คู่มือฉบับนี้มีเนื้อหาครอบคลุมกระบวนการ โดยปฏิบัติงานภายใต้เงื่อนไข พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 (PDPA) ตั้งแต่การรับไฟล์เสียงจากนายช่างเทคนิคหรือเจ้าหน้าที่ผู้บันทึกเสียง ตรวจสอบความครบถ้วนของไฟล์เสียง ตรวจสอบคุณภาพเสียง การตั้งชื่อไฟล์ตามมาตรฐานที่กำหนด การอัพโหลดไฟล์เข้าสู่ระบบ Cloud System การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล การจัดทำทะเบียนไฟล์เสียง และการส่งต่อไฟล์เสียงสำหรับถอดบทความ และคำสำคัญของบทความ (Quote) โดยเน้นเฉพาะไฟล์เสียงที่ท่านอธิการบดีกล่าวเปิดงาน หรือการบรรยายให้ความรู้ในเวทีต่าง ๆ ภายในมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์เท่านั้น