แต่งตั้งอาจารย์

        ชื่อ-สกุล : บุษรา มีแก้ว
        ตำแหน่ง : พนักงานธุรการ
        สังกัด : งานออกแบบและผลิตสื่อสิ่งพิมพ์
        ฝ่าย : ฝ่ายสนับสนุนการเรียนการสอนและสื่อการศึกษา
        เบอร์โทรศัพท์ : 075-673362
        E-mail : mbusara@wu.ac.th

1. โปรแกรม Micorsoft Excel

2. โปรแกรม Microsoft Word

3. ระบบบริหารจัดการสำนักงานดิจิทัล https://doms.wu.ac.th/

1. ปัญหา (Problems)

ปัญหาที่พบในการแต่งตั้งอาจารย์เป็นคณะกรรมการจัดพิมพ์ข้อสอบ คือ ข้อมูลรายชื่ออาจารย์และข้อมูลสำนักวิชาในแต่ละภาคการศึกษาอาจมีการเปลี่ยนแปลง เช่น มีอาจารย์ย้ายสังกัด ลาศึกษาต่อ ลาออก หรือมีภารกิจอื่นในช่วงเวลาที่กำหนด ทำให้ต้องตรวจสอบข้อมูลให้เป็นปัจจุบันก่อนจัดทำรายชื่อคณะกรรมการ นอกจากนี้ ตารางกำหนดวันผลิตข้อสอบและจำนวนชุดข้อสอบในแต่ละวันอาจมีการเปลี่ยนแปลง ส่งผลต่อการจัดสรรอาจารย์ให้เหมาะสมกับวันและช่วงเวลาที่ปฏิบัติงาน

2. อุปสรรค (Obstacles)

อุปสรรคในการดำเนินงาน ได้แก่ การได้รับข้อมูลรายชื่ออาจารย์จากสำนักวิชาล่าช้า ข้อมูลที่ได้รับไม่ครบถ้วนหรือไม่เป็นปัจจุบัน รวมถึงการประสานงานระหว่างผู้เกี่ยวข้องหลายฝ่าย เช่น สำนักวิชา ผู้ประสานงาน และหน่วยงานที่รับผิดชอบการจัดพิมพ์ข้อสอบ ทำให้ต้องใช้เวลาในการติดตามและตรวจสอบข้อมูล

อีกทั้งอาจพบปัญหาอาจารย์บางรายไม่สามารถมาควบคุมการผลิตข้อสอบตามวันที่กำหนด เนื่องจากติดภารกิจการสอน การประชุม การเดินทาง หรือภารกิจของมหาวิทยาลัย จึงจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนรายชื่อหรือสลับวันปฏิบัติงาน ซึ่งอาจส่งผลต่อความต่อเนื่องของกระบวนการแต่งตั้งและการจัดทำเอกสาร

3. แนวทางแก้ไขปัญหา (Proposed Solution)

ควรจัดให้มีการตรวจสอบและปรับปรุงฐานข้อมูลรายชื่ออาจารย์และข้อมูลสำนักวิชาให้เป็นปัจจุบันก่อนเริ่มดำเนินการแต่งตั้งทุกภาคการศึกษา โดยประสานงานกับสำนักวิชาหรือผู้รับผิดชอบโดยตรงเพื่อยืนยันข้อมูล

ควรกำหนด ระยะเวลาการส่งรายชื่ออาจารย์และวันปฏิบัติงานที่ชัดเจน รวมทั้งจัดทำตารางควบคุมข้อมูล เช่น Google Sheets เพื่อให้ผู้รับผิดชอบสามารถตรวจสอบรายชื่อ วันที่ปฏิบัติงาน และสถานะการดำเนินงานได้อย่างสะดวกและเป็นระบบ

ก่อนจัดทำบันทึกข้อความแต่งตั้ง ควรตรวจสอบข้อมูลอย่างน้อย ได้แก่ ชื่อ–สกุล คำนำหน้า ตำแหน่งทางวิชาการ สังกัดสำนักวิชา วันที่ควบคุมการผลิต และความถูกต้องของเอกสาร หากพบข้อมูลไม่ถูกต้องควรดำเนินการแก้ไขก่อนเสนอผู้มีอำนาจลงนาม เพื่อป้องกันการแก้ไขเอกสารภายหลัง

