1. ขอรับไฟล์เสียงจากนายช่างเทคนิคประจำหน่วยงานหรือเจ้าหน้าที่ผู้บันทึกไฟล์เสียงของท่านอธิการบดีตาม
หน่วยงานต่าง ๆ เพื่อมารวบรวบไฟล์ (ช่องทางการติดต่อขอรับไฟล์เสียงจากผู้บันทึก)
2. รวบรวมไฟล์เสียงที่ได้รับ (พร้อมระบุ ชื่อ – สกุล) ผู้บันทึกเสียง โดยเก็บรวบรวมข้อมูลใน Google
Sheet เรียงตามลำดับตามวัน/เดือน/ปีที่ ที่บันทึกเสียงอัพโหลดไฟล์เสียงผ่าน link ที่จัดเก็บ
3. สร้าง Folder พร้อมอัพโหลดไฟล์เสียงลงใน Folder ในระบบ Cloud System ซึ่งเรียงตามลำดับตาม
วัน/เดือน/ปี ที่บันทึกเสียง
3.1 อัพโหลดไฟล์เสียงและจัดเก็บในระบบ Cloud System โดยจัดทำเป็น Folder จะเรียงลำดับตาม
หมายเลขตามวันเวลาที่ได้รับไฟล์เสียง
4. ตรวจสอบคุณภาพของไฟล์เสียงที่ได้รับ (ตามเงื่อนไข : ไฟล์เปิดได้หรือไม่/เสียงชัดเจนหรือไม่/
วันที่เวลาตรงกับการบันทึกหรือไม่) หากไฟล์มีปัญดังกล่าวให้กลับไปติดต่อผู้บันทึกเสียงเพื่อขอไฟล์ใหม่
5. จัดทำระเบียนไฟล์เสียง ตั้งชื่อไฟล์เสียงให้ตรงกับกิจกรรมตาม วัน/เวลา/พ.ศ. ที่บันทึก
6. ประสานงานติดต่อเจ้าหน้าที่ถอดบทความเพื่อชี้แจงขั้นตอนในการถอดบทความ กำหนดสิทธิ์การเข้าถึง
ข้อมูลไฟล์เสียงในระบบ Cloud System การถอดบทความจากไฟล์เสียง Program Transkriptor
6. 6.1 ไฟล์เสียงที่ถอดบทความจากโปรแกรม Transkriptor
6.2 ไฟล์เสียงที่ Export จากโปรแกรม Transkiptor โดยที่คลิกที่จุดไข่ปลา 3 จุด แล้วแปลงเป็นเอกสาร .Doc
(หรือแปลงเป็น Microsoft word)
6.3 การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงบุคคลที่เกี่ยวข้องในการเข้าไปอัพโหลดไฟล์เสียงหรือเพื่อดึงบทความในระบบ
Cloud System
7.แบ่งและส่งไฟล์เสียงให้กับเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องดำเนินการถอดบทความและเรียบเรียงคำ Quote และกำหนด
สิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลให้กับผู้ที่ปฏิบัติงานด้าน Speech recording เท่านั้น
8.ตรวจสอบความถูกต้องของไฟล์ Word จากผู้เรียบเรียงบทความพร้อมคำ Quote ของท่านอธิการบดีซึ่งในแต่
ละ Folder จะมีครบทั้ง 4 ไฟล์ตามรูป
9. รวบรวม ตรวจสอบไฟล์เสียงจากผู้ที่รับผิดชอบและอัพโหลดไฟล์เสียงที่ผ่านการตรวจสอบแล้ว ถูกต้อง
ครบถ้วนในระบบ Google Sheet และในระบบ Cloud System
9.1 Folder ไฟล์เสียงที่ผ่านการตรวจสอบเสร็จ ถูกต้อง สมบูรณ์ ครบถ้วน ที่อยู่ในระบบ Cloud System
10. จัดเก็บสถิติการถอดไฟล์เสียงในแต่ละปีงบประมาณ โดยบันทึกรายละเอียดที่เกี่ยวข้องพร้อมทั้งแสดง
link แหล่งจัดเก็บบน Cloud System ให้ผู้ปฏิบัติงานที่มีสิทธิ์เข้าไปอัพโหลดไฟล์ได้
10.1 จัดเก็บไฟล์บน Cloud System อย่างเป็นระบบและกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเฉพาะผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับ
การดำเนินงานด้าน Speech Recording เพื่อความปลอดภัยของข้อมูล
11. backup ข้อมูล ใน External Harddisk เพื่อป้องกันข้อมูลสูญหายและจัดเก็บไฟล์อย่างเป็นระบบและปลอดภัย
