การติดตามและประเมินผล (Monitoring) เป็นกระบวนการสำคัญในการควบคุมและตรวจสอบการดำเนินงานแต่งตั้งอาจารย์เพื่อเป็นคณะกรรมการจัดพิมพ์ข้อสอบปลายภาค เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปตามขั้นตอน ระยะเวลา และเป้าหมายที่กำหนด ผู้ปฏิบัติงานจำเป็นต้องติดตามสถานะของเอกสารตั้งแต่การจัดทำบันทึกข้อความ การตรวจสอบความถูกต้อง การจัดส่งเอกสารเข้าสู่ตะกร้าศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ตลอดจนการพิจารณาและลงนามของผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา
นอกจากนี้ การติดตามและประเมินผลยังช่วยให้สามารถตรวจพบปัญหา ความล่าช้า หรือข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการดำเนินงาน และสามารถแก้ไขได้อย่างทันท่วงที รวมทั้งนำผลการดำเนินงานและข้อเสนอแนะที่ได้รับมาใช้ในการปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีความถูกต้อง รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ส่งผลให้การดำเนินงานจัดพิมพ์ข้อสอบปลายภาคเป็นไปอย่างเรียบร้อยและสนับสนุนการจัดสอบของมหาวิทยาลัยได้อย่างมีประสิทธิภาพ
5.1 การตรวจสอบการบันทึกข้อมูลวัตถุประสงค์
ขั้นตอนการตรวจสอบข้อมูล วัตถุประสงค์ของการแต่งตั้งอาจารย์เป็นคณะกรรมการจัดพิมพ์ข้อสอบปลายภาค ที่บันทึกไว้ในระบบหรือในบันทึกข้อความ ให้มีความถูกต้อง ชัดเจน และสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของการดำเนินงาน
ผู้ปฏิบัติงานตรวจสอบว่า ข้อมูลวัตถุประสงค์ระบุถึง เหตุผลและความจำเป็นในการแต่งตั้งอาจารย์เพื่อทำหน้าที่ควบคุมการผลิตและจัดพิมพ์ข้อสอบปลายภาค อย่างชัดเจนหรือไม่ รวมถึงตรวจสอบการใช้ถ้อยคำ การสะกดคำ และความสอดคล้องกับรายละเอียดในเอกสาร หากพบข้อมูลไม่ถูกต้องหรือไม่ครบถ้วน ให้ดำเนินการแก้ไขก่อนเสนอเอกสารเข้าสู่ขั้นตอนถัดไป
5.2 การตรวจสอบการบันทึกข้อมูลขอบเขต
การตรวจสอบข้อมูล ขอบเขตของการดำเนินงาน ที่บันทึกไว้ในระบบหรือเอกสารการแต่งตั้งอาจารย์เพื่อเป็นคณะกรรมการจัดพิมพ์ข้อสอบปลายภาค เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลมีความถูกต้อง ครบถ้วน ชัดเจน และครอบคลุมลักษณะงานที่ต้องดำเนินการจริง
ผู้ปฏิบัติงานตรวจสอบว่าขอบเขตการดำเนินงานระบุ หน่วยงานหรือบุคคลที่เกี่ยวข้อง หน้าที่และความรับผิดชอบของคณะกรรมการ ระยะเวลาในการปฏิบัติงาน และขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมการผลิตและจัดพิมพ์ข้อสอบปลายภาค อย่างเหมาะสม รวมถึงตรวจสอบความสอดคล้องระหว่างข้อมูลขอบเขตกับวัตถุประสงค์ รายชื่อคณะกรรมการ และกำหนดการผลิตข้อสอบ
หากพบข้อมูลไม่ครบถ้วน ไม่ชัดเจน หรือไม่สอดคล้องกับการปฏิบัติงานจริง ผู้ปฏิบัติงานดำเนินการแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้องก่อนนำเสนอหรือส่งต่อไปยังขั้นตอนถัดไป เพื่อป้องกันความคลาดเคลื่อนในการดำเนินงานและทำให้ผู้เกี่ยวข้องเข้าใจขอบเขตหน้าที่ได้ตรงกัน
