1. ขอรับไฟล์เสียงจากนายช่างเทคนิคประจำหน่วยงานหรือเจ้าหน้าที่ผู้บันทึกไฟล์เสียงของท่านอธิการบดีตาม
หน่วยงานต่าง ๆ เพื่อมารวบรวบไฟล์ (ช่องทางการติดต่อขอรับไฟล์เสียงจากผู้บันทึก)
2. รับไฟล์เสียง พร้อมตรวจสอบความถูกต้องของไฟล์เบื้องต้นว่าตรงกับรายการบันทึกหรือไม่ และรวบรวม
ไฟล์เสียงที่ได้รับ (พร้อมระบุ ชื่อ – สกุล) ผู้บันทึกเสียง แล้วเก็บรวบรวมข้อมูลใน Google Sheet เรียง
ตามลำดับตามวัน/เดือน/ปีที่ ที่บันทึกเสียง
3. สร้าง Folder พร้อมอัพโหลดไฟล์เสียงลงใน Folder ตามชื่อไฟล์ ลงในระบบ Cloud System ซึ่งเรียงตามลำดับ วัน/เดือน/ปี
ที่บันทึกเสียง
3.1 อัพโหลดไฟล์เสียงและจัดเก็บในระบบ Cloud System โดยจัดทำเป็น Folder จะเรียงลำดับตาม
หมายเลขตามวันเวลาที่ได้รับไฟล์เสียง
4. ตรวจสอบคุณภาพของไฟล์เสียงที่ได้รับ (ตามเงื่อนไข : ไฟล์เปิดได้หรือไม่/เสียงชัดเจนหรือไม่/
วันที่เวลาตรงกับการบันทึกหรือไม่) หากไฟล์มีปัญดังกล่าวให้กลับไปติดต่อผู้บันทึกเสียงเพื่อขอไฟล์ใหม่
5. จัดทำระเบียนไฟล์เสียง ตั้งชื่อไฟล์เสียง พร้อมชื่อผู้บันทึกเสียง ให้ตรงกับกิจกรรมตาม วัน/เวลา/พ.ศ. ที่บันทึก
6. ถอดบทความจากไฟล์เสียงที่ได้รับจากโปรแกรม Transkiptor เพื่อแปลงเป็นไฟล์ Word
6.1 ไฟล์เสียงที่ได้จากการถอดบทความจากโปรแกรม Transkriptor หลังจากนั้นคลิกจุดไข่ปลา 3 จุด
เพื่อแปลงเป็นไฟล์เอกสาร Microsoft Word
6.2 ไฟล์เสียงที่ Export จากโปรแกรม Transkiptor โดยที่คลิกที่จุดไข่ปลา 3 จุด แล้วแปลงเป็นบทความ
เอกสาร .Doc (หรือแปลงเป็นเอกสารบทความ Microsoft word) เพื่อนำไปเรียงเรียง
6.3 การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงบุคคลที่เกี่ยวข้องในการเข้าไปอัพโหลดไฟล์เสียงหรือดึงบทความมาเรียบเรียงใน
บนระบบ Cloud System
7. ส่งต่อไฟล์ให้กับเจ้าหน้าที่ปฏิบัติงานเพื่อเรียบเรียงบทความ และคำ Quote พร้อมทั้งกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง
ในระบบ Cloud System ให้กับผู้ที่ปฏิบัติงานด้าน Speech recording เท่านั้น
8. รับบทความที่ดำเนินการแล้วเสร็จจากเจ้าหน้าที่เรียบเรียงบทความ ตรวจสอบความถูกต้องของบทความ
ที่เรียบเรียงพร้อมคำ Quote ของท่านอธิการบดีซึ่งในแต่ละ Folder จะมีครบทั้ง 4 ไฟล์ตามรูป
9. รวบรวม และอัพโหลดไฟล์เสียงพร้อมบทความที่เรียบเรียงที่ผ่านการตรวจสอบแล้ว ถูกต้อง ครบถ้วนในระบบ Google Sheet
และจัดเก็บในระบบ Cloud System
9.1 Folder ไฟล์เสียงที่ผ่านการตรวจสอบเสร็จ ถูกต้อง สมบูรณ์ ครบถ้วน ที่อยู่ในระบบ Cloud System
10. backup ข้อมูล ใน External Harddisk เพื่อป้องกันข้อมูลสูญหายและจัดเก็บไฟล์อย่างเป็นระบบและปลอดภัย
11. จัดเก็บสถิติการถอดไฟล์เสียงในแต่ละปีงบประมาณ โดยบันทึกรายละเอียดที่เกี่ยวข้องพร้อมทั้งแสดง
link แหล่งจัดเก็บบน Cloud System ให้ผู้ปฏิบัติงานที่มีสิทธิ์เข้าไปอัพโหลดไฟล์ได้
11.1 จัดเก็บไฟล์บน Cloud System อย่างเป็นระบบและกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเฉพาะผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับ
การดำเนินงานด้าน Speech Recording เพื่อความปลอดภัยของข้อมูล
