การเบิก/เคลียร์เงินสดย่อยกิจกรรม/โครงการต่างๆ

     จากการดำเนินการดังกล่าว การเบิกและการเคลียร์เงินสดย่อยสำหรับกิจกรรม/โครงการ ของฝ่ายส่งเสริมการเรียนรู้ฯ มีข้อเสนอแนะ และสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ดังนี้

     1. ผู้ปฏิบัติงานและผู้รับผิดชอบโครงการมีความรู้ความเข้าใจในขั้นตอนการดำเนินงานอย่างถูกต้องซึ่งมีแนวทางปฏิบัติที่เป็นมาตรฐานชัดเจน 
     สามารถ จัดทำเอกสาร เบิกจ่าย และเคลียร์เงินสดย่อยได้อย่างถูกต้องตามหลักเกณฑ์ ลดขั้นตอนที่ซ้ำซ้อน และลดข้อผิดพลาดในการจัดส่งเอกสาร
     ทางการเงิน
     2. การบริหารจัดการโครงการและงบประมาณเป็นไปด้วยความรวดเร็วและมีประสิทธิภาพช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการใช้จ่ายงบประมาณสำหรับ
     กิจกรรม/โครงการ ทำให้การดำเนินงานมีความยืดหยุ่น ทันต่อสถานการณ์ และสามารถเคลียร์เงินยืมสดย่อยได้เสร็จสิ้นตามกรอบระยะเวลาที่กำหนด
     3. หน่วยงานมีระบบการควบคุมภายในและการบริหารจัดการทางการเงินที่เข้มแข็งช่วยกำกับดูแลการใช้จ่ายเงินสดย่อยให้อยู่ในกรอบงบประมาณที่ได้
     รับอนุมัติ ป้องกันการค้างชำระเงินยืมข้ามงวดบัญชี และเป็นไปตามระเบียบ ข้อบังคับ ทางการเงินและการบัญชีของหน่วยงานอย่างเคร่งครัด
     4. ส่งเสริมความโปร่งใสและสร้างภาพลักษณ์ที่ดีในการบริหารงานตามหลักธรรมาภิบาลทำให้กระบวนการเบิกจ่ายและชดใช้เงินสดย่อยมีเอกสารหลัก
     ฐานเชิงประจักษ์ที่ครบถ้วน สามารถตรวจสอบร่องรอยทางการเงิน (Audit Trail) ได้ทุกขั้นตอน พร้อมรับการตรวจสอบจากหน่วยงานกำกับดูแลทั้ง
     ภายในและภายนอก

คู่มือการปฏิบัติงาน การเบิกและการเคลียร์เงินสดย่อย สำหรับกิจกรรม/โครงการ ของฝ่ายส่งเสริมการเรียนรู้ฯ ได้แก่ การขออนุมัติวงเงินสดย่อย การจัดทำและตรวจสอบเอกสารหลักฐานทางการเงิน การเบิกจ่ายเงินสดย่อย และการเคลียร์เงินยืมสดย่อย  ซึ่งครอบคลุมการใช้งานโดยบุคลากรผู้รับผิดชอบโครงการและเจ้าหน้าที่ผู้เกี่ยวข้องในการจัดทำเอกสารทางการเงินของฝ่ายส่งเสริมการเรียนรู้ฯ โดยคู่มือฉบับนี้กำหนดขั้นตอนการปฏิบัติงาน มาตรฐานเอกสาร ใบสำคัญรับเงิน/ใบเสร็จรับเงิน ตลอดจนกรอบระยะเวลาในการชดใช้เงินยืมที่ชัดเจนและกระชับ เพื่ออำนวยความสะดวกให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถดำเนินการได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว ลดข้อผิดพลาดในการจัดทำเอกสาร และสามารถตรวจสอบร่องรอยทางการเงินได้ทุกขั้นตอน ตลอดจนเป็นไปตามระเบียบ ข้อกำหนด และเกณฑ์มาตรฐานทางการเงินและการบัญชีของศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา

1.เพื่อกำหนดหลักเกณฑ์ ขั้นตอน และมาตรฐานในการเบิกและการเคลียร์ (เงินสดย่อย) สำหรับการดำเนินกิจกรรมและโครงการของฝ่ายส่งเสริมการเรียนรู้ฯ ให้เป็นไปในแนวทางเดียวกัน

2.เพื่ออำนวยความสะดวกและเพิ่มความคล่องตัว ให้แก่ผู้รับผิดชอบโครงการในการบริหารจัดการค่าใช้จ่ายปลีกย่อยหรือกรณีเร่งด่วนได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว

3.เพื่อกำกับดูแลการเบิกจ่ายและการชดใช้เงินยืมสดย่อย ให้เป็นไปตามระเบียบทางการเงินและการบัญชีของศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ตลอดจนกรอบระยะเวลาที่กำหนด

4.เพื่อส่งเสริมระบบการควบคุมภายใน สร้างความโปร่งใส และมีหลักฐานทางการเงินที่สามารถตรวจสอบได้ทุกขั้นตอนตามหลักธรรมาภิบาล

คู่มือฉบับนี้เขียนขึ้นเพื่อใช้เป็นแนวทางในการดำเนินกิจกรรมหรือโครงการส่งเสริมการเรียนรู้ฯเป็นภารกิจสำคัญของหน่วยงานที่มุ่งพัฒนาศักยภาพของนักศึกษา บุคลากร และชุมชนให้เกิดการเรียนรู้ตลอดชีวิต สอดคล้องกับพันธกิจของมหาวิทยาลัยในการพัฒนาคุณภาพการศึกษาและสร้างประโยชน์ต่อสังคมโดยรวม ในการจัดกิจกรรม หรือโครงการดังกล่าว มักมีความจำเป็นต้องใช้ เงินสดย่อย (Petty Cash) เพื่อความสะดวกและคล่องตัวในการดำเนินงาน เช่น การจัดซื้อวัสดุอุปกรณ์ ค่าอาหารว่าง ค่าพาหนะ หรือค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง การเบิกจ่ายและการเคลียร์เงินสดย่อยจึงต้องดำเนินการอย่างถูกต้องตามระเบียบการเงินของทางราชการหรือของมหาวิทยาลัย เพื่อให้การใช้จ่ายงบประมาณมีความโปร่งใส ตรวจสอบได้ และสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของกิจกรรม หรือโครงการ

จากการปฏิบัติงานที่ผ่านมา พบว่าบุคลากรผู้รับผิดชอบกิจกรรมจำนวนหนึ่งอาจยังขาดความเข้าใจในขั้นตอนการเตรียมเอกสารการเบิกเงิน และการเคลียร์เงินสดย่อย ทำให้เกิดปัญหาความล่าช้า ความไม่ครบถ้วนของเอกสาร หรือการเบิกจ่ายไม่เป็นไปตามระเบียบ คู่มือนี้จึงเป็นแนวทางปฏิบัติที่ชัดเจน พร้อมเอกสารอ้างอิงที่สำคัญสำหรับบุคลากรทุกระดับที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินกิจกรรมหรือโครงการ เพื่อให้สามารถปฏิบัติงานด้านการเงินได้อย่างถูกต้อง มีมาตรฐานเดียวกัน และสนับสนุนให้กระบวนการจัดกิจกรรมส่งเสริมการเรียนรู้ของหน่วยงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และมาตรฐานเดียวกันภายในหน่วยงาน

ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา มีภารกิจสำคัญในการจัดกิจกรรมและโครงการต่าง ๆ เพื่อสนับสนุนการเรียนรู้ เสริมสร้างทักษะ และพัฒนาศักยภาพของบุคลากร นักเรียน นักศึกษา และชุมชนอย่างต่อเนื่อง ซึ่งในการดำเนินกิจกรรมหรือโครงการให้บรรลุวัตถุประสงค์ได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้น การบริหารจัดการด้านการเงินและงบประมาณ ถือเป็นปัจจัยสำคัญที่ต้องดำเนินการอย่างเป็นระบบ มีความคล่องตัว และเป็นไปตามหลักธรรมาภิบาล

เอกสารแนวปฏิบัติฉบับนี้ จัดทำขึ้นเพื่อกำหนดขั้นตอน หลักเกณฑ์ และมาตรฐานในการเบิกจ่ายและการเคลียร์ (ชดใช้เงินยืม) เงินสดย่อย สำหรับกิจกรรมและโครงการของฝ่ายส่งเสริมการเรียนรู้และสื่อดิจิทัล (หรือฝ่ายส่งเสริมการเรียนรู้ฯ) ให้เป็นไปด้วยความเรียบร้อย ถูกต้องตามระเบียบทางการเงินและการบัญชีของหน่วยงาน ตลอดจนช่วยอำนวยความสะดวกให้ผู้รับผิดชอบโครงการสามารถบริหารจัดการค่าใช้จ่ายได้อย่างรวดเร็ว โปร่งใส และมีหลักฐานเชิงประจักษ์ที่สามารถตรวจสอบได้ทุกขั้นตอน