5.3 การตรวจสอบการบันทึกข้อมูลความรับผิดชอบ
การตรวจสอบข้อมูล หน้าที่และความรับผิดชอบของผู้ปฏิบัติงานและคณะกรรมการจัดพิมพ์ข้อสอบปลายภาค ที่บันทึกไว้ในระบบหรือเอกสาร ให้มีความถูกต้อง ครบถ้วน และสอดคล้องกับการปฏิบัติงานจริง เพื่อให้ผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งทราบบทบาท หน้าที่ และขอบเขตความรับผิดชอบของตนเองอย่างชัดเจน
ผู้ปฏิบัติงานตรวจสอบรายละเอียดความรับผิดชอบของคณะกรรมการ เช่น การควบคุมและกำกับดูแลการจัดพิมพ์ข้อสอบ การตรวจสอบความถูกต้องและครบถ้วนของข้อสอบ การรักษาความลับของข้อสอบ การควบคุมการผลิตให้เป็นไปตามวันและเวลาที่กำหนด และการปฏิบัติตามระเบียบหรือแนวทางที่เกี่ยวข้อง รวมถึงตรวจสอบว่าข้อมูลดังกล่าวสอดคล้องกับรายชื่อคณะกรรมการและกำหนดการปฏิบัติงาน
หากพบว่าข้อมูลความรับผิดชอบไม่ครบถ้วน ไม่ชัดเจน หรือไม่ตรงกับหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ผู้ปฏิบัติงานดำเนินการแก้ไขหรือเพิ่มเติมข้อมูลให้ถูกต้องก่อนส่งต่อหรือเสนอเอกสารในขั้นตอนถัดไป เพื่อให้การปฏิบัติงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและสามารถตรวจสอบความรับผิดชอบของผู้เกี่ยวข้องได้
5.4 การตรวจสอบการบันทึกข้อมูลขั้นตอนการปฏิบัติงาน
การตรวจสอบข้อมูล ขั้นตอนการปฏิบัติงานในการแต่งตั้งอาจารย์เพื่อเป็นคณะกรรมการจัดพิมพ์ข้อสอบปลายภาค ที่บันทึกไว้ในระบบหรือเอกสาร ให้มีความถูกต้อง ครบถ้วน เป็นลำดับ และสอดคล้องกับการปฏิบัติงานจริง เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถใช้เป็นแนวทางในการดำเนินงานได้อย่างถูกต้องและเป็นมาตรฐานเดียวกัน
ผู้ปฏิบัติงานตรวจสอบรายละเอียดของแต่ละขั้นตอน ตั้งแต่การตรวจสอบข้อมูลสำนักวิชาภาคการศึกษาที่ผ่านมา การตรวจสอบข้อมูลสำนักวิชาปัจจุบัน การตรวจสอบกำหนดวันผลิตข้อสอบ การจัดทำตารางกำหนดวันที่อาจารย์มาควบคุมการผลิต การจัดทำบันทึกข้อความแต่งตั้งอาจารย์ การกำหนดวันส่งรายชื่อ การตรวจสอบความถูกต้องของบันทึกข้อความ การจัดส่งบันทึกข้อความเข้าสู่ตะกร้าศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา และการเสนอผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาพิจารณาและลงนาม
นอกจากนี้ ให้ตรวจสอบว่าการบันทึกข้อมูลแต่ละขั้นตอนมีรายละเอียดชัดเจน เช่น ผู้รับผิดชอบ วิธีการปฏิบัติงาน เอกสารหรือข้อมูลที่ใช้ ระยะเวลาในการดำเนินงาน และผลลัพธ์ของแต่ละขั้นตอน รวมทั้งตรวจสอบความเชื่อมโยงของขั้นตอนก่อนและหลัง หากพบข้อมูลไม่ถูกต้อง ไม่ครบถ้วน หรือไม่สอดคล้องกับการปฏิบัติงานจริง ให้ดำเนินการแก้ไขและตรวจสอบซ้ำก่อนนำข้อมูลไปใช้