4. ข้อเสนอแนะ (Suggestions)

• ควรจัดทำฐานข้อมูลรายชื่ออาจารย์กลาง ที่สามารถปรับปรุงข้อมูลได้อย่างต่อเนื่อง เพื่อใช้เป็นข้อมูลพื้นฐานในการแต่งตั้งคณะกรรมการในแต่ละภาคการศึกษา
• ควรกำหนดปฏิทินหรือ Timeline การดำเนินงาน ตั้งแต่การตรวจสอบข้อมูล การจัดทำตาราง การจัดทำบันทึกข้อความ การตรวจสอบ และการเสนอผู้มีอำนาจลงนามอย่างชัดเจน
• ควรใช้ Google Sheets หรือระบบดิจิทัล ในการจัดเก็บและติดตามข้อมูล เพื่อลดการใช้เอกสารซ้ำซ้อนและลดความผิดพลาดในการบันทึกข้อมูล
• ควรมีการตรวจสอบข้อมูลอย่างน้อย 2 ครั้ง ได้แก่ การตรวจสอบก่อนจัดทำบันทึกข้อความ และการตรวจสอบก่อนเสนอผู้มีอำนาจลงนาม
• ควรจัดทำรายชื่ออาจารย์สำรอง เพื่อรองรับกรณีอาจารย์ที่ได้รับการแต่งตั้งไม่สามารถมาปฏิบัติหน้าที่ตามวันที่กำหนด
• ควรกำหนดช่องทางการประสานงานที่ชัดเจนกับสำนักวิชาและผู้เกี่ยวข้อง เพื่อให้สามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว
• ควรนำปัญหาและข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในแต่ละภาคการศึกษามาทบทวนและปรับปรุงขั้นตอนการปฏิบัติงาน เพื่อให้กระบวนการแต่งตั้งคณะกรรมการมี ความถูกต้อง รวดเร็ว โปร่งใส และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

1. ระเบียบมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ว่าด้วยการจัดเวลาทำงานและการทำงานล่วงเวลา พ.ศ.2563

2. พระราชบัญญัติ ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ.2544 เล่ม 118 ตอนที่ 112 ก

3. ประกาศมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ เรื่อง การแบ่งส่วนงานของสำนักงานอธิการบดี สำนักวิชา ศูนย์ สถาบัน หรือหน่วยงานที่เรียกชื่อ อย่างอื่น พ.ศ.2562. (2562). สืบค้นจาก  https://drive.google.com/file/d/1fUB9WrU_gvY-_xJx3ydaZ1bxRXqCVHU2/view

4. ประกาศมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ เรื่อง มาตรฐานกำหนดตำแหน่งพนักงานและลูกจ้าง มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ พ.ศ. 2563. (2563).          
สืบค้นจาก https://drive.google.com/file/d/1lLSQi3aofpERtvDVhazqhoy1vH1_1XRD/view

          การติดตามและประเมินผล (Monitoring) เป็นกระบวนการสำคัญในการควบคุมและตรวจสอบการดำเนินงานแต่งตั้งอาจารย์เพื่อเป็นคณะกรรมการจัดพิมพ์ข้อสอบปลายภาค เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปตามขั้นตอน ระยะเวลา และเป้าหมายที่กำหนด ผู้ปฏิบัติงานจำเป็นต้องติดตามสถานะของเอกสารตั้งแต่การจัดทำบันทึกข้อความ การตรวจสอบความถูกต้อง การจัดส่งเอกสารเข้าสู่ตะกร้าศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ตลอดจนการพิจารณาและลงนามของผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา

