4.2 ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

ขั้นตอนที่ 1. ตรวจสอบข้อมูลสำนักวิชาภาคการศึกษาที่ผ่านมา

          ตรวจสอบข้อมูลตารางสำนักวิชาที่ผ่านมา เพื่อนำมาใช้เป็นข้อมูลพื้นฐานในการวางแผนและจัดทำรายชื่อขออาจารย์เพื่อแต่งตั้งเป็นคณะกรรมการจัดพิมพ์ข้อสอบปลายภาคครั้งต่อไป 

ขั้นตอนที่ 2. ข้อมูลสำนักวิชาปัจจุบัน

          โดยรวบรวมและตรวจสอบรายชื่อสำนักวิชาที่มีการจัดการเรียนการสอนและมีรายวิชาที่กำหนดสอบปลายภาคในภาคการศึกษาปัจจุบัน รวมทั้งตรวจสอบรายชื่ออาจารย์ประจำสำนักวิชาที่เกี่ยวข้อง เปรียบเทียบกับข้อมูลภาคการศึกษาที่ผ่านมา เพื่อให้ทราบถึงการเปลี่ยนแปลงของสำนักวิชาและอาจารย์เพื่อเป็นคณะกรรมการจัดพิมพ์ข้อสอบ ตลอดจนตรวจสอบความครบถ้วนและถูกต้องของข้อมูลก่อนนำไปใช้ประกอบการจัดทำตารางกำหนดวันและมอบหมายอาจารย์เพื่อควบคุมการผลิตข้อสอบปลายภาคต่อไป 

ขั้นตอนที่ 3. วันที่ที่กำหนดวันผลิตข้อสอบจากตารางกำหนดวันส่งข้อสอบ

          3.1 ตรวจสอบตารางกำหนดวันส่งข้อสอบ
                ตรวจสอบตารางกำหนดวันส่งข้อสอบปลายภาคของภาคการศึกษาปัจจุบัน ซึ่งระบุข้อมูลวันที่ เวลา และรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับการส่งข้อสอบของแต่ละสำนักวิชา
          3.2 ตรวจสอบรายชื่อสำนักวิชาและรายวิชา
                พิจารณารายชื่อสำนักวิชาที่มีรายวิชาสอบปลายภาค และตรวจสอบให้สอดคล้องกับข้อมูลสำนักวิชาปัจจุบันที่ได้รวบรวมไว้ในขั้นตอนที่ 2
          3.3 ตรวจสอบวันกำหนดส่งข้อสอบของแต่ละสำนักวิชา
                ตรวจสอบวันที่และเวลาที่แต่ละสำนักวิชาต้องนำส่งต้นฉบับข้อสอบ เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการกำหนดวันผลิตข้อสอบให้เหมาะสมและสอดคล้องกับระยะเวลาการดำเนินงานของหน่วยงาน
          3.4 กำหนดวันผลิตข้อสอบ
                นำวันกำหนดส่งข้อสอบที่กำหนดวันผลิตข้อสอบ โดยจัดลำดับการผลิตให้เหมาะสมกับกำหนดการส่งข้อสอบและระยะเวลาที่มีอยู่ ทั้งนี้ ควรคำนึงถึงปริมาณข้อสอบและจำนวนสำนักวิชาที่ต้องดำเนินการในแต่ละวัน
         3.5 กำหนดช่วงเวลาการผลิตข้อสอบ
              พิจารณาแบ่งช่วงเวลาการผลิตข้อสอบในแต่ละวัน เช่น ช่วงเช้า ช่วงบ่าย และช่วงเย็น ตามความเหมาะสมของปริมาณงานและเวลาปฏิบัติงานของหน่วยงาน
        3.6 ตรวจสอบความสอดคล้องของวันผลิตกับวันส่งข้อสอบ
              ตรวจสอบว่าวันที่กำหนดผลิตข้อสอบมีความเหมาะสมกับวันกำหนดส่งข้อสอบ ไม่ทำให้เกิดปัญหาการผลิตข้อสอบล่าช้า และมีระยะเวลาเพียงพอสำหรับการตรวจสอบและแก้ไขข้อสอบหากพบข้อผิดพลาด
        3.7 บันทึกข้อมูลวันผลิตข้อสอบ
              บันทึกวันและช่วงเวลาที่กำหนดผลิตข้อสอบลงในตารางที่หน่วยงานกำหนด เช่น Google Sheets โดยระบุข้อมูลที่จำเป็น เช่น วันผลิต ช่วงเวลา สำนักวิชา และรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง
        3.8 ตรวจสอบความถูกต้องและครบถ้วน
              ตรวจสอบวันและเวลาที่กำหนดผลิตข้อสอบอีกครั้ง โดยเปรียบเทียบกับตารางกำหนดวันส่งข้อสอบ เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลถูกต้องและสามารถนำไปใช้จัดทำตารางอาจารย์มาควบคุมการผลิตในขั้นตอนที่ 4 ได้

