ในปัจจุบันเทคโนโลยีการบันทึกและประมวลผลข้อมูลเสียง (Speech Recording) ได้เข้ามามีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งในองค์กร ทั้งในด้านการจัดเก็บข้อมูลการสื่อสารของผู้นำองค์กร เพื่อนำไปรวบรวมเพื่อนำไปเผยแพร่ หรือใช้งานด้านอื่น ๆ ส่วนของงานหอจดหมายเหตุ มาหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ได้ดำเนินการจัดเก็บ เสียงจากเหตุการณ์หรือกิจกรรมต่าง ๆ ที่มหาวิทยาลัยจัดขึ้น และมีการกล่าวสุนทรพจน์ การให้โอวาท หรือการสื่อสารอย่างเป็นทางการของผู้บริหาร เพื่อเผยแพร่และจัดเก็บในงานหอจดหมายเหตุ เพื่อใช้เป็นฐานข้อมูลสำหรับอ้างอิงเหตุการณ์สำคัญในยุคของผู้บริหารในยุคต่าง ๆ ด้านการสร้างความเปลี่ยนแปลง การบริหารองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งการจัดเก็บข้อมูลเสียงเหล่านี้ให้มีอยู่ในฐานข้อมูลที่ปลอดภัยและพร้อมใช้งาน จึงได้นำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในการเปลี่ยนผ่านการเก็บข้อมูลในอุปกรณ์จัดเก็บส่วนบุคคล ไปสู่การบริหารจัดการบนระบบคลาวด์ (Cloud System) ซึ่งมีความยืดหยุ่นและรองรับข้อมูลขนาดใหญ่ได้ดียิ่งขึ้น
การจัดทำ "คู่มือมาตรฐานการปฏิบัติงาน เรื่อง กระบวนการรวบรวม ตรวจสอบ และจัดระบบไฟล์เสียง Speech Recording บน Cloud System" ขึ้น จัดทำเพื่อเป็นกรอบแนวทางและเกณฑ์มาตรฐานให้เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานสามารถดำเนินการตั้งแต่ขั้นตอนการประสานงานติดต่อขอรับไฟล์เสียงของผู้นำองค์กรจากผู้บันทึกเสียง การตรวจสอบคุณภาพ การถอดบทความ การเรียบเรียงบทความ พร้อมประโยคสำคัญในบทความ (Quote) การจัดหมวดหมู่ ตลอดจนการบริหารจัดการสิทธิ์บนระบบคลาวด์ได้อย่างถูกต้อง แม่นยำ และเป็นไปในทิศทางเดียวกัน