         นอกจากนี้ การติดตามและประเมินผลยังช่วยให้สามารถตรวจพบปัญหา ความล่าช้า หรือข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการดำเนินงาน และสามารถแก้ไขได้อย่างทันท่วงที รวมทั้งนำผลการดำเนินงานและข้อเสนอแนะที่ได้รับมาใช้ในการปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีความถูกต้อง รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ส่งผลให้การดำเนินงานจัดพิมพ์ข้อสอบปลายภาคเป็นไปอย่างเรียบร้อยและสนับสนุนการจัดสอบของมหาวิทยาลัยได้อย่างมีประสิทธิภาพ

5.1 การตรวจสอบการบันทึกข้อมูลวัตถุประสงค์

         ขั้นตอนการตรวจสอบข้อมูล วัตถุประสงค์ของการแต่งตั้งอาจารย์เป็นคณะกรรมการจัดพิมพ์ข้อสอบปลายภาค ที่บันทึกไว้ในระบบหรือในบันทึกข้อความ ให้มีความถูกต้อง ชัดเจน และสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของการดำเนินงาน         

         ผู้ปฏิบัติงานตรวจสอบว่า ข้อมูลวัตถุประสงค์ระบุถึง เหตุผลและความจำเป็นในการแต่งตั้งอาจารย์เพื่อทำหน้าที่ควบคุมการผลิตและจัดพิมพ์ข้อสอบปลายภาค อย่างชัดเจนหรือไม่ รวมถึงตรวจสอบการใช้ถ้อยคำ การสะกดคำ และความสอดคล้องกับรายละเอียดในเอกสาร หากพบข้อมูลไม่ถูกต้องหรือไม่ครบถ้วน ให้ดำเนินการแก้ไขก่อนเสนอเอกสารเข้าสู่ขั้นตอนถัดไป

5.2 การตรวจสอบการบันทึกข้อมูลขอบเขต

         การตรวจสอบข้อมูล ขอบเขตของการดำเนินงาน ที่บันทึกไว้ในระบบหรือเอกสารการแต่งตั้งอาจารย์เพื่อเป็นคณะกรรมการจัดพิมพ์ข้อสอบปลายภาค เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลมีความถูกต้อง ครบถ้วน ชัดเจน และครอบคลุมลักษณะงานที่ต้องดำเนินการจริง

         ผู้ปฏิบัติงานตรวจสอบว่าขอบเขตการดำเนินงานระบุ หน่วยงานหรือบุคคลที่เกี่ยวข้อง หน้าที่และความรับผิดชอบของคณะกรรมการ ระยะเวลาในการปฏิบัติงาน และขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมการผลิตและจัดพิมพ์ข้อสอบปลายภาค อย่างเหมาะสม รวมถึงตรวจสอบความสอดคล้องระหว่างข้อมูลขอบเขตกับวัตถุประสงค์ รายชื่อคณะกรรมการ และกำหนดการผลิตข้อสอบ

         หากพบข้อมูลไม่ครบถ้วน ไม่ชัดเจน หรือไม่สอดคล้องกับการปฏิบัติงานจริง ผู้ปฏิบัติงานดำเนินการแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้องก่อนนำเสนอหรือส่งต่อไปยังขั้นตอนถัดไป เพื่อป้องกันความคลาดเคลื่อนในการดำเนินงานและทำให้ผู้เกี่ยวข้องเข้าใจขอบเขตหน้าที่ได้ตรงกัน
 

5.3 การตรวจสอบการบันทึกข้อมูลความรับผิดชอบ

         การตรวจสอบข้อมูล หน้าที่และความรับผิดชอบของผู้ปฏิบัติงานและคณะกรรมการจัดพิมพ์ข้อสอบปลายภาค ที่บันทึกไว้ในระบบหรือเอกสาร ให้มีความถูกต้อง ครบถ้วน และสอดคล้องกับการปฏิบัติงานจริง เพื่อให้ผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งทราบบทบาท หน้าที่ และขอบเขตความรับผิดชอบของตนเองอย่างชัดเจน