ขั้นตอนที่ 4. จัดทำตารางกำหนดวันที่อาจารย์มาควบคุมการผลิตในแต่ละวัน

          4.1 ตรวจสอบตารางกำหนดวันผลิตข้อสอบ
ตรวจสอบวันที่กำหนดให้มีการผลิตข้อสอบปลายภาคจากตารางกำหนดวันส่งข้อสอบหรือตารางการผลิตข้อสอบ โดยพิจารณาวันและช่วงเวลาที่ต้องมีอาจารย์มาควบคุมการผลิตข้อสอบ
          4.2 รวบรวมข้อมูลสำนักวิชาและอาจารย์
นำข้อมูลสำนักวิชาและรายชื่ออาจารย์จากขั้นตอนที่ 1 และขั้นตอนที่ 2 มาใช้เป็นข้อมูลประกอบการจัดตาราง โดยพิจารณาความเหมาะสมของจำนวนอาจารย์กับปริมาณงานในแต่ละวัน
          4.3 กำหนดช่วงเวลาในการปฏิบัติหน้าที่
                แบ่งช่วงเวลาในการควบคุมการผลิตข้อสอบตามตารางการปฏิบัติงานของหน่วยงาน เช่น
                ช่วงเช้า 09.00–12.00 น.
                ช่วงบ่าย 13.30–16.30 น.
                ช่วงเย็น 17.30–20.30 น.
                ทั้งนี้ ให้เป็นไปตามเวลาที่หน่วยงานกำหนดจริง
          4.4 จัดสรรอาจารย์ลงในแต่ละวันและช่วงเวลา
                พิจารณาจัดให้อาจารย์จากแต่ละสำนักวิชามาปฏิบัติหน้าที่ควบคุมการผลิตข้อสอบตามวันและเวลาที่กำหนด โดยคำนึงถึงความเหมาะสมของภาระงานและจำนวนอาจารย์ที่ต้องใช้ในแต่ละช่วงเวลา
           4.5 ตรวจสอบความซ้ำซ้อนของตาราง
                 ตรวจสอบว่าอาจารย์ที่ได้รับมอบหมายไม่มีภารกิจอื่นในช่วงเวลาที่กำหนด และไม่ถูกจัดให้ปฏิบัติหน้าที่ในช่วงเวลาเดียวกันมากกว่าหนึ่งรายการ
           4.6 ตรวจสอบความสมดุลของการจัดสรรอาจารย์
                 พิจารณาการกระจายจำนวนครั้งในการปฏิบัติหน้าที่ของอาจารย์ให้มีความเหมาะสม ไม่กระจุกตัวอยู่เฉพาะบุคคลใดบุคคลหนึ่ง และคำนึงถึงความเหมาะสมของแต่ละสำนักวิชา
            4.7 บันทึกข้อมูลลงในตารางกำหนดการ
                 จัดทำตารางโดยระบุข้อมูลสำคัญ ได้แก่ วัน เวลา สำนักวิชา/หน่วยงาน และชื่อหรือผู้รับผิดชอบการควบคุมการผลิต โดยสามารถจัดทำใน Google Sheets เพื่อให้สะดวกต่อการตรวจสอบและแก้ไขข้อมูล
           4.8 ตรวจสอบความครบถ้วนของตาราง
                 ตรวจสอบว่าทุกวันที่มีการผลิตข้อสอบมีอาจารย์รับผิดชอบครบถ้วนทุกช่วงเวลา และข้อมูลวัน เวลา และรายชื่ออาจารย์ถูกต้องตรงกับข้อมูลที่กำหนด
           4.9 จัดเตรียมตารางสำหรับดำเนินการในขั้นตอนถัดไป
                 เมื่อจัดทำและตรวจสอบตารางเรียบร้อยแล้ว ให้นำข้อมูลไปใช้ประกอบการจัดทำ บันทึกข้อความแต่งตั้งอาจารย์เป็นคณะกรรมการจัดพิมพ์ข้อสอบปลายภาคต่อไป     

