การปฏิบัติงานโดยเริ่มตั้งแต่การรวบรวมไฟล์เสียงจากระบบบันทึกการประชุมหรือบรรยาย การตรวจสอบความสมบูรณ์ทางเทคนิค ความ สั้น – ยาวไฟล์เสียง มีสัญญาณรบกวนหรือไม่ การตรวจสอบความถูกต้องของเนื้อหา เสียงพูดตรงกับสคริปต์ ตรงตามหัวข้อหรือวัตถุประสงค์หรือไม่ การคัดกรองและคัดแยกไฟล์ที่ไม่ผ่านเกณฑ์มาตรฐานออกจากระบบหลัก ประสานติดต่อขอไฟล์จากผู้บันทึกใหม่กรณีไม่ผ่านเกณฑ์ ขั้นตอนการจัดระเบียบและระบบจัดการไฟล์บน Cloud System การกำหนดรูปแบบชื่อไฟล์มาตรฐาน เช่น การสร้างโฟลเดอร์บนระบบคลาวด์ แยกตาม วันเวลา สถานที่ และปีที่บันทึก การบันทึกข้อมูล ลงในฐานข้อมูลหรือโปรแกรมจัดการที่เกี่ยวข้อง เพื่อความสะดวกในการสืบค้น ขั้นตอนการรักษาความปลอดภัย การตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงโฟลเดอร์บนระบบ Cloud System เฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาต การดำเนินการสำรองข้อมูลตามรอบระยะเวลาที่กำหนด
สรุปขั้นตอนในผังงาน (Flowchart Steps)
เริ่มต้น : (Start)
ขั้นตอนที่ 1 ประสานงานรวบรวมไฟล์เสียงจากระบบบันทึกการประชุมหรือบรรยายจากเจ้าหน้าที่บันทึกไฟล์เสียง
ขั้นตอนที่ 2 : รับไฟล์เสียง พร้อมตรวจสอบไฟล์เสียงเบื้องต้นว่าตรงกับรายการบันทึกหรือไม่ และรวบรวมไฟล์เสียงพร้อมระบุ ชื่อ – สกุล ผู้บันทึกเสียง
ขันตอนที่ 3 : สร้างโฟล์เดอร์พร้อมอัพโหลดไฟล์เสียงลงในระบบ Cloud System
ขั้นตอนที่ 4 : ตรวจสอบคุณภาพของไฟล์เสียงที่ได้รับ (เงื่อนไข: ไฟล์เปิดได้หรือไม่ / เสียงชัดเจนหรือไม่ / วันที่เวลาตรงกับการบันทึกหรือไม่)
ขั้นตอนที่ 5 : จัดทำระเบียนไฟล์เสียง ตั้งชื่อไฟล์เสียง ตามวัน เวลา ให้ตรงกับกิจกรรมที่บันทึก
ขั้นตอนที่ 6 : ถอดบทความจากไฟล์เสียงที่ได้รับจากโปรแกรม Transkiptor เพื่อแปลงเป็นไฟล์ Word
ขั้นตอนที่ 7 : ส่งไฟล์ต่อเจ้าหน้าที่เพื่อเรียบเรียงบทความ พร้อมทั้งกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลไฟล์
เสียงในระบบ Cloud System
ขั้นตอนที่ 8 : รับบทความที่ดำเนินการแล้วเสร็จจากเจ้าหน้าที่เรียบเรียงบทความ ตรวจสอบความถูกต้องของบทความที่เรียบเรียงพร้อมคำ Quote ของแต่ละไฟล์
ขั้นตอนที่ 9 : รวบรวม และอัพโหลดไฟล์เสียงพร้อมบทความที่เรียบเรียงที่ผ่านการตรวจสอบแล้ว ถูกต้อง ครบถ้วนในระบบ Google Sheet และจัดเก็บในระบบ Cloud System
ขั้นตอนที่ 10 : backup ข้อมูล ใน External Hard Disk เพื่อป้องกันข้อมูลสูญหายและจัดเก็บไฟล์อย่างเป็นระบบและปลอดภัย
ขั้นตอนที่ 11 : จัดเก็บสถิติข้อมูลการถอดไฟล์เสียงในแต่ละปีงบประมาณ
สิ้นสุดกระบวนการ : (Stop)