คู่มือกระบวนการเตรียมเอกสารจดหมายเหตุประเภทรูปภาพ การตรวจสอบ การอนุรักษและทำความสะอาด การคัดแยกภาพถ่าย ฟิล์ม หรือภาพดิจิทัล เพื่อนำเข้าฐานข้อมูล Walailak Arckive เกี่ยวกับเหตุการณ์ ภารกิจ ภาพกิจกรรม หรือบุคคลที่เกี่ยวข้องกับมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ และมีคุณค่าในการเก็บรักษาไว้เป็นหลักฐานทางประวัติศาสตร์ของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์
อธิบายขั้นตอนและวิธีการลงรายการทรัพยากรสารสนเทศจดหมายเหตุด้วยเว็บไซต์ WU Timeline ซึ่งเป็นเว็บไซต์ที่นำเสนอสารสนเทศจดหมายเหตุ (Archive) ในรูปแบบไทม์ไลน์เว็บแอปพลิเคชั่น (Timeline Web Application) บนพื้นฐานของการใช้โซเชียลมีเดีย (Social Media) เนื้อหาในเว็บไซต์นำเสนอเกี่ยวกับประวัติความเป็นมา พัฒนาการ การดำเนินงาน เหตุการณ์ และกิจกรรมของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบัน ในรูปแบบลำดับเหตุการณ์ตามเวลาที่เกิดขึ้น (Chronological order) และจัดเรียงเนื้อหาเป็นหมวดหมู่ (Category) การนำเสนอทรัพยากรสารสนเทศจดหมายเหตุด้วยเว็บไซต์ WU Timeline จะทำให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงและเข้าใจเรื่องราว เหตุการณ์ต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัยได้อย่างสะดวกรวดเร็ว และยังสามารถตอบสนองและมีส่วนร่วมในการแบ่งปันหรือส่งต่อความทรงจำกับมหาวิทยาลัยได้อีกด้วย
อธิบายขั้นตอนและวิธีการลงรายการทรัพยากรสารสนเทศจดหมายเหตุด้วยเว็บไซต์ WU Timeline ซึ่งเป็นเว็บไซต์ที่นำเสนอสารสนเทศจดหมายเหตุ (Archive) ในรูปแบบไทม์ไลน์เว็บแอปพลิเคชั่น (Timeline Web Application) บนพื้นฐานของการใช้โซเชียลมีเดีย (Social Media) เนื้อหาในเว็บไซต์นำเสนอเกี่ยวกับประวัติความเป็นมา พัฒนาการ การดำเนินงาน เหตุการณ์ และกิจกรรมของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบัน ในรูปแบบลำดับเหตุการณ์ตามเวลาที่เกิดขึ้น (Chronological order) และจัดเรียงเนื้อหาเป็นหมวดหมู่ (Category) การนำเสนอทรัพยากรสารสนเทศจดหมายเหตุด้วยเว็บไซต์ WU Timeline จะทำให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงและเข้าใจเรื่องราว เหตุการณ์ต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัยได้อย่างสะดวกรวดเร็ว และยังสามารถตอบสนองและมีส่วนร่วมในการแบ่งปันหรือส่งต่อความทรงจำกับมหาวิทยาลัยได้อีกด้วย
ในปัจจุบันเทคโนโลยีการบันทึกและประมวลผลข้อมูลเสียง (Speech Recording) ได้เข้ามามีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งในองค์กร ทั้งในด้านการจัดเก็บข้อมูลการสื่อสารของผู้นำองค์กร เพื่อนำไปรวบรวม ดำเนินการเพื่อเผยแพร่และจัดเก็บในงานหอจดหมายเหตุ ตลอดจนการใช้เป็นฐานข้อมูลสำหรับอ้างอิงเหตุการณ์สำคัญในยุคของผู้บริหารที่มีบทบาทในการสร้างความเปลี่ยนแปลง การบริหารองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งการจัดเก็บข้อมูลเสียงเหล่านี้ให้มีอยู่ในฐานข้อมูลที่ปลอดภัย และพร้อมใช้งาน จึงเปลี่ยนผ่านจากการเก็บข้อมูลในอุปกรณ์จัดเก็บส่วนบุคคล ไปสู่การบริหารจัดการบนระบบคลาวด์ (Cloud System) ซึ่งมีความยืดหยุ่นและรองรับข้อมูลขนาดใหญ่ได้ดียิ่งขึ้น
การจัดทำ "คู่มือมาตรฐานการปฏิบัติงาน เรื่อง กระบวนการรวบรวม ตรวจสอบ และจัดระบบไฟล์เสียง Speech Recording บน Cloud System" ขึ้น เพื่อเป็นกรอบแนวทางและเกณฑ์มาตรฐาน ให้เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานสามารถดำเนินการตั้งแต่ขั้นตอนการประสานงานติดต่อขอรับไฟล์เสียงของผู้นำองค์กรจากผู้บันทึกเสียง การตรวจสอบคุณภาพ การถอดบทความ การเรียบเรียงบทความ พร้อมประโยคสำคัญในบทความ (Quote) การจัดหมวดหมู่ ตลอดจนการบริหารจัดการสิทธิ์บนระบบคลาวด์ได้อย่างถูกต้อง แม่นยำ และเป็นไปในทิศทางเดียวกัน
งานจดหมายเหตุและคลังสารสนเทศอิเล็กทรอนิกส์ ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ได้นำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในการพัฒนาและปรับปรุงกระบวนงานการจัดการเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย เพื่อประโยชน์ในการสงวนรักษา จัดเก็บ เผยแพร่และให้บริการผู้ใช้ กระบวนงานที่งานจดหมายเหตุฯ ได้นำมาใช้ได้แก่ การอนุรักษ์ สงวนรักษาและจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุ ด้วยวิธีการแปลงเอกสารจดหมายเหตุที่เป็นกระดาษให้เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ โดยการสแกนเอกสารให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล เพื่อเป็นการสงวนรักษาเอกสารจดหมายเหตุต้นฉบับไม่ให้เกิดการชำรุดเสียหายในระหว่างหยิบจับเอกสารต้นฉบับ และเพื่อให้บริการแก่ผู้ใช้ได้อย่างสะดวกและง่ายต่อการใช้งาน รวมถึงการแบ่งปันหรือใช้ข้อมูลร่วมกันได้
งานจดหมายเหตุและคลังสารสนเทศอิเล็กทรอนิกส์ ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ได้นำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในการพัฒนาและปรับปรุงกระบวนงานการจัดการเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย เพื่อประโยชน์ในการสงวนรักษา จัดเก็บ เผยแพร่และให้บริการผู้ใช้ กระบวนงานที่งานจดหมายเหตุฯ ได้นำมาใช้ได้แก่ การอนุรักษ์ สงวนรักษาและจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุ ด้วยวิธีการแปลงเอกสารจดหมายเหตุที่เป็นกระดาษให้เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ โดยการสแกนเอกสารให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล เพื่อเป็นการสงวนรักษาเอกสารจดหมายเหตุต้นฉบับไม่ให้เกิดการชำรุดเสียหายในระหว่างหยิบจับเอกสารต้นฉบับ และเพื่อให้บริการแก่ผู้ใช้ได้อย่างสะดวกและง่ายต่อการใช้งาน รวมถึงการแบ่งปันหรือใช้ข้อมูลร่วมกันได้