ขั้นตอนที่ 5. จัดทำบันทึกข้อความแต่งตั้งอาจารย์คณะกรรมการ

          ขั้นตอนการจัดทำบันทึกข้อความเพื่อเสนอแต่งตั้งอาจารย์เป็นคณะกรรมการจัดพิมพ์ข้อสอบปลายภาค โดยนำข้อมูลจากตารางกำหนดวันและรายชื่ออาจารย์ที่รับผิดชอบการควบคุมการผลิตข้อสอบในแต่ละวันมาใช้ประกอบการจัดทำเอกสาร ผู้ปฏิบัติงานตรวจสอบรายชื่อสำนักวิชา และวันที่อาจารย์มาปฏิบัติหน้าที่ให้ถูกต้อง จากนั้นจัดทำบันทึกข้อความตามรูปแบบของหน่วยงาน ระบุรายละเอียดเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ ระยะเวลาในการปฏิบัติหน้าที่  พร้อมตรวจสอบความครบถ้วนของเอกสารและสิ่งที่แนบประกอบ ก่อนเสนอผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาพิจารณาและลงนามต่อไป

ขั้นตอนที่ 6. กำหนดวันที่ส่งรายชื่ออาจารย์มาควบคุมการผลิตข้อสอบ

          กำหนดวันที่ส่งรายชื่ออาจารย์ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะกรรมการจัดพิมพ์ข้อสอบในบันทึกข้อความ เพื่อให้อาจารย์และสำนักวิชาที่เกี่ยวข้องทราบล่วงหน้าและสามารถเตรียมความพร้อมในการเข้าปฏิบัติหน้าที่ควบคุมการผลิตข้อสอบตามวันและเวลาที่กำหนด โดยพิจารณาให้สอดคล้องกับ ตารางกำหนดวันผลิตข้อสอบ และระยะเวลาในการดำเนินงานของหน่วยงาน ผู้ปฏิบัติงานระบุวันและเวลาที่ต้องส่งรายชื่อให้ชัดเจน พร้อมตรวจสอบความถูกต้องของรายชื่ออาจารย์ วันที่ และรายละเอียดการปฏิบัติหน้าที่ ก่อนแจ้งหรือส่งข้อมูลไปยังผู้เกี่ยวข้องแต่ละสำนักวิชา เพื่อให้สามารถดำเนินการในขั้นตอนถัดไปได้อย่างต่อเนื่องและทันตามกำหนดเวลา
 