         ผู้ปฏิบัติงานตรวจสอบรายละเอียดความรับผิดชอบของคณะกรรมการ เช่น การควบคุมและกำกับดูแลการจัดพิมพ์ข้อสอบ การตรวจสอบความถูกต้องและครบถ้วนของข้อสอบ การรักษาความลับของข้อสอบ การควบคุมการผลิตให้เป็นไปตามวันและเวลาที่กำหนด และการปฏิบัติตามระเบียบหรือแนวทางที่เกี่ยวข้อง รวมถึงตรวจสอบว่าข้อมูลดังกล่าวสอดคล้องกับรายชื่อคณะกรรมการและกำหนดการปฏิบัติงาน

         หากพบว่าข้อมูลความรับผิดชอบไม่ครบถ้วน ไม่ชัดเจน หรือไม่ตรงกับหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ผู้ปฏิบัติงานดำเนินการแก้ไขหรือเพิ่มเติมข้อมูลให้ถูกต้องก่อนส่งต่อหรือเสนอเอกสารในขั้นตอนถัดไป เพื่อให้การปฏิบัติงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและสามารถตรวจสอบความรับผิดชอบของผู้เกี่ยวข้องได้

5.4 การตรวจสอบการบันทึกข้อมูลขั้นตอนการปฏิบัติงาน

การตรวจสอบข้อมูล ขั้นตอนการปฏิบัติงานในการแต่งตั้งอาจารย์เพื่อเป็นคณะกรรมการจัดพิมพ์ข้อสอบปลายภาค ที่บันทึกไว้ในระบบหรือเอกสาร ให้มีความถูกต้อง ครบถ้วน เป็นลำดับ และสอดคล้องกับการปฏิบัติงานจริง เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถใช้เป็นแนวทางในการดำเนินงานได้อย่างถูกต้องและเป็นมาตรฐานเดียวกัน

          การแต่งตั้งคณะกรรมการจัดพิมพ์ข้อสอบปลายภาค เป็นกระบวนการสำคัญในการเตรียมความพร้อมสำหรับการจัดสอบให้เป็นไปด้วยความถูกต้องความเรียบร้อย มีประสิทธิภาพ และเป็นไปตามระเบียบหรือแนวปฏิบัติของมหาวิทยาลัย โดยผู้รับผิดชอบจะต้องดำเนินการตั้งแต่การตรวจสอบรายวิชาและกำหนดการสอบ การรวบรวมรายชื่ออาจารย์จากสำนักวิชา การจัดทำบันทึกข้อความแต่งตั้งคณะกรรมการ การเสนอผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาพิจารณาลงนาม 

          ทั้งนี้ ขั้นตอนการปฏิบัติงานดังกล่าวควรมีการตรวจสอบข้อมูลและเอกสารที่เกี่ยวข้องอย่างถูกต้อง ครบถ้วน และเป็นระบบ เพื่อให้การแต่งตั้งคณะกรรมการจัดพิมพ์ข้อสอบเป็นไปตามกำหนดเวลา สามารถควบคุมกระบวนการจัดพิมพ์ข้อสอบได้อย่างมีประสิทธิภาพ และช่วยรักษาความถูกต้องและความลับของข้อสอบก่อนนำไปใช้ในการสอบปลายภาค

แผนผังงาน การแต่งตั้งอาจารย์เพื่อเป็นคณะกรรมการจัดพิมพ์ข้อสอบปลายภาค

1. เพื่อให้การแต่งตั้งอาจารย์เป็นคณะกรรมการจัดพิมพ์ข้อสอบปลายภาคเป็นไปอย่างถูกต้อง เป็นระบบ และทันตามกำหนดเวลา

2. เพื่อกำหนดขั้นตอนและผู้รับผิดชอบในการดำเนินงานให้มีความชัดเจน

3. เพื่อควบคุมและรักษาความลับของข้อสอบปลายภาคตั้งแต่กระบวนการจัดเตรียมจนถึงการจัดพิมพ์

4. เพื่อป้องกันความผิดพลาดในการจัดพิมพ์ข้อสอบ เช่น จำนวนหน้า จำนวนข้อ รหัสรายวิชา วันที่ เวลาสอบ ไม่ถูกต้องหรือต้นฉบับข้อสอบไม่เป็นไปตามกำหนด

5. เพื่อให้สามารถตรวจสอบและติดตามผลการดำเนินงานย้อนหลังได้