับจำนวนวัสดุคงเหลือในคลังวัสดุ ของงานออกแบบและผลิตสื่อสิ่งพิมพ์ 

     1.1 วัสดุต้องเป็นของใหม่ที่ไม่ผ่านการใช้งานมาก่อนและเป็นของแท้จากผู้ผลิต

      1.2 หากมีการชำรุดบกพร่องเสียหายหรือมีคุณสมบัติไม่เป็นไปตามที่ได้ระบุไว้ใน TOR ให้ผู้ขายเปลี่ยนพัสดุใหม่ให้กับมหาวิทยาลัยโดยไม่มีข้อโต้แย้งใด ๆ

      1.3 ในการตรวจรับพัสดุ จะต้องถูกต้อง ครบถ้วนตรงตามสเป็คที่กำหนดทุกรายการ จึงจะถือว่าผ่านการตรวจรับ

2. เมื่อตรวจพบว่ารายการวัสดุรายการใดมีจำนวนคงเหลือน้อยกว่า 30 % ของจำนวนที่กำหนด ให้เพิ่มในรายการวัสดุที่ต้องจัดซื้อเพิ่ม

3. รวบรวมรายการวัสดุที่สำรวจทั้งหมด จัดทำเป็นใบแจ้งความประสงค์ขอจัดซื้อ

4. ติดต่อร้านค้า เพื่อขอใบเสนอราคา อย่างน้อย 1-2 ร้าน ตามระเบียบพัสดุฯ พร้อมจัดทำใบเปรียบเทียบราคา และราคากลาง

5. จัดทำรายงานขอซื้อขอจ้างวัสดุสิ้นเปลือง เสนอผู้อำนวยการลงนาม ผ่านหัวหน้าฝ่ายสนับสนุนการเรียนการสอน และผ่านหัวหน้างานออกแบบและผลิตสื่อสิ่งพิมพ์โดยแนบ 1. ใบเสนอราคาทั้งหมด 2.ใบเปรียบเทียบราคาและราคากลาง 3. ใบแจ้งความประสงค์ขอจัดซื้อ

6. ฝ่ายธุรการของศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาดำเนินการจัดซื้อตามระเบียบมหาวิทยาลัย

7. ตรวจรับวัสดุสิ้นเปลืองที่ได้ทำการจัดซื้อ

หมายเหตุ  : การตรวจนับวัสดุในคลังมีความถึ่ในการทำงาน เดือนละ 1 ครั้ง ในวันสิ้นเดือน

อธิบายขั้นตอนการจัดซื้อหนังสือภาษาไทย โดยวิธีเฉพาะเจาะจง ที่จัดซื้อโดย งานจัดหาทรัพยากรสารสนเทศ ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ตามระเบียบพัสดุมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์