ขั้นตอนที่ 7. ตรวจสอบความถูกต้องบันทึกข้อความ

          ผู้ปฏิบัติงานตรวจสอบบันทึกข้อความแต่งตั้งอาจารย์เป็นคณะกรรมการจัดพิมพ์ข้อสอบปลายภาคให้มีความถูกต้อง ครบถ้วน และเป็นไปตามรูปแบบของหน่วยงาน โดยตรวจสอบชื่อสำนักวิชา วันที่และเวลาปฏิบัติหน้าที่ รวมถึงรายละเอียดการแต่งตั้งและข้อความในบันทึกข้อความให้สอดคล้องกับข้อมูลที่กำหนดไว้ 
          จากนั้นตรวจสอบความถูกต้องของการพิมพ์ การสะกดคำ  วันที่ เอกสารแนบ และผู้รับผิดชอบ รวมทั้งตรวจสอบวันที่กำหนดส่งรายชื่ออาจารย์มายังงานออกแบบและผลิตสื่อสิ่งพิมพ์ ที่ได้ระบุในบันทึกข้อความตรงกับตารางกำหนดวันควบคุมการผลิตข้อสอบ หากพบข้อมูลไม่ถูกต้องหรือไม่ครบถ้วน ให้ดำเนินการแก้ไขและตรวจสอบซ้ำจนถูกต้อง ก่อนเสนอหรือจัดส่งบันทึกข้อความไปยังผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาเพื่อดำเนินการในขั้นตอนต่อไป

ขั้นตอนที่ 8. จัดส่งบันทึกข้อความการแต่งตั้งอาจารย์เพื่อเป็นคณะกรรมการจัดพิมพ์ข้อสอบปลายภาคไปตะกร้าศูนย์บรรณฯ

          ผู้ปฏิบัติงานนำบันทึกข้อความการแต่งตั้งอาจารย์เพื่อเป็นคณะกรรมการจัดพิมพ์ข้อสอบปลายภาคที่ผ่านการตรวจสอบความถูกต้องและครบถ้วนแล้ว จัดส่งผ่านระบบ Domsไปยัง ตะกร้าศูนย์บรรณฯ เพื่อเข้าสู่กระบวนการพิจารณาและลงนามของผู้มีอำนาจ โดยตรวจสอบชื่อเรื่อง ผู้รับ เอกสารแนบ  (ตารางอาจารย์ประจำสำนักวิชาผู้รับผิดชอบปลายภาค และบันทึกข้อความแต่ละสำนักวิชา) และรายละเอียดของบันทึกข้อความให้ถูกต้องก่อนดำเนินการส่ง
          เมื่อจัดส่งเรียบร้อยแล้ว ผู้ปฏิบัติงานตรวจสอบสถานะการส่งเอกสารในระบบ Doms เพื่อให้บันทึกข้อความได้เข้าสู่ตะกร้าศูนย์บรรณฯ เรียบร้อย และเก็บหลักฐานหรือข้อมูลการส่งไว้สำหรับใช้ในการติดตามและตรวจสอบในภายหลัง
 

ขั้นตอนที่ 9 ผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาลงนาม

          เมื่อบันทึกข้อความการแต่งตั้งอาจารย์เพื่อเป็นคณะกรรมการจัดพิมพ์ข้อสอบปลายภาคถูกส่งเข้าสู่ตะกร้าศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาแล้ว ผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาดำเนินการตรวจสอบและพิจารณารายละเอียดของบันทึกข้อความ ได้แก่ ความถูกต้องของข้อความ รายชื่อสำนักวิชา  วันที่ปฏิบัติหน้าที่ และรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับการแต่งตั้งคณะกรรมการ

          หากข้อมูลและรายละเอียดถูกต้องครบถ้วน ผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาดำเนินการ ลงนามในบันทึกข้อความผ่านระบบออน Doms เพื่ออนุมัติการแต่งตั้งอาจารย์เป็นคณะกรรมการจัดพิมพ์ข้อสอบปลายภาค สถานะของเอกสารในระบบ Doms ดำเนินการจส่งต่อเอกสารให้หน่วยงานหรือผู้เกี่ยวข้องตามขั้นตอนต่อไป